“Bättre affärer och ökad kunskap”

– Vi nyanställer tre medarbetare för att klara den här övergången och jag är övertygad om att det blir bra på alla sätt: bättre affärer, mer kunskap om våra inköp och forskare och andra ute i organisationen kan fokusera på det man är bra på, säger Måns Weimarck, inköps- och upphandlingschef på Lunds universitet.

Reformen genomförs stegvis under första halvåret där de första fakulteterna ”gick över” 1 januari.

Bakgrunden är svårigheter för personal som saknar upphandlingskompetens ute i organisationen att hantera upphandlingar som kräver annonsering.

En granskning 2023 (60 stickprov) visade att endast 30 procent av handläggarna i det aktuella beloppsspannet hade tillräcklig kunskap för att utföra sitt uppdrag på ett bra sätt.

– Det är inte förvånande. En annonserad upphandling är komplicerad – oavsett om den ska genomföras enligt de direktivstyrda förfarandena eller det nationella regelverket. Har man då decentraliserat ansvaret och det görs som en sällanaktivitet av exempelvis en forskare – ja, då blir det besvärligt, säger Måns Weimarck.

För upphandlingsavdelningen har det även med tidigare modell gett en del extrajobb.

– Anställda ute på institutionerna har vänt sig till oss med en massa frågor: hur gör man? Vad betyder det här? Vad menas med efterannonsering? Ordentlig utbildning i LOU och systemvana för att jobba i ett upphandlingsverktyg saknas.

– Även om man får ihop en upphandling så blir det ofta fyrkantigt – man missar den goda affären som kanske möjlighet till förhandling. Då är det bättre att vi från upphandling tar över allt ansvar över direktupphandlingsgränsen och det är min bild också att de flesta andra lärosäten jobbar så redan, säger Måns Weimarck.

Han beskriver starten som relativt lugn.

– Utrullningsplanen bygger på att ge tid för upplärning och utbildning av de nya medarbetarna. Sedan 1 april jobbar vi för flera fakulteter som beställer mycket. Men det har inte varit så märkbart än. Mycket som köps i det här spannet handlar om utrustningar som är kopplade till beslut om anslag och där det kan gå i perioder – beroende på när på året olika forskningsstiftelser fattar beslut om anslag, säger Måns Weimarck.

Han ser ökade möjligheter till samordning när den egna avdelningen tar över ansvaret för all upphandling över 700 000 kronor.

– Förutom stor verksamhet i Lund så finns vi på flera andra platser och kan från centralt håll fånga upp behov som finns på mer än ett ställe för att skapa ramavtal istället för punktupphandlingar av enstaka objekt. Vi får också en bättre helhetsbild som stärker underlaget för vår inköpsanalys.

– Bättre affärer och ökad kunskap, skulle man kunna summera det med, säger Måns Weimarck.