Skip to content
  • Om oss
  • Kontakta oss
  • Nyhetsbrev
  • Annonsera
Upphandling24
  • Nyheter
    • Debatt
    • Expertsvar
    • LOU
    • Nya LOU
    • Förvaltningsrätten
    • Direktupphandling
    • Överprövning
    • Ramavtal
    • Juridisk krönika
    • Rättsfallsanalys
  • Karriär
    • Lönestatistik
    • Lediga jobb
    • Platsannonsera
    • Student
    • Utbildningar
  • Konferens
  • Utbildning
  • Nätverk
    • Upphandlare
    • Avtalsuppföljning
    • Entreprenadupphandlare
    • IT-upphandlare
  • Kompendier
  • Om oss
    • Om oss
    • Kontakta oss
    • Nyhetsbrev
  • Annonsera
    • Platsannonsera
    • Annonsera

”Undvik dolda kostnader vid it-köp”

DebattEtt företag upphandlar ett nytt it-system för tre miljoner. Det gamla kostar två miljoner årligen. Det kan tyckas som en god affär men kostnaden för att avveckla det gamla underskattas ofta kraftigt, skriver Niclas Tenggren, integrationsarkitekt på Enfo.

| 2020-10-16
Niclas Tenggren är integrationsarkitekt på Enfo.

Att upphandla ett nytt it-system kan få de flesta organisationer och myndigheter i gungning. Inte sällan hade de höga vågorna kunnat undvikas om man undviker de dolda kostnaderna.

Låt mig exemplifiera det med att Företag A upphandlar ett nytt it-system för tre miljoner. De två system man i dagsläget använder sig av beräknas kosta två miljoner vardera att drifta per år.

Givet att det nya systemet har större möjligheter att skala upp och ned efter behov, och dessutom inkluderar flera internt efterfrågade funktioner och API:er, ses det som en bra affär. Dessutom får man en mer enhetlig arkitektur över hela organisationen som är lättare att administrera för it-avdelningen. Ledningen ger grönt ljus och upphandlingen kan påbörjas.

Vad man ofta missar eller kraftigt underskattar är konsolideringskostnaden på exempelvis två miljoner som tillkommer för att implementera och avveckla. Redan vid upphandlingsfasen är alltså risken för en glädjekalkyl överhängande.

I takt med att verksamheten växer skapar man nya behov och lägger på ytterligare funktioner och API:er till systemet. Resultatet blir en än mer komplex miljö – som blir dyrare att hantera för varje år. När bollen väl är i rullning blir det svårare att få stopp på den.

Problemet är inte isolerat till någon enstaka organisation eller myndighet. Under mina år i it-branschen har jag sett alldeles för många upphandlingar där utfallet inte blivit som planerat.

I stället för att få en fräsch och enhetlig infrastruktur behöver företaget eller myndigheten parallellt arbeta med flera olika system eftersom det rent krasst är för kostsamt att avveckla det som sedan tidigare funnits på plats.

Scenariot kan givetvis även appliceras vid företagsförvärv där det är högst troligt att man får ett nytt system på köpet och som antingen behöver migreras in i nuvarande, alternativt avvecklas helt.

Med tanke på den verksamhetskritiska roll it-systemet innehar är det oroväckande att det ofta ser ut så här, dock inte oförståeligt.

Det är möjligt att den som ansvarar för upphandlingen inte riktigt ser hur projektet skulle kunna gå i lås när kalkylen behöver inkludera en konsolideringskostnad som överstiger investeringen av det nya systemet, eller så har man inte gjort tillräckligt med research före upphandlingen.

Oavsett anledning behövs den här frågan få en annan prioritering i upphandlingsprocessen. Ytterst är det nämligen ett område där ledningen bör ta ansvar och framöver se till att få ett mer naturligt samarbete med beställarorganisationen.

För till syvende och sist finns det två vägar. Antingen bygger man vidare på en redan komplex och kostsam infrastruktur, eller så gör man upphandlingen ordentligt från början och undviker att en tung slutfaktura dimper ned som en otrevlig överraskning för organisationen.

Vägvalet borde rimligen vara självklart – glädjekalkyler bringar ju trots allt bara glädje fram till dess att fakturan ska betalas.

Niclas Tenggren
Integrationsarkitekt på Enfo

Läs mer: DebattIt

Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer

2 kommentarer på "”Undvik dolda kostnader vid it-köp”"

  1. Småföretagaren skriver:
    20 oktober, 2020 kl. 09:44

    Helt rätt. Det finns sällan en IT-lösning som är den ultimata lösningen för alla. Det kan vara bättre att låta enheter har egna skräddarsydda lösningar som man klarar att underhålla. Enda kravet är att det går att kommunicera mellan systemen även om det kan kräva en insats. Totalt sett effektivare och man kan ta små säkrare steg i IT-utvecklingen.

  2. Niclas Tenggren skriver:
    23 november, 2020 kl. 09:29

    Tanken med skräddarsydda integrationslösningar för olika enheter inom ett företag är god, men det finns risker. Det är inte helt ovanligt att den sammanlagda kostnaden för licenser för dessa individuellt upphandlade integrationslösningar vida överstiger licenskostnaden för en gemensam central plattform. Det är dock ofta möjligt att avgränsa licenserna till användning inom en företagsenhet eller till ett ändamål och då hålla ner kostnaden för licenserna.

Lämna ett svar

Din e-postadress kommer inte publiceras. Obligatoriska fält är märkta *

Fler nyheter

Tranås kommun utreds igen

Efter en anonym anmälan återupptar Konkurrensverket den nedlagda utredningen av Tranås kommuns affärer med delvis kommunägda bolaget Tranås United.

Så mycket tjänar upphandlare

42 436 kronor i månaden. Så hög är medellönen för upphandlare i kommuner och regioner. Men skillnaden mellan olika delar av landet är stor.

Trafikverket häver jättekontrakt

Trafikverket häver kontraktet med entreprenören som bygger deletapp Haga, i Västlänken i Göteborg. Huvudskälet är omfattande och tilltagande förseningar.

Andel prövningar ned 20 procent

Andelen överprövningar minskade med 20 procent från 2020 till 2021. Det visar statistik från Upphandlingsmyndigheten.

Lämnar UHM för advokatfirma

Karriär

Upphandlingsmyndighetens chefsjurist Anders Asplund går till en advokatfirma som byggts upp av Konkurrensverkets tidigare chefsjurist Per Karlsson.

Foto: Stockholms stad och Mostphotos

Tar strid mot kriminella

Stockholms stad har tröttnat på yrkeskriminella som skor sig på stadens upphandlingar. Nu ska personal som arbetar med utbetalningar utbildas för att upptäcka fel.

Lediga jobb

Strategisk inköpare till Specialpedagogiska skolmyndigheten

IT-upphandlare till Haninge kommun

Sugen på att bli upphandlings­konsult inom IT eller bygg?

  • Strategisk inköpare till Arbetsförmedlingen
  • Bolagsjurist till Adda
  • Kategoriledare till Statens fastighetsverk
  • Verksjurister till säkerhetspolitisk myndighet
  • Kvalificerad Inköpare till vårt huvudkontor i Borlänge
  • Upphandlingschef till Nässjö kommun

Senaste nyheterna

Tranås kommun utreds igenTranås kommun utreds igen
Så mycket tjänar upphandlareSå mycket tjänar upphandlare
Trafikverket häver jättekontraktTrafikverket häver jättekontrakt
Andel prövningar ned 20 procentAndel prövningar ned 20 procent
Lämnar UHM för advokatfirmaLämnar UHM för advokatfirma
Tar strid mot kriminellaTar strid mot kriminella
Strängnäs styr med serierSträngnäs styr med serier
”Varde kategoristyrning””Varde kategoristyrning”
ANNONS FRÅN UPPHANDLING24

Lär dig skriva bättre avtal

Avtalet är kärnan i affären och avtalsrätten i sig regleras inte i LOU. Därför är det viktigt att du som upphandlare sätter dig in i hur du formulerar korrekta avtal och vad du bör tänka på för att säkerställa en bra affär.

Senaste kommentarerna

  • Ingen likabehandling i FalkenbergVänskapskorruption
  • Ingen likabehandling i FalkenbergDetta är inget annat än vänskapskorruption och skall också behandlas som det, det är ju uppenbart att den aktuella leverantören...
  • Nu startar lönekartläggningenÄr redan prenumerant.
  • Ingen likabehandling i FalkenbergLite slarvigt formulerat av mig. De delarna i händelsekedjan - 9/4 och 18/5 - har uppdaterats.
  • Ingen likabehandling i FalkenbergSakfrågan tycks vara ställd bortom allt tvivel, men jag har en undran kring rapporteringen. "FF:s anbud ligger över kommunens kostnadsram...

Aktuella utbildningar

  • Anbuds­utvärdering | 7 mars 2023 – 1 plats kvar
  • Agil upphandling | 9 mars 2023
  • Kvalificerad entreprenad­upphandlare | 14-15 mars 2023
  • Säkerhetsskyddad upphandling | 16 mars 2023
  • Få fart på er avtals­förvaltning | 21 mars 2023
  • Förhandling som redskap inom offentlig upphandling | 22 mars 2023
  • Praktisk avtalsrätt inom LOU och LUF | 23 mars 2023
  • Kvalificerad IT-upphandlare | 29-30 mars 2023
  • LOU på två dagar | 19-20 april 2023
  • Ramavtal – fördjupnings­kurs | 3 maj 2023
  • Hållbar upphandling | 10 maj 2023
  • Leda upphandlingar effektivt | 11 maj 2023
ANNONS FRÅN UPPHANDLING24

Utnyttja möjligheten att förhandla

Möjligheterna att förhandla inom offentlig upphandling är större än de flesta tror och ger oftast en bättre affär. Men det krävs kunskap i regelverket och i hur du praktiskt går till väga för att förhandla framgångsrikt. Petra Rantzow lär ut sina bästa tips.

Få vårt nyhetsbrev

Håll dig informerad om de senaste nyheterna inom offentlig upphandling! Prenumerera på Upphandling24:s kostnadsfria nyhetsbrev.

Prenumerera, nyhetsbrev
Typ av verksamhet *
Specialområde
Jag godkänner att mina uppgifter lagras (integritespolicy) *

RSS Analyser från Inköpsrådet

  • Ingen fråga, ingen skada
  • Fler nyheter som påverkar it-avtal
  • Ursäkta, vad är klockan? (Del 2)
  • Kontraproduktiv begäran om sekretess
  • Bevis krävs för ”Hamburgundantaget”
  • Nytt år, nya möjligheter!
  • Ha en plan för den digitala revolutionen
  • Skynda långsamt?
  • Negativt pris kan också vara ett pris
  • Tillsammans kan vi få cirkulär ekonomi

Om Upphandling24

Upphandling24 ges ut av PMP Public Media Partner AB. Ansvarig utgivare: Helle Kierkegaard

Kontaktuppgifter

Postadress: Upphandling24, c/o Garamond, Mariebergsgatan 15, 112 19 Stockholm
Besöksadress: Tegnérgatan 39,  Stockholm

Länkar

Personuppgiftspolicy »
Prenumerera på nyhetsbrev »
Annonsera »