Arbeta mer med avtalet

 Med konstaterandet ovan blir avtalet en central del av upphandlingen, som kräver långt mer fokus än vad som ofta är fallet.

Så länge som avtalets villkor är kopplade till behovet finns få konflikter med LOU. Saknas denna koppling däremot, kommer en risk för brott mot proportionalitetsprincipen att uppstå. I övrigt kan allt fokus läggas på att skriva ett avtal som är balanserat, affärsmässigt och som kan fungera under hela avtalsperioden.

Ett bra avtal utgår från den tjänst som ska levereras. Kravspecifikationen kommer att vara central, där villkoren i avtalet kommer att peka på kravspecifikationen.

Hur mycket som kommer att behöva visas angående uppfyllandet av kravspecifikationen redan i upphandlingen kommer att variera. Det kan ofta finnas en poäng med att be leverantören beskriva utförandet, det vill säga hur något ska utföras för att kravet ska realiseras.

Genom en sådan beskrivning får upphandlaren något att hålla fast leverantören vid under utförandet. Det ger naturligtvis även en möjlighet att verifiera om leverantören har uppfattat uppdraget rätt, det vill säga om det som föreslås genomföras sannolikt leder till framgång.

Kravspecifikationen, eller leverantörens beskrivning av densamma, räcker dock inte. Det behövs ett genomtänkt avtalsdokument, som beskriver konsekvenserna av vad som händer om arbetet inte leder till önskat mål eller resultat.

Eller till och med vad som händer om de uppsatta målen/resultaten överträffas. Kanske finns det ett incitament att hämta för leverantören. ”Bör-krav” som inte enbart ger en rätt att leverera utan som har en konkret koppling till utförandet.

Samtidigt finns i många fall en möjlighet att ställa upp en avtalsreglering som hanterar en snabb avveckling av tjänsten genom en ensidig eller ömsesidig rätt att säga upp avtalet med ett visst antal veckor eller månaders varsel.

Med en sådan reglering, skriven på ett bra sätt, kommer endast seriösa leverantörer som verkligen tror på sin kompetens och idé att leverera.

Sannolikt till marknadsmässiga priser eftersom den som lämnar ett (onormalt) lågt pris för att sedan leverera till ett annat, kommer att få sitt avtal avslutat.

I andra fall är det inte möjligt att ha en rätt att avsluta avtalet, eftersom leveransen är långsiktig. Det kräver såklart ett annat arbete där upphandlaren, förmodligen tillsammans med marknaden, utformar ett avtal med en tydlig eskaleringstrappa och sanktioner.

Vad står egentligen emellan oss och ett sådant sätt att arbeta? Två huvudsakliga frågor, tror vi.

Den ena är att arbetssättet kräver ett ökat inslag av funktionskrav för att fungera som avsett. Så här långt har det visat sig att funktionskrav inte förekommer i särskilt många upphandlingar. Exempel finns, men är än så länge för få.

Samtidigt omfattas de flesta upphandlande myndigheter av offentlighetsprincipen, vilket innebär att det skulle vara fullt möjligt att samla de exempel som finns. En tidskrävande uppgift, såklart, men den skulle sannolikt ge stora positiva effekter.

Den andra är frågan om uppföljning. Uppföljning tar tid i anspråk och sker alltför sällan. Med ett synsätt där avtalet står i centrum, krävs en kontinuerlig uppföljning på ett annat sätt än vad som kanske sker i dag. Även här finns goda exempel som bara väntar på att sammanställas.

Det finns alltså en tröskel att ta sig över, men bakom den finns det rimligtvis en stor potential i form av att på riktigt fokusera på affären och att uppnå eftersträvat mål/resultat.

Är tiden mogen? Med de utmaningar som finns i samhället kring bristande resurser finns det ingen bättre tid. Få saker är enkla att göra, men just den här frågan blir inte enklare om vi väntar. Vem blir först att lyfta fram ett bra exempel?