Det finns onekligen juridiska risker med att genomföra intervjuer vid offentliga upphandlingar.
Grundregeln är att samtliga anbud ska lämnas kompletta och skriftligt senast vid sista anbudsdag. Lägg därtill att möjligheten att genomföra förhandlingar är begränsad. Med beaktande av de förutsättningarna finns det självklart de som ifrågasätter om det överhuvudtaget är förenligt med LOU att genomföra intervjuer.
En ren anbudspresentation som inte på något sätt beaktas vid prövning eller utvärdering av anbuden är inte lika enkel att ifrågasätta. Men just att den varken påverkar prövning eller utvärdering är även den affärsmässiga svagheten.
Jag har svårt att se någon större nytta av att genomföra den typen av anbudspresentationer. De gånger jag har varit med om anbudspresentationer blir det tämligen krystade tillställningar och det har även hänt att de som medverkat ändå velat beakta dem vid utvärderingen. Så mitt råd till dig blir att i flertalet fall avstå från anbudspresentationer och i stället göra en bedömning om du tror att intervjuer på ett avgörande sätt kan bidra till en bättre anbudsutvärdering och väga den fördelen mot den juridiska risken.
Ska du genomföra intervjuer är det viktigt att förutsättningarna beskrivs på ett bra sätt i förfrågningsunderlaget. Det är även viktigt hur de i praktiken genomförs och hur de beaktas vid bedömningen av anbuden.
Magnus Nilsson
De upphandlingar som jag har genomfört som jag värderar högst på min meritlista är de med presentationen som en del i utvärderingen. Speciellt de med estetiska inslag. Jury med de som ska beställa samt öppen och tydligt redovisat resonemang och poängsättning. Anbudsgivarna känner sig ofta rättvist behandlade och sedda när de fått visa sina produkter/tjänster, även om de sedan förlorar. Mer presentationer för bättre upphandlingar!
Det kan mycket väl vara så att anbudspresentationer uppskattas av alla, men man bör alltid fråga sig vad en intervju eller en anbudspresentation tillför upphandlingen. Min uppfattning är att det inte tillför något! Allt man kommer få höra är hur bra allting har fungerat tidigare (i princip), men frågan kvarstår – kommer samarbetet fungera lika bra under den kommande avtalsperioden? Ingenting kan nämligen garanteras förutom en sak – de människor som var med vid intervjun/ anbudspresentationen kommer inte vara desamma vid avtalsperiodens slut likaså kommer personalomsättningen hos framförallt entreprenören påverka samarbetet mellan Entreprenör och Beställare. Beroende på hur viktningen såg ut i upphandlingen kan man alltid säga att i en upphandling i vilken intervjuerna eller anbudspresentationen hade ett stort värde, och där den med bäst presentation eller svar tilldelades ett kontrakt, men som senare inte upprätthöll de löften som gavs då vid presentationen / intervjun egentligen inte borde ha fått uppdraget från första början, eftersom någon annan kanske skulle upprätthållit sina egna löften. Det är således min bestämda uppfattning att om man ställer bra krav och säkerställer ( slaviskt) att leverantörer upprätthåller sina löften genom uppföljning kommer man som beställare att få en ypperlig leverans år 1 till år 4.
Jag ser ett stort värde i att genomföra intervjuer när jag upphandlar konsulter av olika slag. Jag skulle nog säga att det är det enda realistiska sättet att på allvar kunna utvärdera en konsults kompetens och förmåga att leverera i den psykosociala miljö där konsulten ska verka. Det kräver dock ett tydligt protokoll för intervjun och bedömningskriterier som kompletterar en bedömning av konsultens formella kompetens och erfarenhet. När det gäller upphandlingar med komplexa leveranskedjor kan intervjuer med de som ska sköta planering, uppstart och leveranser i början av avtalsperioden också ha ett värde, just i form av att skapa utrymme för att utvärdera kompetensen och förmågan att förstå de komplexa samband som uppkommer i vissa leveranser. Den typen av värdering kan knappast vara alenarådande avgörande för bedömningen av anbudet men väl vara ett viktigt komplement.
Jag håller dock helt med om att det är en utvärderingsform som måste hanteras med tydlig stringens i både utförande och värdering.