Skip to content
  • Om oss
  • Kontakta oss
  • Nyhetsbrev
  • Annonsera
Upphandling24
  • Nyheter
    • Debatt
    • Expertsvar
    • LOU
    • Nya LOU
    • Förvaltningsrätten
    • Direktupphandling
    • Överprövning
    • Ramavtal
    • Juridisk krönika
    • Rättsfallsanalys
  • Karriär
    • Lönestatistik
    • Lediga jobb
    • Platsannonsera
    • Student
    • Utbildningar
  • Konferens
  • Utbildning
  • Nätverk
    • Upphandlare
    • Anbud
    • Avtalsuppföljning
    • Entreprenad
    • IT-upphandling
  • Kompendier
  • Om oss
    • Om oss
    • Kontakta oss
    • Nyhetsbrev
  • Annonsera
    • Platsannonsera
    • Annonsera

”Undvik dolda kostnader vid it-köp”

DebattEtt företag upphandlar ett nytt it-system för tre miljoner. Det gamla kostar två miljoner årligen. Det kan tyckas som en god affär men kostnaden för att avveckla det gamla underskattas ofta kraftigt, skriver Niclas Tenggren, integrationsarkitekt på Enfo.

| 2020-10-16
Niclas Tenggren är integrationsarkitekt på Enfo.

Att upphandla ett nytt it-system kan få de flesta organisationer och myndigheter i gungning. Inte sällan hade de höga vågorna kunnat undvikas om man undviker de dolda kostnaderna.

Låt mig exemplifiera det med att Företag A upphandlar ett nytt it-system för tre miljoner. De två system man i dagsläget använder sig av beräknas kosta två miljoner vardera att drifta per år.

Givet att det nya systemet har större möjligheter att skala upp och ned efter behov, och dessutom inkluderar flera internt efterfrågade funktioner och API:er, ses det som en bra affär. Dessutom får man en mer enhetlig arkitektur över hela organisationen som är lättare att administrera för it-avdelningen. Ledningen ger grönt ljus och upphandlingen kan påbörjas.

Vad man ofta missar eller kraftigt underskattar är konsolideringskostnaden på exempelvis två miljoner som tillkommer för att implementera och avveckla. Redan vid upphandlingsfasen är alltså risken för en glädjekalkyl överhängande.

I takt med att verksamheten växer skapar man nya behov och lägger på ytterligare funktioner och API:er till systemet. Resultatet blir en än mer komplex miljö – som blir dyrare att hantera för varje år. När bollen väl är i rullning blir det svårare att få stopp på den.

Problemet är inte isolerat till någon enstaka organisation eller myndighet. Under mina år i it-branschen har jag sett alldeles för många upphandlingar där utfallet inte blivit som planerat.

I stället för att få en fräsch och enhetlig infrastruktur behöver företaget eller myndigheten parallellt arbeta med flera olika system eftersom det rent krasst är för kostsamt att avveckla det som sedan tidigare funnits på plats.

Scenariot kan givetvis även appliceras vid företagsförvärv där det är högst troligt att man får ett nytt system på köpet och som antingen behöver migreras in i nuvarande, alternativt avvecklas helt.

Med tanke på den verksamhetskritiska roll it-systemet innehar är det oroväckande att det ofta ser ut så här, dock inte oförståeligt.

Det är möjligt att den som ansvarar för upphandlingen inte riktigt ser hur projektet skulle kunna gå i lås när kalkylen behöver inkludera en konsolideringskostnad som överstiger investeringen av det nya systemet, eller så har man inte gjort tillräckligt med research före upphandlingen.

Oavsett anledning behövs den här frågan få en annan prioritering i upphandlingsprocessen. Ytterst är det nämligen ett område där ledningen bör ta ansvar och framöver se till att få ett mer naturligt samarbete med beställarorganisationen.

För till syvende och sist finns det två vägar. Antingen bygger man vidare på en redan komplex och kostsam infrastruktur, eller så gör man upphandlingen ordentligt från början och undviker att en tung slutfaktura dimper ned som en otrevlig överraskning för organisationen.

Vägvalet borde rimligen vara självklart – glädjekalkyler bringar ju trots allt bara glädje fram till dess att fakturan ska betalas.

Niclas Tenggren
Integrationsarkitekt på Enfo

Läs mer: DebattIt

Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer

2 kommentarer på "”Undvik dolda kostnader vid it-köp”"

  1. Småföretagaren skriver:
    20 oktober, 2020 kl. 09:44

    Helt rätt. Det finns sällan en IT-lösning som är den ultimata lösningen för alla. Det kan vara bättre att låta enheter har egna skräddarsydda lösningar som man klarar att underhålla. Enda kravet är att det går att kommunicera mellan systemen även om det kan kräva en insats. Totalt sett effektivare och man kan ta små säkrare steg i IT-utvecklingen.

  2. Niclas Tenggren skriver:
    23 november, 2020 kl. 09:29

    Tanken med skräddarsydda integrationslösningar för olika enheter inom ett företag är god, men det finns risker. Det är inte helt ovanligt att den sammanlagda kostnaden för licenser för dessa individuellt upphandlade integrationslösningar vida överstiger licenskostnaden för en gemensam central plattform. Det är dock ofta möjligt att avgränsa licenserna till användning inom en företagsenhet eller till ett ändamål och då hålla ner kostnaden för licenserna.

Lämna ett svar

Din e-postadress kommer inte publiceras. Obligatoriska fält är märkta *

Fler nyheter

Foto: Uddevalla kommun

Uddevallas uppdelning underkänns

Uddevalla kommun borde ha annonserat när man köpte in konsulttjänster gällande ett nytt stadshus, enligt Konkurrensverket. Kommunen, som i stället delade upp affärerna och direktupphandlade, riskerar 50 000 kronor i upphandlingsskadeavgift.

Nya regler om överprövning

Krav på att upphandlingsmål ska hanteras skyndsamt samt preklusionsfrister. Det är två delar i de nya reglerna om överprövning av offentlig upphandling som träder i kraft i dag den 1 juli.

Direktupphandlade för 4,5 mkr

Ett av Örebro kommuns bolag har direktupphandlat hotellrum och tekniktjänster för nära 4,5 miljoner kronor. ”Det var fel. Det kan jag se väldigt tydligt”, säger den ansvariga chefen.

Registrering ska ge kvalitetsstämpel

Den 1 januari 2023 blir det möjligt att reservera vissa upphandlingar av välfärdstjänster för idéburna organisationer. Nu ska Kammarkollegiet ta fram ett register där aktörerna erbjuds registrera sig.

Ny tjänst för visselblåsare

Konkurrensverket startar en ny visselblåsarfunktion. Där kan den som får kännedom om missförhållanden inom offentlig upphandling och konkurrens slå larm.

Allt fler offentliga upphandlare

Sedan 2014 har antalet anställda med titeln upphandlare eller inköpare inom offentlig sektor ökat med 26 procent. Det visar statistik från SCB.

Lediga jobb

  • Inköpschef Eskilstuna
  • Uppföljningscontroller till Adda inköpscentral
  • Upphandlare till KTH
ANNONS FRÅN UPPHANDLING24

Blir en bättre it-upphandlare

Att upphandla it är komplext med speciella utmaningar. Det är viktigt att du som upphandlare vet vad du behöver tänka på när du ska ställa dina krav och hur du utformar dem.

Senaste nyheterna

Uddevallas uppdelning underkännsUddevallas uppdelning underkänns
Nya regler om överprövningNya regler om överprövning
Direktupphandlade för 4,5 mkrDirektupphandlade för 4,5 mkr
Registrering ska ge kvalitetsstämpelRegistrering ska ge kvalitetsstämpel
Ny tjänst för visselblåsareNy tjänst för visselblåsare
Allt fler offentliga upphandlareAllt fler offentliga upphandlare
”Satsa på kortare avtal””Satsa på kortare avtal”
Lättare utreda sanktioner i FinlandLättare utreda sanktioner i Finland
ANNONS FRÅN AFF

”Aff är det givna alternativet”

Aff har revolutionerat avtal och upphandlingar för tjänsteentreprenader. ”Nyckeln till framgång är att branschens parter tillsammans står bakom Aff”, säger advokaten Pehr Jacobson

Senaste kommentarerna

  • Dömer ut GöteborgsupphandlingIronin i att de hänvisar till Göteborgs stads arkitekturpolicy som kom till genom nepotism där stadsarkiteten drog i sina bekantskaper...
  • ”Pausa Konkurrensverkets tillsyn”PO: Håller i princip med dig och brukar hålla med dig i ditt resonemang här på sidan. Men vad gäller...
  • Fäller ledningen för mutbrottI mina ögon är det så uppenbart att den "nya" domen är korrekt och nödvändig för att stoppa denna typ...
  • Kritisk mot Exit LOU-kampanjSkulle tro att Allmännyttan kan vinna denna debatt om frågan struktureras upp. Debattörer och allmänheten tenderar att blanda ihop Allmännyttan...
  • Dömer ut GöteborgsupphandlingHur??? HUR kan man inte "uttala sig i sak" angående upphandlingar som UPPHANDLANDE MYNDIGHET!? Snacka om att ha missuppfattat sitt...

Aktuella utbildningar

  • Anbuds­utvärdering | 13 oktober
  • Säkerhetsskyddad upphandling | 18 oktober
  • Kvalificerad entreprenad­upphandlare | 19-20 oktober
  • Agil upphandling | 9 november
  • Hantera överprövningar | 10 november
  • Få fart på er avtals­förvaltning | 15 november
  • Förhandling som redskap inom offentlig upphandling | 16 november
  • Praktisk avtalsrätt inom LOU och LUF | 17 november
  • Kvalificerad IT-upphandlare | 23-24 november
  • LOU på två dagar | 28-29 november
  • Leda upphandlingar effektivt | 6 december
ANNONS FRÅN UPPHANDLING24

Vässar kompetensen inför stora entreprenader

Ulricehamns kommun och upphandlaren Jenni Persson står inför utmaningar när många nya entreprenader ska upphandlas, allt från simhall till äldreboende. Så vässar de kompetensen inför satsningen.

GUIDE UPPHANDLA MODULER

Guide–upphandla moduler

Ladda ner kostnadsfritt >
Upphandling24 har tillsammans med bolag i branschen tagit fram en guide för att upphandla moduler. Läs hela den 13-sidiga pdf:en och få tips och råd från upphandlare, leverantörer och jurister.

Upphandla hotell- och logitjänster

Visst skulle det kännas bra att ha kostnadskontroll och veta att medarbetarna är nöjda med sina hotellnätter? Ett sätt att garantera det är att göra medvetna upphandlingar av logitjänster. I vår pdf får du tips och råd kring hur du kan gå tillväga.

Avsändare: Scandic

Nyhetsbrev

Prenumerera på vårt nyhetsbrev!

En gång i veckan får du ett mejl med de viktigaste nyheterna i upphandlingsvärlden. Du får också information om våra kommande evenemang.

Prenumerera, nyhetsbrev
Typ av verksamhet *
Specialområde
Jag godkänner att mina uppgifter lagras (integritespolicy) *
ANNONS  FRÅN UPPHANDLING24

Ulrika Lindgren

Nätverket utvecklar anbudsarbetet

Ulrika Lindgren, anbudschef på arkitektkontoret AIX, är medlem i Upphandling24:s anbudsnätverk. Det har hjälpt henne att utveckla processen för att lämna vassare anbud.

Om Upphandling24

Upphandling24 ges ut av PMP Public Media Partner AB. Ansvarig utgivare: Helle Kierkegaard

Kontaktuppgifter

Postadress: Upphandling24, c/o Garamond, Mariebergsgatan 15, 112 19 Stockholm
Besöksadress: Tegnérgatan 39,  Stockholm

Länkar

Personuppgiftspolicy »
Prenumerera på nyhetsbrev »
Annonsera »