Dukat för julbord

Avtalet mellan universitetet och Förmedlingsmäklarna börjar formellt att gälla 1 april.

-Vid avtalsskrivningen så var alla parter enormt lättade och glada över att detta äntligen blivit klart, då det blev till en väldigt stor och påfrestande situation internt för alla på Stockholms universitet. Många blev väldigt insatta i situationen, eftersom att det i praktiken berörde alla, säger Linn Andersson, en av Förmedlingsmäklarnas grundare.

-Vi är glada över att detta nu är över, att vi har rätten på vår sida och att vi får vara den tilldelade parten, som får hjälpa till och boka in julbord för Stockholms universitet. 

Lärosätet – med över 5000 anställda – valde att avbryta en första upphandling 2018 med hänvisning till otydligheter i förfrågningsunderlaget.

Verksamheterna fick då direktiv om att själva boka restaurang med resultatet att universitetet drog på sig en upphandlingsskadeavgift på 160 000 kronor.

Den uppföljande upphandlingen hann efter överprövningar inte bli klar till fjolårets julbord och då valde universitet en modell med catering.

-Vi har ramavtal för cateringtjänster där ett flertal leverantörer ingår och valde att anlita dem för julborden ifjol. Men de avtalen var inte riktigt dimensionerade för den stora volymen beställningar som skulle levereras till våra verksamheter under den korta period det är aktuellt med julbord. Cateringföretagen gjorde ett fantastiskt jobb med att försöka tillmötesgå våra behov och det löste sig ändå ganska bra, säger Susanne Ekman, upphandlingschef på Stockholms universitet.

Avtal för julbordsförmedling har nu kunnat skrivas sedan Högsta förvaltningsdomstolen, HFD, upphävt ett tidigare interimistiskt beslut som hindrat universitetet från att ingå avtal.

Det är en av de tre anbudsgivarna som klagat på att universitetet krävt ett elektroniskt formulär för egenförsäkran, men inte fått något domstolsgehör för sina invändningar.

Universitetets ramavtal med Förmedlingsmäklarna har en fast period på två år och med förlängningsoption 1+1 år.

-Det känns fantastiskt skönt. Syftet med att vi en gång gick ut för att upphandla en sådan här mäklartjänst var att underlätta beställningsflödet för verksamheterna. Konkurrens i sig har upprätthållits men det har tagit mycket tid för medarbetare att beställa julbord och med en mäklartjänst underlättas hela processen, säger Susanne Ekman.

Förmedlingsmäklarna – med bokningstjänsten och varumärkesnamnet Festmäklarna – har sedan tidigare ramavtal för julbordsförmedling med Stockholms läns sjukvårdsområde, SLSO.

Konceptet med julbordsförmedling bygger på att enheter inom universitetet direkt kan boka julbord via ett webbsystem, alternativt fyller i ett bokningsformulär för att samma dag få förslag genom bokningstjänsten på minst tre restauranger utifrån önskemål som angetts.