“Lär av senaste IT-misstagen”

Resultaten i SOTI:s senaste undersökning om IT i svensk hälso- och sjukvård speglar de utmaningar som vårdsystemet Millennium var tänkt att lösa: 97 procent uppgav att deras vårdverksamhet förlitar sig på föråldrade system, 72 procent anser att tekniken de använder är föråldrad och tre av fyra menar att investeringar i ny eller bättre teknik är avgörande för att förbättra patientvården. 

När storskaliga IT-projekt som vårdsystemet Millennium i Västra Götalandsregionen eller Skolplattformen i Stockholm fallerar, blir det tydligt att digitalisering inte bara handlar om teknik – utan i hög grad om människor. Digital transformation är utan tvekan komplext och de potentiella fallgroparna är många, oavsett om det gäller stora offentliga verksamheter eller små privata företag. Och lärdomarna är desamma.

1. Teknik är ingen universallösning

Att lyfta in ett system från ett annat land eller en annan region, utan att anpassa det till lokala behov är dömt att misslyckas. Lokalanpassning handlar inte bara om språk – det handlar även om att förstå hur systemet ska integreras i en specifik kontext, med unika användare och processer.

I fallet Millennium importerades till exempel ett system från Nordamerika utan att ta hänsyn till hur det skulle integreras i den svenska vården. Istället för att börja med att analysera och modernisera befintliga processer innan digitalisering, hamnade fokus på att försöka få tekniken att passa en redan existerande struktur. Resultatet? Ineffektivitet och stor frustration.

Ett framgångsrikt IT-projekt kräver tydligt ledarskap och kontinuerlig kommunikation mellan tekniska team och beslutsfattare så att alla arbetar mot samma mål.

2. Gör inte allt på en gång

Ett framgångsrikt IT-projekt bör rullas ut stegvis, inte som en ”big bang”-lansering. IT-projekt lider ofta brist på realistiska tidsramar, vilket gärna leder till allt-på-en-gång-lösningar. Genom att bryta ner projektet i hanterbara faser kan man i varje fas inkludera användare och identifiera samt åtgärda problem längs vägen.

Detta är särskilt viktigt om man tar hjälp av externa IT-konsulter som kanske inte fullt ut känner till verksamhetens specifika behov och kärna. Stockholm stad lät till exempel hundratals konsulter och jurister driva utvecklingen av Skolplattformen, eftersom de ansåg att de själva saknade tillräcklig IT-kompetens.

Stegvisa implementeringar minskar risken för stora misstag och säkerställer att användare hinner anpassa sig till nya arbetssätt.

3. Glöm aldrig användaren

Ingen teknik i världen fungerar om användarna inte vet hur de ska använda den. När Millennium lanserades saknade många medarbetare nödvändig utbildning, vilket ledde till stora tidsförluster och enorm frustration. I fallet med Skolplattformen ska varken lärare, elever eller vårdnadshavare ha varit involverade under utvecklingen av plattformen. Resultatet blev därefter.

Det är helt avgörande att prioritera användarupplevelse (UX) och säkerställa att utbildning är en central del genom hela projektet och i varje fas av implementeringen. Utan detta riskerar tekniska lösningar att bli ineffektiva, oavsett hur avancerade de är.

Digitalisering har potential att förändra branscher i grunden, men det är viktigt att komma ihåg att teknik inte är någon magisk lösning. Det gäller framför allt att göra den användbar, relevant och skapa värde för människorna som ska använda och ha nytta av den.

Stefan Spendrup, Nord- och Västeuropachef, SOTI