”Upphandling förändras i grunden”

Världen befinner sig just nu i en av de mest allvarliga kriser vi upplevt i modern tid. Hur vår vardag och vårt arbetsliv ser ut när coronapandemin nått vägs ände är det ingen som vet men att den redan nu påverkar i stort sett samtliga branscher lär inte ha undgått någon.

Dels så klart genom dystra rapporter om permitteringar och konkurser, dels att vi är flera som snabbt behövt ställa om för att kunna utföra våra sysslor.

Alla vi som dagligen arbetar med upphandlingar märker kanske inte av några direkta följder av coronakrisen – givet att upphandlingar är långsamma processer med en naturlig eftersläpning. Däremot går det redan nu att förstå hur den här krisen framöver kommer förändra även vårt område.

Hållbarhet ännu mera självklart
Hållbara upphandlingar över hela leveranskedjan har varit ett fokusområde under flera år nu och de allra flesta organisationer är också duktiga på att ta hänsyn till vår miljö.

Samtidigt saknas det stundtals initial förståelse för grundläggande delar som tillgång och transport. Exempelvis arbetade vi på Dell Technologies med en större organisation som ville ha leverans snarast möjligast, något som rimmade illa med dess i övrigt starka miljöfokus. Efter diskussion ändrades visserligen kraven men det sätter ändå fingret på något oerhört viktigt. 

Korta leveranstider betyder nästan alltid att de tillverkare som vill och kan möta upp behöver tumma på hållbarheten och välja flygtransport framför mer miljövänliga alternativ. Men i tider av kris får fabrikerna allt svårare att leverera med kort varsel, därmed behöver alla bli bättre på att tänka långsiktigt.

Även co2-avtrycket minskar tack vare att det inte längre går att resa i lika stor utsträckning – mycket positivt givet att de flesta organisationer har minskade utsläpp som en kravbild.

Dessutom får det förhoppningsvis en positiv effekt på arbetsförhållanden i fabriken. Vikten av att upprätthålla lagar och riktlinjer om hälsa och säkerhet har aldrig varit viktigare än nu.

Vi har goda förhoppningar att tankesättet lever kvar framöver när rutinerna har satt sig.

Komponentföränding tar plats i upphandlingen
Vid tidigare upphandlingar av it-lösningar har prisbilden på komponenter varit närmast en icke-fråga, helt enkelt eftersom den i stort sett varit densamma över lång tid.

Men när en hel del fabriker behöver hålla stängt eller inte klarar av att arbeta för fullt ökar också priset på komponenter, dels som ett resultat av större efterfrågan, dels på grund av längre och dyrare leveranser.

Det bidrar till att man framöver bör inkludera en möjlighet för komponentprisförändring i upphandlingen, likt den prisklausul för valutaförändring som i dag är en självklarhet. 

Vår kravbild förändras i grunden
På rekordkort tid har det blivit en självklarhet att ha digitala möten där det tidigare sågs som något otänkbart. Att vi skulle bortse från det när vi är tillbaka på våra kontor vore lika märkligt som tråkigt.

Likaså lär det framöver bli en självklarhet att kunna ansöka om jobb oavsett var i landet vi befinner oss. Organisationer behöver därmed ha färdiga lösningar för att kunna hävda sig i konkurrensen om framtidens medarbetare. Där blir upphandlingen ett nödvändigt verktyg.

Tillsammans med Kammarkollegiets allt striktare krav på hållbarhet – man inkluderar bland annat området även vid nya datacenter – bidrar nuvarande situation till att vi går vi mot en framtid där vi i upphandlingsfasen än tydligare skyndar på digitaliseringen och får med oss ett självklart hållbarhetstänk över samtliga led.

Och det är något oerhört positivt.

Katarina Kenne
CSR-ansvarig på Dell Technologies i Sverige