Stora kvalitetsvinster med funktionsupphandling

Funktionsupphandling innebär att det i upphandlingsunderlaget ställs krav på funktion i stället för specifika krav på produkterna, varorna eller tjänsterna. Upphandlare som avstår att beskriva produkter riskerar inte att hämma de potentiella leverantörernas kreativitet, menar både leverantör och upphandlare Upphandling24 talat med.

Allt fler kommuner väljer nu att göra funktionsupphandlingar. Halmstad kommun är en av dessa. Det kommunala bolaget Halmstads Fastighets AB har fokuserat på dialog med leverantörerna och använt en utvärderingsmodell som lagt större fokus på kvalitet än på pris.

– I vår bransch är det något ovanligt och gav oss möjlighet att använda vår erfarenhet och kompetens i upphandlingen, säger Claes Persson, kalkylchef på Svensk Markservice.

Han anser att upphandlingar med fokus på funktion och kvalitet blir mycket bättre och ger större värde för skattepengarna.

– Det innebär också en välkommen statushöjning till vår bransch och fungerar som ett motmedel mot överdriven prispress. Dessutom kan vi använda de bästa metoderna vi har, utan att behöva ha ett kortsiktigt prisfokus. För Halmstads del innebär det bland annat att vi använder nya metoder som hetvatten eller stötning vid ogräsbekämpning.

Halmstad valde i sin upphandling en viktning på 60 procent kvalitet och 40 procent pris. Anledningen var att kunna dra nytta av leverantörernas kompetens i förväg, att minska efterarbetet med överprövningar eller otillräckliga leveranser, kunna ställa hög kvalitet på anbuden och göra det enklare att ställa höga krav på leveransen.

– Det är inspirerande att en beställare väljer andra parametrar än pris. Vi inser att en funktionsupphandling på kort sikt kan bli dyrare, men ger samtidigt större möjligheter att utvärdera funktionen under entreprenadens gång.

Claes Persson berättar att de skickade med en utförandebeskrivning för att beskriva vad de skulle leverera.

– Har du bara pris som en utvärderande faktor får en nedåtgående prisspiral. Då slåss inte leverantörerna om kunskap och kompetens eller metod och system, vilket borde vara den avgörande faktorn.

Ann-Heléne Klasson, upphandlare på Halmstads Fastighets AB, HFAB, ansvarade för upphandlingen och hon ser att den nya modellen med fokus på kvalitet har gett flera positiva utslag.

– Vi har fått fler anbud och nya anbudsgivare som vi inte lyckats locka till oss tidigare har vågat ge sig in i processen. Det är positivt för vi vill främja konkurrensen och locka till oss entreprenörer som vill utvecklas och använda den kompetens som de sitter på för att tänka i nya banor tillsammans med oss, säger hon.

Dialog har varit nyckeln bakom den lyckade upphandlingen.

– Dialog är a och o. Genom att lyssna på de som kontrollerar att avtalen följs har vi kunnat utvärdera vad som fungerat tidigare år och vad som fungerat mindre bra. Vi har även pratat med entreprenörerna, som besitter kunskapen inom området, för att hitta nya lösningar som fungerar för både oss och entreprenören, säger Ann-Heléne Klasson.