– De enskilda mötesdeltagarna vet ofta inte ens varför de sitter på mötet. De vet inte vad som ska åstadkommas eller vem som är mottagare av resultatet, säger Krister Forsberg, som håller utbildningar i hur man blir en bra mötesledare.
Han konstaterar att uppgifterna blir allt svårare i arbetslivet och att kraven på mötesledarna ökar.
– Det gör att vi måste bli bättre på att välja bort meningslösa möten. Egentligen borde alla möten vara arbetsmöten där man åstadkommer något som någon tar ansvar för.
Här ger han fem tips på hur du blir en bättre mötesledare.
En central del är att mötesledaren formulerar ett tydligt syfte med mötet. Annars förstår inte mötesdeltagarna varför de blivit kallade och vad de förväntas bidra med. Man ska inte kalla till ett enda möte utan att förklara syftet med mötet och vilket resultat man förväntar sig att uppnå.
Sätt reglerna direkt
Börja mötet med att gå igenom agendan och att försäkra dig om att alla vet vad mötet går ut på. Därefter är det bra att sätta upp lite mötesregler eller normer. Det bör alltid finnas och det är bra om deltagarna är med och definierar dem.
Det kan till exempel handla om hur telefoner, paddor och datorer ska hanteras under mötet, att bestämma att alla får prata till punkt, eller hur man gör om någon måste lämna mötet. Som mötesledare måste du får deltagarna att inse konsekvenserna om de bryter mot reglerna.
Fixa lokalen
De flesta mötesrum har inte de praktiska förutsättningarna för effektiva möten. Ofta har de ett stort avlångt bord och därmed uppfylls inte ens det mest grundläggande, nämligen att alla ska kunna ha ögonkontakt med varandra.
Finns det i stället flera småbord som ställs i u-form eller en halvcirkel blir förutsättningarna väldigt mycket bättre.
Ställ rätt frågor
Som mötesledare ställer man många frågor och det gäller att använda rätt teknik för att ställa dem. Anpassa dem efter sammanhanget. Utforskande, analyserande frågor är öppna, och börjar oftast med "vad" eller "vilka".
Sedan går man vidare med klargörande frågor där deltagarna får utveckla och fördjupa resonmenaget och därmed bli mer specifika. Frågetekniken är a och o för att bli framgångsrik. Rätt frågor skapar engagemang och delaktighet.
Sammanfatta och reflektera
När mötet lider mot sitt slut är det viktigt att inte slarva och slentrianmässigt bara fråga om någon har något att tillägga. Det är nu man ska sammanfatta.
Ett tips är att sedan låta alla reflektera en kort stund över vad som sagts och att sedan fråga "Har vi nu ett resultat so mvar och en kan ställa sig bakom och ta ansvar för?".
Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer