Bygger sin egen AI-assistent

Allt fler använder artificiell intelligens, AI, för att underlätta arbetet. Även inom upphandlingsområdet. Men skillnaden mellan olika upphandlande myndigheter är stor. Borås stad tillhör dem som på allvar använder tekniken.

– Vi använder AI i nästan alla delar av upphandlingsprocessen, säger IT-upphandlaren Ludwig Carlsson, en av omkring 25 personer på avdelningen för koncerninköp.

Han leder avdelningens AI-arbete tillsammans med inköpsstrategen Jan Nilsson. Hittills har Borås stad mest förlitat sig på AI-verktyget Chat GPT men man har även börjat använda plattformen Intric, där man kan skräddarsy sina egna AI-assistenter.

– Vi har tagit fram en juristassistent och en upphandlingsassistent som har specifika uppgifter att stödja och hjälpa upphandlare, säger Ludwig Carlsson.

Vad ser ni som de största fördelarna med AI?

– AI har effektiviserat vårt upphandlingsarbete genom att automatisera rutinuppgifter, vilket frigjort tid för mer strategiska insatser, säger Ludwig Carlsson.

Och vad finns det för risker?

– Riskerna är att man tappar kompetens, överskattar AI:s träffsäkerhet och oavsiktligt hanterar sekretessbelagd information i osäkra system, säger Jan Nilsson.

Ett råd till andra kommuner som också vill komma igång med AI-arbetet är ge alla medarbetare en grundläggande utbildning. Men det handlar också om att höja AI- kunskapen på ledningsnivå, där kompetensen många gånger är låg, anser Jan Nilsson.

Att utgå från befintliga processer och fokusera på vad som faktiskt kan automatiseras är en annan framgångsfaktor. Samverkan är också avgörande, enligt Ludwig Carlsson.

– Både internt och mellan kommuner – för att undvika att varje verksamhet bygger egna lösningar, säger han.

Så använder Borås stad AI för upphandling

• Uppstartsfasen För att göra marknadsanalyser, samla in och sammanfatta tidigare upphandlingar samt föreslå krav och utvärderingsmodeller. Även möten och leverantörsträffar spelas in och transkriberas med hjälp av AI.
• Framtagning av upphandlingsunderlag För att generera text, förbättra formuleringar, samt ta fram förslag på kravspecifikationer och utvärderingsmodeller.
• Annonsförberedelse Innan annonsering granskar AI underlagen för otydligheter och fel. Den hjälper också till att ta fram lämpliga CPV-koder.
• Frågor och svar Under annonseringsperioden används AI för att analysera inkomna frågor och föreslå hur de bör besvaras – inklusive för- och nackdelar med att acceptera eller neka ändringsförslag.
• Utvärderingsskedet AI används ännu inte i större utsträckning på grund av sekretess, men ses som en stor framtida möjlighet.