Stort behov av livscykelperspektiv vid upphandling av funktion

Sofia Lingegård, adjunkt och universitetslektor vid Linköpings universitet, talade i förmiddags på årskonferensen för Sveriges Offentliga Inköpare. Hon talade om funktionsupphandling och hållbara affärsmodeller. Hon har framför allt tittat på stora tekniska system som är kapitalintensiva, med en stor variation av aktörer och med långa livscykler. De är dessutom storskaliga, servar viktiga samhällsfunktioner och har stort behov av tillgänglighet.

Det finns stora fördelar med funktion och livscykel i entreprenader, menar hon. De innebär ett mer kreativt arbetssätt för entreprenörer, en lägre totalkostnad och samordningsvinster vid upphandling.

Samtidigt finns det stora utmaningar som brist på erfarenhet av fördelning och riskhantering, vilka krav som ställs och hur de följs upp, samt brist på information om till exempel vägars status.

– Kraven är ofta väldigt lågt ställda och blir i princip ett detaljkrav därför att man vill vara säker på att man får det man behöver.

Hon pekar på att det är svårt att göra en funktionsupphandling för en viss vägstandard om det saknas kunskap från beställaren om standarden på det egna vägnätet.

– Samtidigt finns det teknik för att undersöka vägarna och kunna lägga upp ett underhållsprogram för dem. Det ger en bättre överblick och en möjlighet att planera sina entreprenader bättre. Dessutom får entreprenörerna en mer specifik information om vad som behöver göras.

Sofia Lingegård talade också om funktions-, produkt- och tjänsteerbjudanden (PSS). Hur man ska bygga föra att minska och underlätta underhåll samt om affärsmodeller som inkluderar både bygg och underhåll i designfasen för att optimera resursanvändningen.

Hon berättar att det till och med kan bli som en omvänd affärsmodell.

– Ofta inom väg och järnväg får entreprenörerna betalt per timme som de utför underhåll. Det känns ju helt bakvänt. De borde ju få betalt per timme de inte är ute överhuvudtaget. Man vill ju åt hundra procent tillgänglighet och då blir det helt andra incitament för den som gör jobbet.

Enligt Sofia Lingegård krävs det ett livscykelperspektiv på stora system med stor resursanvändning.

– I dag finns det stor brist på kunskap och informationsöverföring mellan olika aktörer, mellan olika faser men också mellan olika branscher. Det finns en stor vinst att göra här, menar hon.

Enligt henne finns det potential för funktionsupphandlingar inom flera områden, men det är inte alltid helt enkelt.

– Ett sätt kan vara att involvera leverantörerna tidigare och ta del av deras kunskap för att få till informationsflödet bakåt, säger hon och pekar på skillnaden i livslängd på produkten och livslängd på kontraktet.

– Då gäller att få till en bra balans mellan dem så att de inte motverkar varandra, säger Sofia Lingegård.