Målmedveten utbildningssatsning höjde självsäkerheten

Krister Thorell, upphandlingschef. Foto: Emma West

– Komplexiteten i upphandlingsprocesserna ökar successivt. Min målsättning är att alla medarbetare ska vara väl utbildade och uppdaterade för att hantera detta. Jag skulle tro att vi satsar betydligt mer på utbildning än andra offentliga upphandlingsverksamheter i genomsnitt, säger Krister Thorell, upphandlingschef i Norrköpings kommun.

Upphandlingsverksamheten i Norrköping består av tio personer, varav sju och en halv tjänst arbetar direkt med upphandlingar. Förutom sina egna upphandlingsärenden samverkar de med närliggande kommuner som Finspång, Söderköping och Valdemarsvik och Åtvidaberg, samt en del kommunala bolag.

Personalens kompetens har alltid varit en nyckelfaktor för avdelningen. Medarbetare ska vara välutbildade, utvecklas på jobbet och hålla sig uppdaterade om förutsättningarna runt omkring dem förändras.

– Vi har en mycket målmedveten satsning på det här. Om medarbetare ska spendera tid iväg från arbetet, så prioriterar jag generellt utbildning framför exempelvis mässbesök, säger Krister Thorell

Strax innan millennieskiftet startade Sipu en 20-poängsutbildning på högskolenivå i offentlig upphandling. Detta motsvarar 30 poäng enligt nuvarande system som uppdaterades för att stämma överens med Bolognastandarden.

Kurserna var och är fortfarande utformade för att skötas på distans och till stora delar på deltagarens egen tid. Den bestod av intensiva föreläsningsveckor spridda över ett helt läsår, och allt som allt handlar det alltså om en studietakt som ska motsvara 25 procent av heltidsstudier. Mellan föreläsningsveckorna ägnade sig deltagarna åt självstudier på hemmaplan. Kursen kunde därför ge deltagarna en gedigen akademisk grund speciellt anpassad för deras yrkesroll, medan de samtidigt skötte sitt jobb.

I Sipus utbildning får deltagarna titta på upphandlingsprocessen ur både säljarens och köparens perspektiv. De får också en grundlig genomgång av lagen om offentlig upphandling (LOU) och juridiska frågor runt offentlighet och sekretess, anbudsutvärdering, överklaganden med mera. Man tittar också på både affärsmässighet, förhandlingsförfarande och hur man hanterar tvister som kan uppstå. Bland lärarna och de ansvariga för kursen syna bland annat Rolf Höök, universitetslektor vid juridiska fakulteten vid Stockholms universitet, Kalle Krall, styrelseordförande i AffärsConcept, P O Andersson, dåvarande kanslichef för SOI, samt dåvarande chefsjurist vid NOU, Hans Sylvén.

Verksamheten var från början belägen vid Södertörns högskola, men är numera flyttad till Stockholms universitet. Sipu erbjuder numera också en fördjupningskurs på ytterligare 30 poäng.

Foto: Stockholms universitet

Norrköping var redan från första början med och visade intresse för utbildningen, och Krister Thorell erbjöd sina upphandlare att gå kursen. Tre personer nappade på erbjudandet och gick den omfattande utbildningen på 20 högskolepoäng, vid sidan av sina ordinarie arbeten.

– Det är den enskilt största insatsen vi gjort, men vi jobbar med att kontinuerligt skicka folk på utbildningar inom relevanta områden, entreprenadutbildningar, juridik och annat, säger Krister Thorell. De vi rekryterat till avdelningen har ofta haft affärsmannaskapet med sig, vilket ju i och för sig är positivt, men det är ändå viktigt att den kunskapen man har kompletteras med annat.

De akademiska utbildningarna var inte någon extra kostnad för avdelningen, utan finansierades inom avdelningens årliga budget för kompetensutveckling på 150 000 kronor. Inga speciella motkrav ställdes på de anställda som gick kursen, utan meningen var att höja den allmänna kvalitén och kompetensen i arbetet. Och enligt Krister Thorell var det väl spenderade resurser, deltagandet i kurserna har gett märkbar skillnad.

– Medarbetarna har fått en bättre självsäkerhet i jobbet, vilket nästan är en nödvändighet när man ska hantera den mängd upphandlingar som vi har att göra med nuförtiden, säger han. Sedan har det också haft en annan effekt. Entusiasmen för det vi håller på med har ökat. Det pratas numera upphandling även på fikapauserna, vilket jag ser som ett tydligt tecken på att folk är genuint intresserade. Och det är ju positivt, även om det nästan kan bli lite för mycket ibland.

Bengt Karlsson, upphandlare med bygg- och fastighetsteknik som huvudsakliga arbetsområde gick kursen, och håller med om att den gav extra säkerhet i upphandlarrollen.

– Utbildningen har hjälpt mig ganska så mycket i mitt jobb. Jag har fått en bra kunskapsgrund som ökar självsäkerheten. Det jag främst haft nytta av är givetvis fördjupade kunskaper om lagen om offentlig upphandling, men även vissa delar inom entreprenadjuridiken, säger han.

Han tillhörde den första årskullen som gick kursen mellan år 1999 och 2000. Kursen genomfördes då på Södertörns Högskola söder om Stockholm. En av anledningarna till att han tog chansen var möjligheten till en grundlig teoretisk bas.

– Jag tillhör den gamla skolan inköpare, som kommer ifrån en bransch som jag har goda fackkunskaper om, och börjar jobba med inköp mot den. Jag har tidigare gått på enskilda kurser, heldagar och liknande, men den helhetsbild som utbildningen på Södertörn gav är det svårt att få till sig den vägen.

Speciellt föreläsningsveckorna var särskilt intensiva. Dagar kunde pågå från åtta på morgonen till nio på kvällen. Och den nystartade kursen hade en del inkörningsproblem att dra med organisationsmässigt.

– Eftersom vi var första kursomgången så blev vi något av försökskaniner ibland, och vi hade en hel del synpunkter på verksamheten. Men det var synpunkter som de tog till sig, och har efter hand ändrat upplägget. Två kollegor härifrån har gått utbildningen efter mig, och de berättar att de flesta synpunkter vi hade är åtgärdade.

Dessa barnsjukdomar till trots är hans erfarenheter från kursen överhängande mycket goda. De positiva erfarenheterna från kursen är inte heller begränsade till enbart det akademiska.

– Dels fick man en helt annan grund att stå på kunskapsmässigt, men en annan sak som kan vara minst lika viktig är det kontaktnät som vi kursdeltagare fick med varandra och även med våra föreläsare, säger Bengt Karlsson.

Avståndet till de lärosäten där kursen erbjuds har varit en faktor som gjort det svårt för en del medarbetare att delta. Att långpendla till Stockholm för föreläsningar och seminarier är i och för sig möjligt, men jobbigt i längden och tar mycket tid från deltagarna, antingen privat eller deras arbetstid.

– För ett antal år sedan försökte jag intressera Sipu att förlägga utbildningar utanför 08-området, och då gärna i Norrköping, vilket man från deras sida inte var intresserade av, berättar Krister Thorell. Jag tog då initiativ till att försöka förmå Linköpings universitet att starta upp motsvarande utbildning, vilket man försökte, och vi hade deltagare med där, men av olika anledningar somnade detta in.