Hur få resultat efter en dialog?

Min erfarenhet är att marknadsdialogen behöver bli tämligen konkret för att kunna ge tillräckligt värde för arbetet med upphandlingsdokumenten och för upphandlingen i övrigt. Många leverantörer jag har pratat med menar att den upphandlande myndighetens initiativ till dialog har uppskattats, men när upphandlingsdokumenten väl publiceras har synpunkterna från dialogen inte beaktats i någon större utsträckning.

Det kan finnas många skäl till att så blir fallet. Ett skäl kan vara att den upphandlande myndigheten inte har velat ta hänsyn till den enskilda leverantörens synpunkter. Jag tror dock att det ofta kan bero på att dialogen inte har blivit tillräckligt konkret för att upphandlaren ska kunna omvandla dess resultat till konkreta krav, tilldelningskriterier eller anpassade avtalsvillkor.

Det är ofta underskattat hur komplext det kan vara att omsätta en god idé eller en ny tanke i konkreta, färdigformulerade krav eller tilldelningskriterier. Det är därför ofta bra att dialogen genomförs i sekventiella faser med ökad grad av konkretion.

I marknadsdialogens olika faser är det mot bakgrund av det lämpligt att hantera olika frågeställningar och kombinera olika metoder.

Ett tillvägagångssätt för den upphandlande myndigheten att skapa en dialog som ger såväl bredd som djup kan vara att inleda dialogen brett och övergripande med många olika parter för att sedan låta dialogen smalna av. Dialogen kan i ett första skede vara av övergripande karaktär för att identifiera vilka aktörer som finns på marknaden, vilka alternativa varor och tjänster som tillhandahålls av leverantörsmarknaden och som efterfrågas av andra köpare.

I den fasen av dialogen är det en fördel att arbeta med öppna sinnen och inte göra bedömningar av vad som är bra, dåligt eller lämpligt för den upphandlande myndigheten. En sådan bedömning bör göras senare i förberedelserna inför upphandlingen eller rent av vid anbudsprövningen under upphandlingen. I marknadsdialogens tidiga skeden kan ofta branschorganisationer eller olika analysföretag bidra med värdefull information.

I efterföljande faser konkretiseras de frågor som diskuteras, baserat på vad som framkommit i den inledande mer övergripande dialogen. I ett fördjupande skede av dialogen kan den upphandlande myndigheten exempelvis konkretisera förslag på alltifrån specifika krav, affärsmodeller, riskdelningsmodeller eller olika sanktioner och be om olika aktörers återkoppling.

Det ger möjlighet till mer begränsade och kirurgiska diskussioner. Det ökar möjligheten att omhänderta återkopplingen och låta den påverka utformningen av upphandlingen.

Många gånger är det först när arbetet med förfrågningsunderlaget kommit en bra bit på väg som alla relevanta frågor som bör hanteras i en dialog med marknaden framkommer. För att kunna få tillräckligt konkret nytta av marknadsdialogen kan den därför behöva fortgå under en större del av upphandlingsprocessen och under en längre tidsrymd.

Naturligtvis blir det än viktigare att eventuella upphandlingsjuridiska begränsningar iakttas när dialogen genomförs parallellt med att förfrågningsunderlaget utformas mer i detalj. Det finns då anledning att vara än mer strikt med att fokusera på informationsinhämtning och inte delge några detaljer om det pågående upphandlingsarbetet.