Det är ingen hemlighet att avtalsuppföljningen ofta varit eftersatt i offentlig sektor. I många fall läggs så stort fokus på själva upphandlingen att det glöms bort att syftet med offentlig upphandling är att göra förmånliga inköp för att tillgodose myndigheternas behov av bra varor och tjänster. Vi har därför med stort intresse noterat att frågor om uppföljning av upphandlade avtal har behandlats i flera viktiga dokument som publicerats under 2011, t.ex. Kammarkollegiets vägledning ”Kontraktsuppföljning – säkerställ goda affärer genom att följa upp”, Upphandlingsutredningens delbetänkande (SOU 2011:73) och Konkurrensverksrapporten ”Osund strategisk anbudsgivning i offentlig upphandling”.
Utgångspunkten bör alltid vara att ett upphandlat avtal ska tillämpas i enlighet med de avtalade villkoren. Det är viktigt för att säkerställa att den upphandlande myndigheten får levererat det som upphandlats, och till de priser och andra villkor som konkurrensen i upphandlingen har resulterat i. Men det är också viktigt att tillämpa avtal korrekt för att den upphandlande myndigheten annars riskerar att bryta mot LOU. Som konstateras i Upphandlingsutredningens delbetänkande saknas det visserligen uttryckliga bestämmelser om avtalsuppföljning i LOU, men det innebär inte att det saknas regler för hantering av upphandlade avtal. Av rättspraxis, från såväl EU-domstolen som svenska domstolar, framgår att väsentliga förändringar i upphandlade avtal innebär att en ny upphandlingssituation uppkommer och att den myndighet som, aktivt eller genom passivitet, avviker från de avtalade villkoren riskerar att göra sig skyldig till en otillåten direktupphandling.
Upphandlingsutredningen konstaterar även att det finns ett stort behov av verktyg och vägledningar för uppföljning. Ett viktigt steg i den riktningen är Kammarkollegiets vägledning för kontraktsuppföljning, som innehåller handfasta råd för hur avtalsuppföljning kan ske, vad uppföljningen bör avse och vilka förutsättningar som krävs för att uppföljning ska kunna ske på ett ändamålsenligt sätt.
När det gäller nödvändiga förutsättningar påpekar Upphandlingsutredningen att avtalsuppföljning i viss mån är en resursfråga. Vi anser det därför viktigt att framhålla den nytta som bättre avtalsuppföljning ger. Mycket talar för att ökade resurser för avtalsuppföljning betalar sig i form av bättre avtalstrohet, från både myndigheter och leverantörer, vilket i sin tur ger förutsättningar för bättre affärer med mer förmånliga inköpsvillkor. Detta bör inköpare framhålla för sina chefer. Dessutom gynnar bättre uppföljning de seriösa leverantörerna som anstränger sig för att uppfylla krav och följa avtalsvillkor.
Olika år brukar tillägnas olika behjärtansvärda ändamål. Det ökade intresse för avtalsuppföljning i offentlig sektor som vi har noterat på senare tid gör att vi tror och hoppas på att 2012 kommer att bli avtalsuppföljningens år. Det skulle både upphandlande myndigheter och leverantörer tjäna på!
Kristian Pedersen partner och Sara-Li Olovsson partner, Advokatfirman Delphi
Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer