Skip to content
  • Om oss
  • Kontakta oss
  • Nyhetsbrev
  • Annonsera
Upphandling24
  • Nyheter
    • Debatt
    • LOU
    • Förvaltningsrätten
    • Direktupphandling
    • Överprövning
    • Ramavtal
  • Karriär
    • Lönestatistik
    • Lediga jobb
    • Platsannonsera
    • Student
    • Utbildningar
  • Konferens
  • Utbildning
  • Nätverk
    • Upphandlare
    • Avtalsuppföljning
    • Entreprenadupphandlare
    • IT-upphandlare
  • Om oss
    • Om oss
    • Kontakta oss
    • Nyhetsbrev
  • Annonsera
  • Platsannonsera

”Undvik dolda kostnader vid it-köp”

DebattEtt företag upphandlar ett nytt it-system för tre miljoner. Det gamla kostar två miljoner årligen. Det kan tyckas som en god affär men kostnaden för att avveckla det gamla underskattas ofta kraftigt, skriver Niclas Tenggren, integrationsarkitekt på Enfo.

| 2020-10-16
Niclas Tenggren är integrationsarkitekt på Enfo.

Att upphandla ett nytt it-system kan få de flesta organisationer och myndigheter i gungning. Inte sällan hade de höga vågorna kunnat undvikas om man undviker de dolda kostnaderna.

Låt mig exemplifiera det med att Företag A upphandlar ett nytt it-system för tre miljoner. De två system man i dagsläget använder sig av beräknas kosta två miljoner vardera att drifta per år.

Givet att det nya systemet har större möjligheter att skala upp och ned efter behov, och dessutom inkluderar flera internt efterfrågade funktioner och API:er, ses det som en bra affär. Dessutom får man en mer enhetlig arkitektur över hela organisationen som är lättare att administrera för it-avdelningen. Ledningen ger grönt ljus och upphandlingen kan påbörjas.

Vad man ofta missar eller kraftigt underskattar är konsolideringskostnaden på exempelvis två miljoner som tillkommer för att implementera och avveckla. Redan vid upphandlingsfasen är alltså risken för en glädjekalkyl överhängande.

I takt med att verksamheten växer skapar man nya behov och lägger på ytterligare funktioner och API:er till systemet. Resultatet blir en än mer komplex miljö – som blir dyrare att hantera för varje år. När bollen väl är i rullning blir det svårare att få stopp på den.

Problemet är inte isolerat till någon enstaka organisation eller myndighet. Under mina år i it-branschen har jag sett alldeles för många upphandlingar där utfallet inte blivit som planerat.

I stället för att få en fräsch och enhetlig infrastruktur behöver företaget eller myndigheten parallellt arbeta med flera olika system eftersom det rent krasst är för kostsamt att avveckla det som sedan tidigare funnits på plats.

Scenariot kan givetvis även appliceras vid företagsförvärv där det är högst troligt att man får ett nytt system på köpet och som antingen behöver migreras in i nuvarande, alternativt avvecklas helt.

Med tanke på den verksamhetskritiska roll it-systemet innehar är det oroväckande att det ofta ser ut så här, dock inte oförståeligt.

Det är möjligt att den som ansvarar för upphandlingen inte riktigt ser hur projektet skulle kunna gå i lås när kalkylen behöver inkludera en konsolideringskostnad som överstiger investeringen av det nya systemet, eller så har man inte gjort tillräckligt med research före upphandlingen.

Oavsett anledning behövs den här frågan få en annan prioritering i upphandlingsprocessen. Ytterst är det nämligen ett område där ledningen bör ta ansvar och framöver se till att få ett mer naturligt samarbete med beställarorganisationen.

För till syvende och sist finns det två vägar. Antingen bygger man vidare på en redan komplex och kostsam infrastruktur, eller så gör man upphandlingen ordentligt från början och undviker att en tung slutfaktura dimper ned som en otrevlig överraskning för organisationen.

Vägvalet borde rimligen vara självklart – glädjekalkyler bringar ju trots allt bara glädje fram till dess att fakturan ska betalas.

Niclas Tenggren
Integrationsarkitekt på Enfo

Annons

Bli kvalificerad IT-upphandlare. Upphandling24 arrangerar en populär utbildning under två dagar för dig som idag jobbar med upphandling, men vill bli kvalificerad IT-upphandlare. Läs mer här.

Läs mer: DebattIT

UH24 Debatt

debatt@uh24.se

Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer

2 kommentarer på "”Undvik dolda kostnader vid it-köp”"

  1. Småföretagaren skriver:
    20 oktober, 2020 kl. 09:44

    Helt rätt. Det finns sällan en IT-lösning som är den ultimata lösningen för alla. Det kan vara bättre att låta enheter har egna skräddarsydda lösningar som man klarar att underhålla. Enda kravet är att det går att kommunicera mellan systemen även om det kan kräva en insats. Totalt sett effektivare och man kan ta små säkrare steg i IT-utvecklingen.

  2. Niclas Tenggren skriver:
    23 november, 2020 kl. 09:29

    Tanken med skräddarsydda integrationslösningar för olika enheter inom ett företag är god, men det finns risker. Det är inte helt ovanligt att den sammanlagda kostnaden för licenser för dessa individuellt upphandlade integrationslösningar vida överstiger licenskostnaden för en gemensam central plattform. Det är dock ofta möjligt att avgränsa licenserna till användning inom en företagsenhet eller till ett ändamål och då hålla ner kostnaden för licenserna.

Lämna ett svar

Din e-postadress kommer inte publiceras. Obligatoriska fält är märkta *

Fler nyheter

Upphandlingspanelen

Ny sajt för fler klimatkrav

IVL Svenska Miljöinstitutet vill få fart på fossilfri och cirkulär upphandling med en ny sajt – Upphandlingspanelen – som sprider kunskap och förmedlar kontakter.

När tog allvaret över?

KRÖNIKA

För en ganska kort tid sen insåg jag att jag numera går till jobbet med en helt annan känsla i kroppen än tidigare. Det var svårt att känna exakt vad det var men efter några dagar av funderingar slog det mig till slut, skriver Ingrid Hammarstrand.

Sanna Wallerstedt

LOU-utskott lanserar checklistor

Byggföretagen vill med nya checklistor öka förtroendet för offentlig upphandling och bidra till sund konkurrens.

Malmö

Stärker kontrollen med ny funktion

Malmö stad inrättar en specialfunktion för att följa upp sina leverantörer med särskilt fokus på att motverka arbetslivskriminalitet.

Förvaltningsrätten i LUleå

Utdömt avtal ogiltigt igen

Luleå kommun fälls återigen för ett ogiltigt avtal med SOS Alarm om larmtjänster och stämplas av Förvaltningsrätten för en form av lögner om processen.

Jenny Lilja

Tar över i Jönköping

Karriär

Jenny Lilja blir Jönköpings kommuns nya upphandlingschef efter att ha rekryterats från samma tjänst på Domstolsverket.

Lediga jobb

Upphandlare med några års erfarenhet till Sigtuna kommun

Avtals- och systemförvaltare till Käppalaförbundet

Avtalsförvaltare/avtalscontroller till Stockholm vatten och avfall

Sourcing Category manager till Inera

Vi söker dig som är upphandlare eller inköpare och vill ta steget till att bli upphandlingskonsult

  • Laholmsbuktens VA söker upphandlingsansvarig!

Senaste nyheterna

Ny sajt för fler klimatkravNy sajt för fler klimatkrav
När tog allvaret över?När tog allvaret över?
LOU-utskott lanserar checklistorLOU-utskott lanserar checklistor
Stärker kontrollen med ny funktionStärker kontrollen med ny funktion
Utdömt avtal ogiltigt igenUtdömt avtal ogiltigt igen
Tar över i JönköpingTar över i Jönköping
Breddad ”bas” ger EU-perspektivBreddad ”bas” ger EU-perspektiv
Kritik mot ”förlorat årtionde”Kritik mot ”förlorat årtionde”
ANNONS FRÅN B3 UPPHANDLING

Elektronisk inköpsprocess – ­”Hur kommer vi vidare?”

Sedan lagen om e-faktura trädde i kraft hanteras ca 80% av fakturaflödet elektroniskt i offentliga organisationer, men fakturamatchning och e-beställning fortsätter att ligga på förhållandevis låga nivåer. Hur kommer vi vidare?

Senaste kommentarerna

  • Fånge i systemetEtt annat domslut hade varit orimligt, den som tillhandahåller systemet (UM) måste ju bär ansvar för hur det beter sig....
  • Fånge i systemetTendSign har en simuleringsfunktion där upphandlaren kan testa att lämna anbud på sitt eget underlag, där får man samma felmeddelanden...
  • LOU-utskott lanserar checklistorTotalt 20 tips. Men inte det viktigaste av alla. Tipset till beslutsfattare i offentlig sektor: Se till att inköpsfunktionen får...
  • Fånge i systemetSom upphandlare har man inte koll på hur prismatrisen i TS svarar/beter sig om någon fyller i negativt pris. Här...
  • Digitaliserar för miljönDet här ska bli spännande att följa. Jag hoppas verkligen att Upphandling24 gör en uppföljning på detta så att vi...
ANNONS FRÅN FAIR TRANSPORT

Upphandlare kan göra skillnad med hållbara transporter

Klimatomställningen är mer angelägen än någonsin och upphandlare kan göra skillnad genom att ställa krav på hållbara transporter. Viljan finns där men också hinder – som Fair Transport kan lösa.

Aktuella utbildningar

  • Entreprenadupphandling och AMA AF | 11 december
  • Ramavtal – fördjupnings­kurs | 18 januari
  • Anbuds­utvärdering | 20 mars
  • Få fart på er avtals­förvaltning | 21 mars
  • Agil upphandling | 9 april
  • Kvalificerad IT-upphandlare | 10-11 april
  • Leda upphandlingar effektivt | 29 april
  • Hållbar upphandling | 7 maj
  • LOU på två dagar | 15-16 maj
  • Kvalificerad entreprenad­upphandlare | Våren 2024
  • Säkerhetsskyddad upphandling | Våren 2024
  • Praktisk avtalsrätt inom LOU och LUF | Våren 2024
ANNONS FRÅN PARMACO

Dags att höja nyttjandegraden i svensk byggnation

Sverige står inför en rad utmaningar när det kommer till hur vi bygger hållbara samhällen. Från demografiska svängningar till klimatförändringar, ekonomi och teknologi, det är tydligt att vi måste tänka nytt och smart för att konstruera resistenta samhällen anpassade för framtidens förändring.

Få vårt nyhetsbrev

Håll dig informerad om de senaste nyheterna inom offentlig upphandling! Prenumerera på Upphandling24:s kostnadsfria nyhetsbrev.

Prenumerera, nyhetsbrev
Typ av verksamhet *
Specialområde
Jag godkänner att mina uppgifter lagras (integritespolicy) *

RSS Analyser från Inköpsrådet

  • Följ upp avtal – hitta välfärdsbrotten
  • Säkerhetsintressen styr upphandling
  • Öppen men tydlig utvärderingsmodell
  • Hållbart beställarengagemang
  • Kammarrätten vägleder om preklusion
  • Varför samarbetar inte fler företag?
  • Hyresundantag och byggherretjänst
  • Svepande påståenden räcker inte
  • Myndighets mejl måste lämnas ut
  • ”Mer av detta” – Praxisdagen 2023
ANNONS FRÅN UPPHANDLING24

Hållbarhetsperspektivet ska finnas där som smör och bröd

Vill du få ordning på ditt hållbarhetsarbete? Upphandlingschefen Nanna Sörling ville få mer struktur på verksamhetens hållbarhetsarbete och valde därför att gå kursen Hållbar upphandling där hon fick med sig flera matnyttiga bitar. “Framför allt fick jag med mig en tydlig dokumenterad matchning för Agenda 2030 och mycket bra helhetsbilder kring cirkulär ekonomi.”

Om Upphandling24

Upphandling24 ges ut av PMP Public Media Partner AB. Ansvarig utgivare: Helle Kierkegaard

Kontaktuppgifter

Adress: Upphandling24, Tegnérgatan 39, 111 61 Stockholm

Länkar

Personuppgiftspolicy »
Prenumerera på nyhetsbrev »
Annonsera »