Upphandling24 har i en enkätundersökning bland landets upphandlare kartlagt hur man arbetar med beredskap i sina upphandlingar och vilken kunskap man har om vad som krävs för att trygga viktig försörjning.
Undersökningen visar att fler än 8 av 10 saknar verktyg eller metoder för att kartlägga möjliga försörjningsrisker i verksamheterna de upphandlar för och att 65 procent uppger att de inte har eller inte vet om de har kartlagt riskerna – trots att en majoritet av de tillfrågade uppger att de upphandlar för verksamheter som är samhällsviktiga.
Enligt Ann-Eva Askensten, avdelningschef på Upphandlingsmyndigheten, är resultaten inte helt överraskande.
– Upphandling24:s undersökning kompletterar och fördjupar Upphandlingsmyndighetens egen bild av hur det är ställt med att säkerställa robusthet i försörjningen. Både kommunerna och de statliga verksamheterna har långt kvar att gå, konstaterar hon.
De som har kartlagt möjliga försörjningsrisker i sina verksamheter har bland annat identifierat vilka avtal som är kritiska och utökat force majeure-klausuler för att säkerställa leveranser, listat kritiskt förbrukningsmaterial som alltid måste finnas och tagit in konsulthjälp för att granska cybersäkerhet och krisberedskap i sin organisation.
FAKTA OM UNDERSÖKNINGEN:
264 upphandlare har svarat på undersökningen.
Undersökningen utfördes i februari 2025.
Fler än hälften av upphandlarna i enkäten är inte helt säkra på vad som menas med beredskap i upphandlingar och bara drygt 2 av 10 vet vilka upphandlingsaspekter som kan aktualiseras när upphandlande myndigheter behöver tillgodose behov som uppkommit med en anledning av en akut situation. Inte ens en av tio vet hur ett avtal bör utformas för att trygga viktig försörjning i händelse av kris. Knappt 4 av 10 uppger att man inte vet och resterande att man vet till viss del.
Bland dem som varit drabbade av en kris i verksamheten de upphandlat för, exempelvis elavbrott, leveransproblem och avbrott i mobilnät, anser en majoritet att de kunnat eller kanske kunnat förebygga det inträffade genom att upphandla annorlunda.
Trots det är det ett stort antal upphandlare som inte har tillräckliga kunskaper för att ta med beredskapsaspekter i upphandlingarna och bara en femtedel har deltagit någon form av kunskapshöjande insats kring upphandling och beredskap.
Läs mer i Upphandling24:s rapport.
FAKTA: SAMHÄLLSVIKTIG VERKSAMHET
Till samhällsviktig verksamhet hör bland annat livsmedelsförsörjning, hälso- och sjukvård, transporter, elförsörjning – kort sagt sådant som är av betydelse för att upprätthålla viktiga funktioner i samhället.
Väldigt intressant läsning, som förhoppningsvis kommer leda till satsningar runt om i landet som i sin tur resulterar i mer kunskap när det gäller beredskap i upphandlingar.
Det står att man kan läsa mer i Upphandling24:s rapport, men länken funkar tyvärr inte.
Varför är frågan ställd till upphandlare? Naturligtvis ska den kunskapen finnas i en organisation men den behöver inte finnas hos upphandlaren. Upphandlaren ska vara expert på att, i samverkan med andra kompetenser, utforma upphandlingar på ett sätt som motsvarar en verksamhets beskrivna behov. Ansvaret att formulera behoven, inklusive att kartlägga möjliga försörjningsrisker, ligger på den aktuella verksamheten.
Hej Emelie! Tack att du uppmärksammade att länken inte fungerade, det är nu fixat och du kan läsa rapporten här:
https://upphandling24.se/wp-content/uploads/2025/05/Beredskapsrapport-3_3.pdf
Mycket ansvar och kunskap finns absolut inom organisationen. Men den kunskapen bör absolut finns även hos upphandlarna.
I vissa upphandlingar och i avtalet kan det ju vara aktuellt att beröra delar som:
– Ska leverantören lagerhålla en viss volym eller kritiska reservdelar?
– Ska man ställa krav på kontinuitetshantering för leverantörens verksamhet?
– Vad ska gälla för leverantörer som har underleverantörer i flera led, när det gäller varor och tjänster till samhällsviktig verksamhet?
Ökad leveranssäkerhet och robusthet är kostnadsdrivande och därför är det viktigt att upphandlare har kunskap om i vilka upphandlingar det behöver säkerställas.
De frågor du ger exempel Emelie är inte frågor som jag som upphandlare vanligtvis kan, eller kommer att kunna, svara på. En upphandlare ska vara skicklig på att utforma en upphandling i enlighet med verksamhetens behov men inte på att definiera behovet.
Mitt ansvar som upphandlare är att ställa frågor om behovet men de som kan verksamheten är också de som kan avgöra om det finns reservdelar som är kritiska eller om leveransen av varan/tjänsten är så kritisk så att det finns behov av en kontinuitetsplanering för leverantörens verksamhet. Om det behovet finns kan upphandlaren, med hjälp av den sakkompetens som finns hos övriga deltagare i upphandlingsprojektet, utforma lämpliga krav.
En upphandlare gör ingen upphandling. Det är den samlade kompetensen i upphandlingsprojektet som är avgörande för en lyckad upphandling.