I vad som kan vara kommunens första upphandling av en idéburen organisation har Borlänge skrivit avtal med Fryshuset som går in som ny aktör för verksamheten Cozmoz Arena, som samlar verksamheter för unga som musikskolan, Cozmoz Arena Ungdomskultur och arbetsmarknadsenheten ung.
– Vi är mycket nöjda med att Fryshuset går in som ny aktör för ungdomsverksamheten Cozmoz Arena, eftersom ”Fryshusandan” stämmer väl överens med våra värderingar. Deras arbete går ut på att finnas till för alla unga och fokuserar särskilt på dem som lever i eller riskerar att hamna i utanförskap, säger Kenneth Persson (S), arbetsmarknads- och socialnämndens ordförande.
Avtalet mellan Borlänge kommun och Fryshuset gäller i 3 år, med option på ytterligare ett år. Fryshuset finns idag med egna verksamheter i Stockholm, Skärholmen, Husby, Göteborg, Malmö, Kalmar och Danmark. Verksamheterna sträcker sig idag från skola till kultur och nöjen vidare till projekt som riktar in sig på sociala utmaningar.

Kommunen jobbade för en lösning under drygt två år och valde till slut att gå ut med en upphandling, en upphandling som konsulten Mathias Sylvan tycker skötts exemplariskt från kommunens sida.
Han berättar att avtalet innebär att den externa aktören tar över personal och flyttar in i kommunens lokaler.
– Detta i sig har inneburit en större utmaning än normalt att ta fram de kommersiella villkoren i förfrågningsunderlaget, säger upphandlingsjuristen Mathias Sylvan som varit kommunens konsult i upphandlingen.
Han vill särskilt lyfta fram att kommunen ansträngt sig för att få konkurrens, men också att upphandlingen genomförts enligt konstens alla regler, inklusive en annonserad remiss.
– Ett preliminärt förfrågningsunderlag annonserades på remiss dels för att få externa synpunkter men också för att sprida kännedom om upphandlingen. Därefter annonserades den skarpa upphandlingen som hade en lång anbudstid för att ge leverantörer möjlighet att sätta sig in i kommunens ungdomsarbete och eventuellt besöka kommunen. Anledningen till att det trots detta bara kom in ett anbud tror jag beror på att Fryshuset har en unik kompetens och erfarenhet, säger Mathias Sylvan till Upphandling24.
Louise Kihlborg, projektledare på utvecklingskontoret i Borlänge kommun håller med om den bilden.
– Under upphandlingsperioden har vi försökt få en konkurrenssituation, vi har lagt ut förfrågningsunderlaget på remiss för att få synpunkter från potentiella leverantörer och vi la ut underlaget under åtta veckor för att ge möjlighet till så många aktörer som möjligt att delta i upphandlingen, säger h0n.
Vad var det knepigaste med att ta fram ett förfrågningsunderlag i detta fall?
– Från kommunens perspektiv var det krångligaste att beskriva i ord vad vi vill att en extern aktör ska bidra med som ger ett mervärde jämfört med den verksamhet som bedrivs i kommunen idag. Rent juridiskt var de största svårigheterna kring att vi vill att den externa aktören tar över kommunens personal och att man ska få nyttja kommunens lokaler kostnadsfritt under avtalstiden. Vi har haft ett mycket bra konsultstöd i Mathias Sylvan under denna resa, säger Louise Kihlborg till Upphandlin24.
Vad är du mest nöjd med i denna upphandling?
– Jag är mest nöjd med modellen för utvärdering av anbud: kommunen tog fram ett fast pris och utvärderade enbart på kvalitet utifrån att man ska ge ett mervärde jämfört med kommunens verksamhet idag, säger Louise Kihlborg.
Det är en modell som Mathias Sylvan också tycker varit framgångsrik.
– Anbudet har fått betyg utifrån i vilken utsträckning de medför mervärden jämfört med det ungdomsarbete som kommunen bedriver idag. Upphandlingen är också ett bevis på att idéburna är väl så kompetenta och konkurrenskraftiga som kommersiella aktörer. Kommunen fick ett mycket proffsigt anbud, säger Mathias Sylvan.
Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer