Ingen besparing med ramavtal

Konkurrensverket har publicerat en forskningsrapport om samordnade ramavtal som visar på att de ekonomiska vinsterna med att upphandla i ramavtal mot att upphandla individuellt är överdrivna och existerar i många fall inte alls.

Mats Bergman, professor i nationalekonomi vid Södertörns högskola, och studenterna Johan Y. Stake och Hans Christian Sundelin Svendsen synade upphandlingar och ramavtal i jämförbara och prisstabila avtalsområden. De kom fram till att de stora volymerna i ramavtal inte ledde till mer pressade priser än enskilda upphandlingar. I vissa fall var de enskilda kommunerna till och med bättre på att hålla nere priserna.

– Resultatet var lite överraskande. Det har gjorts andra undersökningar som visat på stora besparingar vid ramavtal. Ekonomistyrningsverket uppgav besparingar på cirka 40% varav 30% i lägre priser och resten i lägre administrationskostnad. Statskontoret kom i sin undersökning fram till 12% lägre priser för ramavtal, säger Mats Bergman

Men Mats Bergman är tveksam till deras metodik. Ekonomistyrningsverket jämförde med listpriser, vilket även skulle innebära stora skillnader om man jämfört med mindre upphandlingar.

Statskontoret lät leverantörer sätta hypotetiska priser vid tänkta upphandlingar, en situation där det är troligt att leverantören har strategiskt skäl att uppge ett högt pris.

En svårighet med att jämföra olika upphandlingar är att det sällan är samma produkt som köps in. Rapporten nämner bland annat två upphandlingar av kontorsmöbler som inte gick att jämföra, då prisskillnaderna på olika varor i samma kategori skiljer sig åt stort.

Studien fokuserade därför på ett fåtal produktkategorier där priserna var lätt jämförbara, exempelvis bensin, hyrbilar, flyttjänster, översättningstjänster och terminalglasögon.

– I dessa kategorier jämförde vi exakt samma eller mycket snarlika produkter. I majoriteten av fallen fick kommunerna lägre priser. För flyttjänster och bilhyra låg alla kommuner lägre i pris, säger Mats Bergman.

De statliga upphandlingarna som synades hade i genomsnitt tre gånger så många anbud som jämförelsegruppen av lokala upphandlingar, men detta ledde inte till att priserna blev lägre. Studien fann inget stöd för att samordnade ramavtal skulle vara bättre på att pressa priserna. En möjlig besparing är dock lägre transaktionskostnader för köparen.

En annan nackdel med ramavtal som rapporten nämner är att upphandlingstjänstemännen och produktvalet hamnar långt ifrån slutanvändaren, och att det därför är svårt att anpassa produkter efter lokala behov.

Det handlar också om att ansvarstagandet och engagemanget riskerar att brista när en upphandlande tjänsteman aldrig behöver träffa de slutliga användarna. Mats Bergman menar att detta kan vara en större nackdel än fördelen med specialiserade upphandlare som stora ramavtal.

– Det kan bli ett annat fokus, mer på det juridiska än på bra affärer. När upphandlaren sitter långt ifrån den slutliga verksamheten så är det viktigare för denne att undvika överprövningar istället för att göra bra affär. Konsekvenserna av en dålig affär tas av andra långt bort, säger Mats Bergman.

Rapporten menar dock att det är troligt att nackdelarna med samordnade ramavtal också är överdrivna. Det talas bland annat ofta om osäkerheten i inköpens volym, men Mats Bergman menar att det snarare har att göra med de individuella produkternas natur.

Åtgången på vissa varor, materiel och tjänster är helt enkelt svåra att förutspå, vare sig de köps in samordnat eller lokalt. Exempel på sådana varor och tjänster är livsmedel, kontors- och sjukvårdsmateriel och resor.