Skip to content
  • Om oss
  • Kontakta oss
  • Nyhetsbrev
  • Annonsera
Upphandling24
  • Nyheter
    • Debatt
    • Expertsvar
    • LOU
    • Nya LOU
    • Förvaltningsrätten
    • Direktupphandling
    • Överprövning
    • Ramavtal
    • Juridisk krönika
    • Rättsfallsanalys
  • Karriär
    • Lönestatistik
    • Lediga jobb
    • Platsannonsera
    • Student
    • Utbildningar
  • Konferens
  • Utbildning
  • Nätverk
  • Kompendier
  • Om oss
    • Om oss
    • Kontakta oss
    • Nyhetsbrev
  • Annonsera
    • Annonsera
    • Platsannonsera

”Undvik dolda kostnader vid it-köp”

DebattEtt företag upphandlar ett nytt it-system för tre miljoner. Det gamla kostar två miljoner årligen. Det kan tyckas som en god affär men kostnaden för att avveckla det gamla underskattas ofta kraftigt, skriver Niclas Tenggren, integrationsarkitekt på Enfo.

| 2020-10-16
Niclas Tenggren är integrationsarkitekt på Enfo.

Att upphandla ett nytt it-system kan få de flesta organisationer och myndigheter i gungning. Inte sällan hade de höga vågorna kunnat undvikas om man undviker de dolda kostnaderna.

Låt mig exemplifiera det med att Företag A upphandlar ett nytt it-system för tre miljoner. De två system man i dagsläget använder sig av beräknas kosta två miljoner vardera att drifta per år.

Givet att det nya systemet har större möjligheter att skala upp och ned efter behov, och dessutom inkluderar flera internt efterfrågade funktioner och API:er, ses det som en bra affär. Dessutom får man en mer enhetlig arkitektur över hela organisationen som är lättare att administrera för it-avdelningen. Ledningen ger grönt ljus och upphandlingen kan påbörjas.

Vad man ofta missar eller kraftigt underskattar är konsolideringskostnaden på exempelvis två miljoner som tillkommer för att implementera och avveckla. Redan vid upphandlingsfasen är alltså risken för en glädjekalkyl överhängande.

I takt med att verksamheten växer skapar man nya behov och lägger på ytterligare funktioner och API:er till systemet. Resultatet blir en än mer komplex miljö – som blir dyrare att hantera för varje år. När bollen väl är i rullning blir det svårare att få stopp på den.

Problemet är inte isolerat till någon enstaka organisation eller myndighet. Under mina år i it-branschen har jag sett alldeles för många upphandlingar där utfallet inte blivit som planerat.

I stället för att få en fräsch och enhetlig infrastruktur behöver företaget eller myndigheten parallellt arbeta med flera olika system eftersom det rent krasst är för kostsamt att avveckla det som sedan tidigare funnits på plats.

Scenariot kan givetvis även appliceras vid företagsförvärv där det är högst troligt att man får ett nytt system på köpet och som antingen behöver migreras in i nuvarande, alternativt avvecklas helt.

Med tanke på den verksamhetskritiska roll it-systemet innehar är det oroväckande att det ofta ser ut så här, dock inte oförståeligt.

Det är möjligt att den som ansvarar för upphandlingen inte riktigt ser hur projektet skulle kunna gå i lås när kalkylen behöver inkludera en konsolideringskostnad som överstiger investeringen av det nya systemet, eller så har man inte gjort tillräckligt med research före upphandlingen.

Oavsett anledning behövs den här frågan få en annan prioritering i upphandlingsprocessen. Ytterst är det nämligen ett område där ledningen bör ta ansvar och framöver se till att få ett mer naturligt samarbete med beställarorganisationen.

För till syvende och sist finns det två vägar. Antingen bygger man vidare på en redan komplex och kostsam infrastruktur, eller så gör man upphandlingen ordentligt från början och undviker att en tung slutfaktura dimper ned som en otrevlig överraskning för organisationen.

Vägvalet borde rimligen vara självklart – glädjekalkyler bringar ju trots allt bara glädje fram till dess att fakturan ska betalas.

Niclas Tenggren
Integrationsarkitekt på Enfo

Läs mer: DebattIt

Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer

2 kommentarer på "”Undvik dolda kostnader vid it-köp”"

  1. Småföretagaren skriver:
    20 oktober, 2020 kl. 09:44

    Helt rätt. Det finns sällan en IT-lösning som är den ultimata lösningen för alla. Det kan vara bättre att låta enheter har egna skräddarsydda lösningar som man klarar att underhålla. Enda kravet är att det går att kommunicera mellan systemen även om det kan kräva en insats. Totalt sett effektivare och man kan ta små säkrare steg i IT-utvecklingen.

  2. Niclas Tenggren skriver:
    23 november, 2020 kl. 09:29

    Tanken med skräddarsydda integrationslösningar för olika enheter inom ett företag är god, men det finns risker. Det är inte helt ovanligt att den sammanlagda kostnaden för licenser för dessa individuellt upphandlade integrationslösningar vida överstiger licenskostnaden för en gemensam central plattform. Det är dock ofta möjligt att avgränsa licenserna till användning inom en företagsenhet eller till ett ändamål och då hålla ner kostnaden för licenserna.

Lämna ett svar Avbryt svar

Din e-postadress kommer inte publiceras. Obligatoriska fält är märkta *

Fler nyheter

Trafikverkets flagga

”Omöjligt mäta effektiviteten”

Trafikverket hävdar att man har ökat sin effektivitet och produktivitet. Men enligt forskare är systemen för uppföljning av upphandlingar och projekt så bristfälliga att det är omöjligt att dra sådana slutsatser.

Stor skillnad på ersättningskrav

Ersättningskraven mot Tunstall har börjat droppa in efter höstens larmkaos med en stor spännvidd från mindre belopp till krav på närmare en miljon kronor.

Foto: Kristian Pohl, Regeringskansliet.

Klart med korruptionsplan

En nationell handlingsplan mot korruption är nu färdig. Under en treårsperiod ska planen ge stöd för att förebygga och upptäcka korruption.

Vill upphandla mot fossilfritt flyg

Trafikverkets upphandlade flyglinjer kan bli viktiga för att minska klimatpåverkan från flyget som helhet. Men regelförvirring och korta avtalsperioder riskerar att hämma utvecklingen.

Spricka kring nya landmärket

Vetlanda kommuns val av ramavtal för ett nytt landmärke har skapat en spricka mellan kommunen och det lokala näringslivet.

Foto: Kristian Pohl, Regeringskansliet.

Flera nej för varje ja

Skyndsamhetskrav och preklusionfrist på den korta listan kan vägas mot en betydligt längre nej-lista. Regeringens planerade LOU-reform innehåller begränsade förändringar.

Veckans jobb

Toppjobb

  • Upphandlare till SFV Upphandling
  • Ljungby kommun söker upphandlingschef
  • Upphandlare till Huddinge kommun
  • Vill du bli Södersjukhusets nya upphandlare?
  • Upphandlingsjurister till Statens inköpscentral vid Kammarkollegiet
  • Stockholms Stad söker avtalsförvaltare/upphandlare inom lokalvård
  • Chef till Skolverkets inköps- och upphandlingsenhet
  • Inköpscontroller till SISAB
  • Upphandlare med samordningsansvar till Södermalm Sdf
  • Erfaren upphandlare till Stockholm Vatten och Avfall
  • Locum söker inköpschef
  • Karlskrona kommun söker upphandlare
  • Upphandlingscenter söker strategisk upphandlare med inriktning entreprenad
  • Diskrimineringsombudsmannen (DO) söker junior upphandlare
  • SKL Kommentus Inköpscentral söker vass IT-inköpare
  • SJ söker upphandlingsledare med kategoriansvar
  • Upphandlingschef till Varbergs kommun
  • e-Avrop söker upphandlingskonsult

Senaste nyheterna

”Omöjligt mäta effektiviteten” ”Omöjligt mäta effektiviteten”
Stor skillnad på ersättningskrav Stor skillnad på ersättningskrav
Klart med korruptionsplan Klart med korruptionsplan
Vill upphandla mot fossilfritt flyg Vill upphandla mot fossilfritt flyg
Spricka kring nya landmärket Spricka kring nya landmärket
Flera nej för varje ja Flera nej för varje ja
Väljer väg för överprövningar Väljer väg för överprövningar
Mest läst på Upphandling24 Mest läst på Upphandling24

Senaste kommentarerna

  • Statlig träta mot HFD-avgörandeRörande Anders V kommentar: Vi är många som frågar oss om detta. Men man kan tänka sig att antingen a)...
  • Statlig träta mot HFD-avgörandeAtt statliga myndigheter inte kan vara motparter till varandra och inte heller är upphandlingspliktiga mot varandra följer inte av LOU...
  • Statlig träta mot HFD-avgörandeDet handlar inte om juridik utan om hur en myndighet agerar rent principiellt. Staten ska lösa sina interna tvister på...
  • Ser ljuset i LOU-tunnelnKommunala bostadsbolag = AB som ägs av kommunen det innebär inte att de finansieras av skatter. Kommunala bostadsbolag ska verka...
  • Så leder han under pandeminMärkligt att myndigheten är så mån om sin personal. Själv fick jag sitta utan arbetsuppgifter i 10 månader. Jag var...

Aktuella utbildningar

  • Kvalificerad entreprenad­upphandlare | 9-10 februari
  • Få fart på er avtals­förvaltning | 9 mars
  • Leda upphandlingar effektivt | 10 mars
  • Upphandla funktion i praktiken | 18 mars
  • Säkerhetsskyddad upphandling | 23 mars
  • Anbuds­utvärdering – med utvärderings­modeller och -kriterier | 15 april
  • Kvalificerad IT-upphandlare | 21-22 april

Guide – upphandla moduler

Upphandling24 har tillsammans med bolag i branschen tagit fram en guide för att upphandla moduler. Läs hela den 13-sidiga pdf:en och få tips och råd från upphandlare, leverantörer och jurister. Guiden är kostnadsfri.

Annons

Läs guiden om moduler

Ta del av kostnadsfri guide med råd, erfarenheter och branschkunskap kring att upphandla moduler och paviljonger som Upphandling24 har tagit fram tillsammans med leverantörer, upphandlare och jurister.

Nyhetsbrev

Prenumerera på vårt nyhetsbrev!

En gång i veckan får du ett mejl med de viktigaste nyheterna i upphandlingsvärlden. Du får också information om våra kommande evenemang.

Prenumerera, nyhetsbrev
Typ av verksamhet *
Specialområde
Jag godkänner att mina uppgifter lagras (integritespolicy) *

Om Upphandling24

Upphandling24 ges ut av PMP Public Media Partner AB. Ansvarig utgivare: Helle Kierkegaard

 

Kontaktuppgifter

Postadress: Upphandling24, Mariebergsgatan 15, 112 19 Stockholm
Besöksadress: Tegnérgatan 39,  Stockholm

Länkar

Personuppgiftspolicy »
Prenumerera på nyhetsbrev »
Annonsera »