Att arbeta i en upphandlingsprocess är väldigt tids- och resurskrävande, det vet varenda upphandlare och de som någon gång varit inblandade i en upphandling.
Att svara på en upphandling är en minst lika omfattande process och det gäller att hålla tungan rätt i mun för att undvika att bli diskvalificerad.
En av fallgroparna är exakt hur anbudet ska undertecknas. Nyligen tog Kammarrätten i Stockholm, nummer 4566-20, upp ett mål där ett anbud blivit diskvalificerat på grund av att elektronisk signatur använts i stället för en kopia av en egenhändig namnteckning.
Mycket har gjorts för att underlätta anbudsinlämnandet om vi tittar några år bakåt i tiden när anbuden alltid skulle lämnas in fysiskt.
Det finns fortfarande insatser att göra som skulle underlätta för anbudsgivarna, och de skulle även gynna upphandlande myndigheter.
Vi måste gemensamt förändra synsättet på upphandlingar och inse att det är ett samarbete – ingen tävling – mellan upphandlande organisation och anbudsgivare, där man jobbar mot ett gemensamt mål. Ett exempel på en liten åtgärd som underlättar stort är att inte slentrianmässigt kräva att anbuden ska vara undertecknade.
Det finns inget krav i LOU eller dess förarbeten som säger att anbudsgivaren måste underteckna anbudshandlingarna. Det är upp till upphandlande myndighet att avgöra om anbudshandlingar ska undertecknas, och i så fall hur de ska undertecknas.
Trots det är ”Anbudet ska skrivas ut, signeras, skannas och bifogas” ett vanligt förekommande krav i upphandlingsunderlag. Men om det inte finns något lagstadgat krav på undertecknandet av anbudshandlingar, varför ställer så många upphandlande myndigheter detta krav?
Ett svar på den frågan kan vara att upphandlande myndigheter är oroliga för att beslutsfattare med rätt mandat hos anbudsgivaren inte varit inblandade i anbudsprocessen och att affären, när det är dags att signera avtalet, går i stöpet.
Jag har bara hört talas om ett (!) sådant exempel under mina år som upphandlare och upphandlingskonsult. Ett annat svar på frågan kan helt enkelt vara att man inte ifrågasatt eller utmanat sin egen organisation om standardkraven som finns i upphandlingarna.
Kräv inte slentrianmässigt att anbudsgivarna ska underteckna anbudshandlingarna utan utmana i stället er själva och er organisation. Det finns som sagt inget i lagtexten som säger att anbudshandlingarna måste undertecknas utan det är upp till er att avgöra om det behövs, och i så fall hur de ska undertecknas.
Om ni väljer att kräva undertecknande av anbudshandlingarna för att säkerställa att anbudsgivaren är bunden av anbudet, kräv elektronisk signering så att anbudsgivarna slipper ”skriva ut, signera, skanna och bifoga”.
Christoffer Smed
Upphandlingskonsult, Kontract
Att slentrianmässigt begära underskrifter på anbud är ett ofog. Jag har några fall där det från beställande chef ställts krav på detta och det har resulterat i att vi fått anbudet i form av en pdf där man skannat dokument på över 90 sidor till en pdf som inte går att söka i, inte går att göra kommentarer i och inte låter sig delas i mindre delar för att kunna granskas av olika personer med specialistkunskap. De argument för att kräva signatur på anbuden jag fått mig till livs har handlat om att det måste vara en behörig företrädare för bolaget eller en firmatecknare som lämnar anbud. Men det finns det ju inget som kräver i vare sig upphandlingslagstiftning eller avtalsrätten. Det är ett krav som bara renderar merarbete för oss upphandlare och för anbudsgivarna.
Jag har hittills arbetat med förhållningssättet att den som har i arbetsuppgift att lägga in ett anbud i upphandlingsverktyget också har ett uppdrag och förtroende från det anbudsgivande bolaget att lämna bindande anbud. Ännu har det, trots ett par tillfällen där felaktiga eller ohållbara priser lämnats, aldrig varit tal om att anbudsgivande bolag skulle göra gällande att den som lämnat anbud i bolagets namn inte haft behörighet att göra detsamma.
Det bör utarbetas sätt att signera elektroniskt typ BankID
Förvånandsvärt många myndigheter som anser att det behövs ett otal signaturer av varierande slag.
Exempel där myndigheter ofta vill ha signatur, men där det inte behövs:
* Signatur på anbudsöppningsprotokollet. LOU 12:10, 19:17 anger tydligt att det inte finns något krav på undertecknande. Bara på bestyrkande och förtecknande. Anbudsgivare kan också bekostna bevittning fr Handelskammare (vilket sannolikt händer extremt sparsmakat). Upphandlingssystemen idag (3 på marknaden, snart 2) säkerställer redan att fusk inte kan ske om anbud fångas in via systemet och inte via mail eller annat sätt.
* Tilldelningsbeslut har ofta signatur från föredragande upphandlare samt inköps-/upphandlingschef alternativt nämndordförande, förvaltningschef el dyl. Här krävs inte heller signatur annat än om det i myndighetens egen delegationsordning ställs upp krav på att undertecknande krävs vid denna typ av beslut.
Omvänt samma sak med beslut om avbrytande
* Anmodan om upphandling från verksamhet. Inte ovanligt att beställande verksamheter behöver signera anmodan till upphandlingsfunktionen för att processen ska påbörjas.
* Anbudsgivares signatur för att intyga att de är behöriga att lämna anbud, eller godkänner upphandlingsdokumenten eller del av dessa. UM bör kunna utgå ifrån att ställningsfullmakt föreligger och vid eventuella problem löser det sig ändå inför kontraktstecknandet om någon obehörig skulle lämnat ett fullgott anbud och på något sätt fått det kvalificerat. Då är det bara att göra om tilldelningen.
En upphandling är en annons om önskemål att leverantörer lämnar in anbud. Dessa binder därefter anbudsgivaren när myndigheten antar anbudet (vilket regleras av upphandlingsreglerna och utvärderingsmodellen). Anbud accept modellen. UM förtydligar också normalt bundenhet för anbudet för att göra det övertydligt att anbudet gäller under längre tid så att utvärdering hinner genomföras och eventuell överprövning kan hanteras.
* Kontraktet. I praktiken är tilldelningsbeslutet en accept så behövs signatur på kontraktet? Normalt är skillnaden på ett kontrakt och ett avtal större formkrav på det förstnämnda (bl.a. normalt att det är skriftligt). Ett avtal kan vara en muntlig överenskommelse. Så sker bl.a. när man köper något över disk (eller direktupphandlar på motsvarande sätt).
Upphandlade avtal är inte formalavtal och har på så sätt inte ett lagstadgat krav på signatur. Partsavsikten torde vara uppenbar genom upphandlingsprocessen och utpekandet av parterna genom tilldelningsbeslutet. Det finns i LOU heller inte något krav på bevittnande annat än vid anbudsöppningen.
Skriftliga avtal är till för att bevisa vad parterna kommit överens om. Signaturer är ett sätt att bevisa att anbud accept gått till på rätt sätt, men som beskrivs ovan torde anbudsinlämning och tilldelning räcka för att styrka detta. Vidare är det naturligtvis så att om parterna börjar agera (aktivt eller passivt) som om ett kontraktsförhållande föreligger kan det bli tal om att parterna binds via konkludent handlande.
Slutligen verkar det finnas en tro att kontrakt har lägre civilrättsligt bevisvärde om man inte har tillgång till orginaldokumenten utan endast en inskannad version av kontrakt och signatur. Detta är naturligtvis heller inte korrekt.
—
Av ovanstående har jag full förståelse att kontrakten bör signeras analogt eller digitalt. Resten kan med gott samvete hållas signaturfritt. Vidare är det ett otyg att politiker eller förvaltningschefer anser att de behöver underteckna tilldelningsbeslut eller kontrakt eftersom det krävs sakliga skäl för att inte göra det (avbrytande). LOU trattar in mynidigheten efterde krav och den utvärderingsmodell som ställs upp. Det finns inte någon godtydligt möjlighet att avstå att signera om allt gått rätt till och det finns inte någon valmöjlighet att välja att teckna avtal med annan part. Om myndigheten anger sakliga skäl för avbrytande kan detta överprövas. Till och med direktupphandlingar ska skötas enligt transparens- och likabehandlingsprinciperna.
Att anbuden ska vara underskrivna hänger som artikelförfattaren är inne på samman med att anbuden ska vara bindande för anbudsgivaren. Om anbuden inte skrivs under blir de inte bindande och ger anbudslämnaren möjligheten att när som helst dra tillbaka sitt anbud, ända fram tills ett avtal ingås (och skrivs under!) med den upphandlande myndigheten. I så fall måste även detta standardkrav strykas ur mallen. Att ge anbudslämnare möjlighet att inte vara bundna av sina anbud tror jag kan reda till en väldig oreda om företagen börjar använda det i strategiskt syfte.
Någon form av underskrift tror jag kommer behövas framgent men förhoppningsvis kan detta ske digitalt istället.
Gustav
Det krävs ingen signatur för att ett anbud ska vara bindande enligt AvtL.
1 § Anbud om slutande av avtal och svar å sådant anbud vare, efter ty här nedan i 2-9 §§ sägs, bindande för den, som avgivit anbudet eller svaret.
Anbudet är bindande under den tiden som UM har skrivit i UD, det man missar är att skriva hur länge som anbudet ska vara giltigt.