Avtalstolkningar gör att billigaste leverantören kan bli dyr

I många kommuner avgör lägsta priset vid offentlig upphandling av städtjänster. Men trots ett lågt pris vid upphandlingen kan summorna i vissa fall ändå bli betydligt högre än vad som står i grundavtalet. I Värmdö kommun riktar nu biträdande förskolechef Cecilia P Höjer kritik mot att upphandlingarna leder till dyra, utdragna problem som skolcheferna får ta tag i.

– Priset är naturligtvis en faktor när det blivit dags för upphandling av städtjänster på skolor och förskolor så leverantörer med låga anbud har vunnit. Men efter avtalstolkningar och diskussioner om vilka tjänster de ska utföra så har det slutat med att de blir dyrare än flera andra leverantörer som var med under grundupphandlingen, säger hon.

Oklarheter kring vad det upphandlade avtalet kräver har lämnat leverantör och kund oense.

– Det blir en tolkningsfråga där vi tvingas diskutera om fönsterputs ingår och kämpa för att få skåp dammtorkade. Flera skolor och förskolor känner sig tvingade att köpa på sig extratjänsterna som leverantörerna säger att man måste ha för att få servicen utförd, säger Cecilia P Höjer och berättar att även tydligt förhandlade delar av kontrakten bestrids av leverantörerna trots att avtalen redan är påskrivna.

– De vann ju upphandlingen på grund av att de prispressat så mycket och utgett sig för att kunna göra arbetet på kort tid. Men när företaget väl börjar arbeta kräver de mer timmar för att hinna göra jobbet, trots att det i avtalet klart och tydligt står på hur många timmars arbete ska utföras, säger Höjer.

Sveriges kommuner och landsting, SKL, har inte fått några indikationer på detta är ett växande problem runt om i landet, men framhäver vikten av tydliga kontrakt.

– Ett avtal ska följas och större ändringar får inte göras när upphandlingen är gjord och avtalet påskrivet. Men för att undvika frågetecken om vad som ingår i tjänsten som köps är det viktigt att skriva ett tydligt avtal från början. Det bör vara tydligt vad som ingår i arbetsuppgifterna, säger Eva Sveman, jurist vid SKL.

Hur ser du på att lägsta anbudet vid upphandling kan bli betydligt dyrare i slutänden?
– Det är naturligtvis inte meningen att den som vinner en lägsta-pris-upphandling ska kunna justera upphandlingen i efterhand så att han inte blir billigast längre. Förutom att den upphandlande myndigheten skadas av ett sådant beteende är det naturligtvis inte rätt mot de övriga leverantörerna som deltog i och förlorade upphandlingen, säger Eva Sveman.

Vad skulle kunna göras för att undvika frågetecken om tolkningsfrågor i avtal?
– Jag tror att det är bra att verksamheten är delaktig i framtagandet av förfrågningsunderlaget då de har stor lokalkännedom om till exempel vilka ytor som ska dammtorkas och så vidare, säger Sveman.