Att upphandla ett nytt it-system kan få de flesta organisationer och myndigheter i gungning. Inte sällan hade de höga vågorna kunnat undvikas om man undviker de dolda kostnaderna.
Låt mig exemplifiera det med att Företag A upphandlar ett nytt it-system för tre miljoner. De två system man i dagsläget använder sig av beräknas kosta två miljoner vardera att drifta per år.
Givet att det nya systemet har större möjligheter att skala upp och ned efter behov, och dessutom inkluderar flera internt efterfrågade funktioner och API:er, ses det som en bra affär. Dessutom får man en mer enhetlig arkitektur över hela organisationen som är lättare att administrera för it-avdelningen. Ledningen ger grönt ljus och upphandlingen kan påbörjas.
Vad man ofta missar eller kraftigt underskattar är konsolideringskostnaden på exempelvis två miljoner som tillkommer för att implementera och avveckla. Redan vid upphandlingsfasen är alltså risken för en glädjekalkyl överhängande.
I takt med att verksamheten växer skapar man nya behov och lägger på ytterligare funktioner och API:er till systemet. Resultatet blir en än mer komplex miljö – som blir dyrare att hantera för varje år. När bollen väl är i rullning blir det svårare att få stopp på den.
Problemet är inte isolerat till någon enstaka organisation eller myndighet. Under mina år i it-branschen har jag sett alldeles för många upphandlingar där utfallet inte blivit som planerat.
I stället för att få en fräsch och enhetlig infrastruktur behöver företaget eller myndigheten parallellt arbeta med flera olika system eftersom det rent krasst är för kostsamt att avveckla det som sedan tidigare funnits på plats.
Scenariot kan givetvis även appliceras vid företagsförvärv där det är högst troligt att man får ett nytt system på köpet och som antingen behöver migreras in i nuvarande, alternativt avvecklas helt.
Med tanke på den verksamhetskritiska roll it-systemet innehar är det oroväckande att det ofta ser ut så här, dock inte oförståeligt.
Det är möjligt att den som ansvarar för upphandlingen inte riktigt ser hur projektet skulle kunna gå i lås när kalkylen behöver inkludera en konsolideringskostnad som överstiger investeringen av det nya systemet, eller så har man inte gjort tillräckligt med research före upphandlingen.
Oavsett anledning behövs den här frågan få en annan prioritering i upphandlingsprocessen. Ytterst är det nämligen ett område där ledningen bör ta ansvar och framöver se till att få ett mer naturligt samarbete med beställarorganisationen.
För till syvende och sist finns det två vägar. Antingen bygger man vidare på en redan komplex och kostsam infrastruktur, eller så gör man upphandlingen ordentligt från början och undviker att en tung slutfaktura dimper ned som en otrevlig överraskning för organisationen.
Vägvalet borde rimligen vara självklart – glädjekalkyler bringar ju trots allt bara glädje fram till dess att fakturan ska betalas.
Niclas Tenggren
Integrationsarkitekt på Enfo
Vill du fördjupa dig i kravarbete, utvärdering och förhandling i IT-upphandlingar, i syfte att göra bättre IT-affärer? Gå kursen som Upphandling24 arrangerar “Fortsättningskurs IT-upphandling” Läs mer här!
Helt rätt. Det finns sällan en IT-lösning som är den ultimata lösningen för alla. Det kan vara bättre att låta enheter har egna skräddarsydda lösningar som man klarar att underhålla. Enda kravet är att det går att kommunicera mellan systemen även om det kan kräva en insats. Totalt sett effektivare och man kan ta små säkrare steg i IT-utvecklingen.
Tanken med skräddarsydda integrationslösningar för olika enheter inom ett företag är god, men det finns risker. Det är inte helt ovanligt att den sammanlagda kostnaden för licenser för dessa individuellt upphandlade integrationslösningar vida överstiger licenskostnaden för en gemensam central plattform. Det är dock ofta möjligt att avgränsa licenserna till användning inom en företagsenhet eller till ett ändamål och då hålla ner kostnaden för licenserna.