Livsmedelsupphandlingar leder ofta till strul och överprövningar. Ett sätt att lösa matkaoset är kombinatorisk upphandling, där en leverantör kan lämna anbud både på enstaka eller flera delar i en affär. Dessutom kan leverantörer erbjuda rabatt om de får flera kontrakt.

Anders Lunander forskar om offentlig upphandling vid Örebro universitet och jobbar som konsult inom upphandling. Enligt honom är det klokt att dela upp en livsmedelsupphandling i så små delar som möjligt.

– På så sätt skapas en integrerad marknad i stället för en massa små marknader.

Det innebär exempelvis att en liten leverantör kan lägga ett bud på exempelvis delsortimentet bröd, medan den större leverantören kan lägga bud på bröd, kött, frukt och transporter.

Den större leverantören kan då också villkora sitt anbud genom att lämna ett bättre pris för alla fyra delarna eftersom det skapas samordningsvinster.

Men en liten leverantör tillåts också att meddela begränsad kapacitet. Det innebär att ett litet företag kan vara med och lämna bud på allting utan att riskera att få en för stor order.

Exakt hur uppdelningen ska se ut kan inte sägas generellt utan måste anpassas från kommun till kommun, beroende på förutsättningarna.

Önskemål kan kombineras

Den kombinatoriska upphandlingen kan även modifieras genom att upphandlaren lägger fram olika önskemål och krav, exempelvis att potatisen ska vara ekologisk om det inte innebär att kostnaden blir mer än en viss summa högre än det lägsta priset.

Upphandlaren kan även begränsa hur pass stora paketbuden eller rabatterna får vara för att minska risken för att en stor aktör tar hela upphandlingen själv.

”Tala om vilka delar som finns att bjuda på. Det är separata kontrakt men de går att kombinera”

Anders Lunander, forskare och konsult

– Låta marknaden bestämma sammansättningen av grupper, men sedan ska du sätta upp regler så att du inte underlättar för en stor leverantör att ta allt – om han inte ger ett jättebra pris, förstås, säger Anders Lunander.

Hur löser jag allt det här rent praktiskt?

– Du går ut med förfrågningsunderlag och talar om vilka delar som finns att bjuda på. Det är separata kontrakt men det finns möjlighet att kombinera kontrakten. Dessutom är det möjligt att bryta ut transporterna. Sedan säger du exempelvis att du kommer att titta på lägsta pris och välja de ekologiska leverantörerna – om inte deras bud överstiger en viss merkostnad.

– Man kan lägga in en rad olika önskemål, men de måste självklart vara kompatibla med lagstiftningen. Det är lite oklart vad man får kräva om exempelvis djurskydd, därför är det viktigt att du kollar upp så att det blir rätt.

Önska – men kolla lagen

För att klara av de här komplicerade uträkningarna duger det inte med något litet hemsnickrat datorprogram, enligt Anders Lunander. Trade Extensions, det företag där han jobbar som konsult, är ett av de få företag som har beräkningsteknik för att lösa den här typen av anbudsgivning.

– Jag tycker inte att kommunerna borde avskräckas av priset med tanke på vilka problem och kostnader de har när det gäller livsmedelsupphandlingar. I dag blir det ofta överprövningar och leverantörerna klagar på att det inte är tillräcklig transparens, och den transparensen kan du få in med ett sådant system.

Vilka nackdelar innebär det att införa det här?

– Nackdelen med offentlig upphandling i dag är att mindre företag tycks uppfatta det som krångligt och kostsamt att lämna ett bud, och därför kan de dra sig för det. Kommer du med ett sådant system så kan det initialt verka mödosamt att sätta sig in i, men om du berättar exakt vilka möjligheter det erbjuder så ser de snart fördelarna. Det är viktigt att inte göra det för krångligt.

Hur påverkar lösningen konkurrensen?

– Ju fler delar man har i en upphandling, desto fler företag kan man potentiellt få som leverantörer. Många leverantörer innebär att det kan finnas samordningsvinster som kan gå förlorade, men om du tillåter kombinatorik tillåter du även företag att lägga stora paketbud, och det gör att konkurrensen ökar.Risken är att om det finns en eller två stora leverantörer kan de lägga paketbud med rejäla rabatter för att på så vis försöka slå ut de små.

Strö grus i maskineriet

– Du kan strö grus i maskineriet genom att exempelvis säga att ett paketbud maximalt får innefatta fem delar, av säg totalt sju delar. Då måste leverantörerna lägga två paket. Ett av paketen kan slås ut av de små leverantörernas olika småbud. Men återigen, det är inte säkert att det är bra eftersom det kan leda till högre priser – det är en avvägning som måste göras i varje enskild upphandling.

Valfritt. Den kombinatoriska upphandlingen innebär exempelvis att en liten leverantör kan lägga ett bud på delsortimentet potatis medan den större leverantören kan lägga bud på potatis, rädisor, purjolök och transporter.

Hur påverkas priserna?

– Jag brukar säga att besparingarna blir två till sex procent. Det är inte så mycket procentuellt sett, men med tanke på volymen är det ett antal miljoner som tjänas in.

Finns det kommuner som redan jobbar kombinatoriskt?

– Ja, men inte när det gäller livsmedel. Däremot för äldreboenden och städtjänster.

Varför inte när det gäller livsmedel?

– Vi har väl inte varit tillräckligt offensiva och talat om att det sannolikt finns ett bättre alternativ till det konventionella sättet att upphandla. Dessutom är det nog en vanlig mänsklig reaktion att inte vilja vara först ut med att testa ett system som ännu saknar referenser för just livsmedel.

Finns det någon i världen som använder ett sådant här system för att upphandla livsmedel?

– Inte vad jag känner till

Varför inte?

– Det är få företag som kan erbjuda den här beräkningstekniken i dag: Den är väldigt avancerad programmeringsmässigt. Vi har fem–sex konkurrenter, främst på den amerikanska marknaden. Vi är ensamma i Europa om den här lösningen. Det innebär att vår styrka samtidigt är vår svaghet. Vi kan inte säga ”kolla hur de gör i England” eftersom vi är unika. Vi skulle nog ha fler fall i Sverige om det fanns fler företag som kunde tillhandahålla lösningar för kombinatorisk upphandling, eftersom vi skulle få referenser vi kunde peka på då, säger Anders Lunander.