Gott om tid nyckel till lyckad innovationsupphandling

Innovationsupphandling, funktionsupphandling och offentligt-privat innovationssamarbete, OPI, är några exempel på alternativ till den gängse modellen; att specificera en befintlig lösning eller produkt ned till minsta detalj.

Detta kan begränsa möjligheten för andra, alternativa och nyskapande alternativ att konkurrera med de beprövade. Det är svårt att hitta exempel på genomförda OPI:er i Sverige, modellen har inte fått samma genomslag i Sverige som i Danmark, men det avfallsbolaget NSR som delägs av Helsingborgs Stad har testat genom ett projekt som Upphandling24 skrivit om tidigare.

Helsingborgs stads satsning på innovationsinspiration inleddes med ett första halvdagsseminarium i april med ett 80-tal anställda från stadens förvaltningar och bolag.

Helsingborgs stadsdirektör Palle Lundberg konstaterar att staden har en ung, växande och mångkulturell befolkning, något som enligt honom hanteras på ett bra sätt i nuläget.

Men, precis som för andra kommuner finns framtida utmaningar kring ekonomi, att få nyanlända i sysselsättning och en ”felrädsla” som Palle Lundberg kallar det, något som gör att många kommunanställda drar sig för att tänka nytt och våga misslyckas.

– Vi vill skapa en kultur kring innovationer, mod, lekfullhet och att våga, säger Palle Lundberg och exemplifierar med några lyckade projekt, bland annat en app för snabb bygglovsansökan.

Enligt stadsdirektören krävs mod att kunna tänka stort. Samtidigt ska man starta i det lilla för att ha råd att misslyckas, men om det funkar ska det kunna skalas upp.

– Målet är att lära oss att våga testa, att sprida de goda exemplen och bli Europas häftigaste stad, säger Palle Lundberg.

Rikke Bastholm Clausen driver Innoba, ett danskt företag som fungerar som partner och projektledare för organisationer som vill utveckla sitt innovationsarbete. Hon vill gärna avdramatisera ämnet, att få uppdragsgivarna att våga prova på innovationsupphandling och inse att det inte är så svårt, bara man avsätter ordentligt med tid och har en god dialog med marknaden.

Hon ser det som självklart att i första hand tala om vilket behov man har, snarare än att definiera det som redan finns. Dessutom menar Rikke Bastholm Clausen att ju öppnare man är för dialog med marknaden, desto precisare kan man beskriva sitt behov och få bättre lösningar.

– Planera noga, tänk innovation i alla uppdrag och bjud in andra leverantörer och organisationer till ditt arbete.
Också Upphandlingsmyndigheten var på plats, representerad av innovationsstrategen Niklas Tideklev.

Även han poängterar att det är viktigt att börja i tid, ha en omfattande dialog med näringslivet, tänka på funktion snarare än specifikation och använda förhandlat förfarande i större utsträckning, men även att arrangera innovationstävlingar, använda sig av förkommersiell upphandling och OPI eller ”hackathons”.

– Det är branschens eller produktens mognad som avgör förfarandet, menar Niklas Tideklev.

Han påpekar att man måste flytta tyngdpunkten i arbetet. Det är viktigt ha mer fokus på förarbetet, att ta in upphandlingsfunktionen i organisationen på ett tidigt stadium i processen och jobba tvärfunktionellt.
Axel Victorin