”Så blev Nacka bra på upphandling”

Att det generellt är för få anbudsgivare per upphandling kan inte ha undgått läsarna hos Upphandling24. Konkurrensverket visar i en rapport från i fjol att det i genomsnitt läggs 4,5 anbud per upphandling. I hela 40 procent av fallen inkommer endast ett till två anbud. Det är alldeles för få.

Nacka kommun hade länge endast tre, fyra anbudsgivare i upphandlingarna. Den låga konkurrensen innebar sämre affärer och sämre nytta för de medborgare vi som kommun fanns till för. Därför startades en upphandlingsresa med ett genomgående förändringsarbete. Det handlade om bättre marknadsanalyser, förändrade arbetssätt, bättre uppföljning och en upphandlingsskola.

Den första grundstenen är mer gedigna marknadsanalyser. När Nacka påbörjar en ny upphandling genomför vi först en spendanalys för att undersöka köpmönster, se vad som tidigare köpts in och därigenom identifiera utvecklingspotential.

Nästa steg är en noggrann omvärldsanalys. Vad har hänt på marknaden? Vilka trender finns? Hur ser konkurrenssituationen ut? Finns det nya leverantörer, nya innovationer eller tekniker?

Den andra grundstenen är förändrade arbetssätt genom att arbeta tvärsektoriellt. Att arbeta i tvärsektoriella team ger en bredare bild av den totala affären och de effektmål som ska uppnås.

Inköpsenheten har delats upp och inköparna har utvecklats till kategorispecialister med egna ansvarsområden. Det är som bekant skillnad på att köpa in it-system och att upphandla livsmedel, och det är svårt att bli bra på allt. Inköparna arbetar sedan tätt ihop med enheten som berörs av upphandlingen. Tillsammans går man igenom behov, och analyserar vad som tidigare gått bra, och vad som kan förbättras. Samarbetet gör att vi kan närma oss marknaden och göra mer precisa förfrågningar.

Fler företag kan bli bättre på offentliga affärer. Därför startade Nacka en upphandlingsskola. I upphandlingsskolan utbildar kommunen företagen i vad som efterfrågas, vilka behov som finns och hur man lägger anbud. Att öka förståelsen för hur offentliga affärer fungerar är ett effektivt sätt att få fler företag att vilja göra affärer med oss. Det är positivt att se hur fler kommuner tar efter detta, nu senast Växjö.

Nästa steg är att förbättra feedback-loopen. Det är en vanlig myt att det endast är lägsta pris som är avgörande för att vinna en upphandling. Om kommunen kan förklara för företagen varför de inte tilldelades uppdraget kan de i kommande upphandling utforma bättre anbud. Därför behöver kommunen också ha god transparens och inte slentrianmässigt sekretessbelägga information. Sammantaget driver det marknaden framåt med högre kvalitet och bättre priser på sikt.

Att förbättra offentlig upphandling kommer att innebära vinster för hela samhället. Om Kommunsverige med några enkla steg kan förbättra den offentliga upphandlingen kommer de varor och tjänster som köps in att vara bättre och kostnaden för medborgarna blir lägre. Bättre inköp ger bättre affärer.

Filip Wiljander
Kommunalråd i Nacka (M)