Skip to content
  • Om oss
  • Kontakta oss
  • Nyhetsbrev
  • Annonsera
Upphandling24
  • Nyheter
    • Debatt
    • Expertsvar
    • LOU
    • Nya LOU
    • Förvaltningsrätten
    • Direktupphandling
    • Överprövning
    • Ramavtal
    • Juridisk krönika
    • Rättsfallsanalys
  • Karriär
    • Lönestatistik
    • Lediga jobb
    • Platsannonsera
    • Student
    • Utbildningar
  • Konferens
  • Utbildning
  • Nätverk
    • Upphandlare
    • Avtalsuppföljning
    • Entreprenadupphandlare
    • IT-upphandlare
  • Om oss
    • Om oss
    • Kontakta oss
    • Nyhetsbrev
  • Annonsera
    • Platsannonsera
    • Annonsera

Dokumentera alla kontakter med leverantörer

ExpertsvarJag är upphandlare och är ansvarig för en hel del olika avtal och ramavtal med olika leverantörer i olika branscher. Som ett led i vår avtalsrelation behöver jag träffa leverantörerna. Är det något jag behöver tänka på vid dessa kontakter? I så fall vad? Tacksam för handfasta tips. Anna Ulfsdotter Forssell svarar.

| 2019-04-04
Anna Ulfsdotter Forssell.

Jag behöver ofta träffa leverantörerna. Detta går vanligen till på så vis att jag bjuder in till möte för diskussion av olika punkter kopplade till befintliga avtal. Ibland ringer jag i stället upp leverantörerna och tar en diskussion över telefonen. Jag är en vän av dialog och tycker att det är jätteviktigt att måna om bra relationer med våra avtalsparter. Vad ska jag tänka på? I så fall vad?

Anna Ulfsdotter Forssell svarar: Tack för din kloka fråga. Jag vill börja med att understryka att jag helt delar din uppfattning om att det är viktigt att upprätthålla goda relationer med sina leverantörer och att dialog är bra. Det finns dock en del viktiga saker att tänka på i samband med dessa kontakter.

De grundläggande principerna gäller som bekant under genomförandet av en upphandling, vilket de flesta känner till och också tänker på.

Men de grundläggande principerna gäller även under ett upphandlat avtals löptid, och det är inte lika känt. Som du vet är likabehandlingsprincipen en av de mest grundläggande och också den mest åberopade när det gäller överträdelse av någon av principerna i överprövningsmål.

Likabehandlingsprincipen gör sig därmed också ofta gällande när det gäller kontakter med leverantörer inom ramen för befintliga, upphandlade kontrakt. Det betyder bland annat följande.

Låt säga att en myndighet har ramavtal med tre leverantörer. Kontrakt tilldelas efter förnyad konkurrensutsättning. Den upphandlande myndigheten bör behandla alla ramavtalsleverantörerna lika på så vis att möten för diskussion om ramavtalen hålls med samtliga leverantörer, var och en för sig.

Mötena bör avhandla samma punkter och alla ramavtalsleverantörer har rätt till all den information som myndigheten delar med sig av, det kan gälla rutiner, fakturering, olika typer av önskemål eller klagomål från beställare. Allt detta för att samtliga leverantörer ska ha samma information och därmed behandlas lika inför nästa förnyade konkurrensutsättning.

Om en av ramavtalsleverantörerna skulle väcka en fråga, vars svar myndigheten bedömer är viktigt för samtliga leverantörer i kommande förnyade konkurrensutsättning behöver myndigheten även informera övriga om frågan och svaret.

Det låter kanske krångligt och arbetsamt när jag beskriver det här, men det behöver inte vara det. Ett uppföljande mejl med information efter ett redan genomfört möte kan räcka. Vissa myndigheter har all information om befintliga avtal samlad på webben och då kan information lämnas där.

En annan viktig princip är transparensprincipen, eller principen om öppenhet. När det gäller möten, både fysiska och telefonmöten, vill jag också understryka vikten av att dokumentera!

Det är viktigt för öppenheten och förtroendet för myndigheten men också för förståelsen av vad som sades vid mötet och givetvis också för avtalets fortsatta tillämpning om du som ansvarig upphandlare skulle sluta. Möten initieras lämpligen via mejl med ett förslag till dagordning så att leverantören kan förbereda sig på bästa sätt.

Under mötet bör enklare tjänsteanteckningar föras och dessa bör skickas till deltagarna efter genomfört möte. Det är bra för samsynen och för avtalsrelationen! När det gäller telefonsamtal är det viktigt att dokumentera även dessa. En kort tjänsteanteckning kan räcka.

Att dokumentation är viktigt framgår också av Kammarrätten i Stockholms dom den 14 maj 2018 (mål nummer 6449-17) där kammarrätten beslutade att en upphandling skulle göras om eftersom myndigheten i fråga, Polisen, under en pågående upphandling hade haft möten med befintlig leverantör, som också var en av anbudsgivarna i den nya upphandlingen, utan att kunna visa vad som avhandlats under dessa möten.

Den sökande och sedermera klagande leverantören visade att omfattande kontakter ägt rum och då gick bevisbördan över på myndigheten på så vis att denna hade att visa vad som hade varit anledningen till dessa möten.

Om myndigheten hade haft bra dokumentation från mötena hade myndighetens objektivitet inte kunnat ifrågasättas utan myndigheten hade kunnat visa att likabehandling hade iakttagits, varvid upphandlingen inte hade behövt göras om.

Läs mer: Expertsvar

Redaktionen

red@uh24.se

Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer

Lämna ett svar

Din e-postadress kommer inte publiceras. Obligatoriska fält är märkta *

Fler nyheter

Baxar undantagsförslag vidare

Trots allvarlig kritik från Konkurrensverket går regeringen vidare med förslaget om utökade möjligheter till undantag inom försvars- och säkerhetsområdet. Ändringarna föreslås träda i kraft den 1 juli.

”Ta ansvar för uttjänt IT”

Inköpare måste ta större ansvar för problemen som uttjänta IT-produkter orsakar i utsatta områden över hela världen. Det anser TCO Development som nu godkänt två insamlingsföretag som uppfyller sociala och miljömässiga krav.

Riksbanken utreder oegentligheter

Det finns misstänkta oegentligheter i relationen mellan Riksbanken och en leverantör. Efter en visselblåsning och utredning har frågat nu nått Riksbankens personalansvarsnämnd.

Tar klivet till näringslivet

Karriär

I mitten av maj lämnar Katarina Appelqvist jobbet som inköpschef i Kungsbacka för att bygga upp konsultföretaget B3 Upphandlings nysatsning på Västkusten. ”Det känns både läskigt och superhärligt när kartan inte är ritad”, säger hon.

Foto: Ninni Andersson, Regeringskansliet.

Rundabord med sikte på ny strategi

Regeringen vill stöpa om den nationella upphandlingsstrategin till en mer praktiskt inriktad handlingsplan. Särskild vikt läggs på ökad konkurrens och att stötta offentliga inköpsorganisationer.

Lisa Hörnström

Vill skingra ”Hamburg-dimman”

Risken för att trampa över upphandlingslagarna får kommuner att tveka om samverkan med andra kommuner. Det framgår av en analys från Statskontoret, som vill att Upphandlingsmyndigheten, UHM, stärker stöd och vägledning på området.

Lediga jobb

Chef till Skolverkets inköps- och upphandlingsenhet

Upphandlare till Stockholms universitet

  • Upphandlingscontroller till Uppsala universitet
  • Upphandlingsrådgivare till Riksbanken
  • Senior upphandlare med inriktning IT till statens inköpscentral
  • Förvaltare till Statens inköpscentral
  • Upphandlare till Norrköpings kommun
  • Strateg – försörjningsberedskap Region Gotland
  • Upphandlingskoordinator till Sollentuna kommun
  • SVT söker strategisk inköpare
  • Strategisk upphandlare till Jämtkraft
  • Familjebostäder söker Strategisk inköpare
ANNONS FRÅN UPPHANDLING24

Lär dig skriva bättre avtal

Avtalet är kärnan i affären och avtalsrätten i sig regleras inte i LOU. Därför är det viktigt att du som upphandlare sätter dig in i hur du formulerar korrekta avtal och vad du bör tänka på för att säkerställa en bra affär.

Senaste nyheterna

Baxar undantagsförslag vidareBaxar undantagsförslag vidare
”Ta ansvar för uttjänt IT””Ta ansvar för uttjänt IT”
Riksbanken utreder oegentligheterRiksbanken utreder oegentligheter
Tar klivet till näringslivetTar klivet till näringslivet
Rundabord med sikte på ny strategiRundabord med sikte på ny strategi
Vill skingra ”Hamburg-dimman”Vill skingra ”Hamburg-dimman”
”Tjäna på effektiva konsultinköp””Tjäna på effektiva konsultinköp”
Stärker transporterna med nytt avtalStärker transporterna med nytt avtal
ANNONS FRÅN UPPHANDLING24

Lägg inte avtalet i byrålådan!

Likväl som du gör upphandlingar måste du jobba aktivt med uppföljningar av avtal, det är en viktig byggsten i en verksamhet och något som måste prioriteras menar Petra Rantzow, expert på avtalsförvaltning och kursledare på Upphandling24.

Senaste kommentarerna

  • Alla mot TrafikverketÄntligen händer något mot det självgoda och inkompetenta Trafikverket. Vilket annat bolag skulle försämra komforten för sina resenärer? Det räcker...
  • Sista chansen för löneenkätenHej, den publicerades de 14 februari. Läs mer här: https://upphandling24.se/sa-mycket-tjanar-upphandlare-2023/
  • Sista chansen för löneenkätenHejsan, Vecka 8 har passerat så jag undrar när årets statistik presenteras?
  • Fiskburgare i topp i jakt på matsvinnVilket utmärkt exempel på hållbarhetstänk. Bravo!
  • Sju firar tioBra jobbat, Anders!

Aktuella utbildningar

  • Kvalificerad IT-upphandlare | 29-30 mars 2023 FULLBOKAD
  • LOU på två dagar | 19-20 april 2023
  • Ramavtal – fördjupnings­kurs | 3 maj 2023
  • Hållbar upphandling | 10 maj 2023
  • Leda upphandlingar effektivt | 11 maj 2023
  • Anbuds­utvärdering | 18 oktober 2023
  • Agil upphandling | 19 oktober 2023
  • Kvalificerad entreprenad­upphandlare | 25-26 oktober 2023
  • Få fart på er avtals­förvaltning | Hösten 2023
  • Säkerhetsskyddad upphandling | Hösten 2023
  • Praktisk avtalsrätt inom LOU och LUF | Hösten 2023
  • Förhandling som redskap inom offentlig upphandling | Hösten 2023
ANNONS FRÅN AFF

Ordning och reda på avtalen

Det är viktigt att avtalen är likartade för att alla ska förstå dem, då blir det mindre risk för olika tolkningar och missförstånd. Då blir det mindre risk för olika tolkningar och missförstånd. Man kan helt enkelt fokusera på annat än olika avtalsformuleringar.

GUIDE UPPHANDLA MODULER

Guide–upphandla moduler

Ladda ner kostnadsfritt >
Upphandling24 har tillsammans med bolag i branschen tagit fram en guide för att upphandla moduler. Läs hela den 13-sidiga pdf:en och få tips och råd från upphandlare, leverantörer och jurister.

Få vårt nyhetsbrev

Håll dig informerad om de senaste nyheterna inom offentlig upphandling! Prenumerera på Upphandling24:s kostnadsfria nyhetsbrev.

Prenumerera, nyhetsbrev
Typ av verksamhet *
Specialområde
Jag godkänner att mina uppgifter lagras (integritespolicy) *

RSS Analyser från Inköpsrådet

  • Vad omfattas egentligen av sekretess?
  • Dialogmöten höjer konstens kvalitet
  • Då ska ska-kraven vara uppfyllda
  • Det positiva med överprövning
  • Några betalar men ingen kan uteslutas
  • Bevis för onormalt lågt pris i anbud
  • Intervallutvärderingens sista suck
  • Medvetet oförstående eller okunniga?
  • Hittade vägen till nya normer
  • Förutsättningar för prisavdrag

Om Upphandling24

Upphandling24 ges ut av PMP Public Media Partner AB. Ansvarig utgivare: Helle Kierkegaard

Kontaktuppgifter

Postadress: Upphandling24, c/o Garamond, Mariebergsgatan 15, 112 19 Stockholm
Besöksadress: Tegnérgatan 39,  Stockholm

Länkar

Personuppgiftspolicy »
Prenumerera på nyhetsbrev »
Annonsera »