Någon rikstäckande upphandling av it-konsulttjänster har aldrig gjorts. Senast Verva genomförde en upphandling på området var 2004 och då gjordes den regionalt i Stockholmsområdet – och endast 51 myndigheter är avropsberättigade.
Verva har nu genomfört en förstudie för att besluta om de ska göra en ny upphandling av it-konsulttjänster, och i så fall i vilken omfattning. Michaela Kanti har arbetat med förstudien sedan i juni 2006, men planeringen startade redan i mars.
– Vi vet att de flesta myndigheter gärna skulle se ett statligt ramavtal på det här området eftersom det förenklar betydligt, säger Michaela Kanti.
Problemet är att varje myndighet har sina specifika krav och det har därför visat sig vara svårt att göra en upphandling som tillgodoser allas behov. Det här är också anledningen till att Verva behövt göra en så pass omfattande förstudie att det har krävts nästan ett år att färdigställa den.
– Om vi ska göra en upphandling gäller det att vi verkligen vet vilka behov som finns. Sedan kommer vi troligtvis ändå tvingas inse att vi inte kan tillfredsställa alla, men förhoppningsvis kan vi hitta en möjlig kompromiss, säger Michaela Kanti.
Efterfrågan på konsulter är hög
Dagens ramavtal i Stockholmsregionen har fått tjäna som pilottest. En erfarenhet av detta är konsekvenserna av att marknaden förändras i snabb takt. När avtalen tecknades 2004 var konsultbranschen ansträngd och priserna låga. I dag har branschen snabbt återhämtat sig och efterfrågan på konsulttjänster är hög – priserna likaså.
Många leverantörer har uttryckt missnöje med att priserna i ramavtalen inte följer utvecklingen på marknaden. Och för de avropsberättigade myndigheterna ger det här förstås problem.
– Vi ser i dag att det är många leverantörer som inte svarar på avropsförfrågningar över huvud taget. Efterfrågan på deras tjänster från annat håll är stor, och där får de bättre betalt, säger Michaela Kanti.
Leverantörerna är visserligen skyldiga att svara på avropsförfrågningar, men ett flertal av dem väljer ändå att inte göra det.
Kraven vid anrop bör förändras
Förstudien visar annars att leverantörerna i princip varit nöjda med ramavtalen, men det finns utrymme för förbättringar.
Ett problem som leverantörerna har pekat på är att myndigheternas avropsförfrågningar är för omfattande. Antalet förfrågningar är inte problemet, utan snarare vad myndigheten väljer att avropa.
– I stället för att avropa en resurstjänst skulle de ofta kunna nöja sig med att avropa en uppdragstjänst. Det skulle ge leverantören mer bestämmande och flexibilitet i hur denne vill tillhandahålla tjänsten. En resurstjänst innebär att myndigheten ställer krav på konsultens kompetensprofil, och ofta vill de också att konsulten ska vara tillgänglig i myndighetens egna lokaler, säger Michaela Kanti.
– Det finns exempel där myndigheter ställt krav på en kompetensprofil som inkluderat tio olika expertområden. I de fallen blir det nästan omöjligt för en leverantör att hitta en person som uppfyller kraven. Då är det enklare för leverantören om man ställer som krav att uppdraget ska utföras med en viss kvalitet.
Myndigheterna behöver mer stöd
Michaela Kanti menar att Verva har en viktig roll när det gäller att hjälpa myndigheterna att utveckla sin beställarkompetens. Vissa myndigheter är redan i dag väldigt duktiga medan andra kan behöva en hel del utbildning och stöd.
– För att avropa en uppdragstjänst krävs en mer detaljerad beställning. Det kan vara svårare än att ange vilken kompetens som efterfrågas, och myndigheterna kan vara rädda att missa något vid avropet.
Flera myndigheter väntar intresserat på vad Verva ska göra. Vissa står i begrepp att upphandla konsulttjänster, men avvaktar Vervas beslut.
– Jag har varit ute mycket och pratat med myndigheterna. Generellt kan jag säga att myndigheterna önskar sig mer stöd över huvud taget. Det kan gälla såväl mallar och instruktioner som möjlighet till att ställa frågor. Och det kommer vi att jobba för framöver, säger Michaela Kanti.
Sedan ett par år tillbaka erbjuder Verva ett stödpaket för myndigheter som ska upphandla it-konsulttjänster. Verva kan även ge personligt stöd till de myndigheter som efterfrågar det.
Banverket fixade eget ramavtal
Alla myndigheter har inte kunnat invänta Vervas förstudie. Banverket gjorde exempel vis en stor upphandling under hösten 2006 och tecknade avtal med 14 leverantörer.
Åke Öhrnberg ansvarar för it-upphandlingar hos Banverket och han har också deltagit i Vervas referensgrupp i förstudien.
– Vi hade gärna använt ett statligt ramavtal, men det finns ett antal förutsättningar. Ibland är de statliga ramavtalen för breda, de ska passa så många som möjligt och då kan det vara svårt att få med alla de krav vi har. Om Banverket till exempel ställer hårdare krav på en viss punkt än Verva gjort i upphandlingen, har vi inte möjlighet att i efterhand få in det, säger Åke Öhrnberg.
En annan sak som kan ställa till det är att myndigheterna ofta har befintliga avtal inom en specifik tjänst.
– Då skulle det vara bra om vi kunde välja att avropa endast sådana tjänster som vi har behov av. Vi skulle till exempel redan i början av upphandlingen kunna ange vilka delområden som är intressanta för oss, säger Åke Öhrnberg.
När Banverket genomförde sin upphandling av it-konsulttjänster under hösten utgick de ifrån en reviderad version av det förfrågningsunderlag som Verva erbjuder i sitt stödpaket.
– Vägverket använde förfrågningsunderlaget i en upphandling för två år sedan och gjorde vissa förbättringar. Sedan plockade vi upp det och gjorde även vi vissa ändringar. Resultatet blev väldigt lyckat och vi fick beröm från flera leverantörer som var positiva till att de kände igen sig i utformningen och till att förfrågningsunderlaget var enkelt och tydligt.
————————————————————————————
Init nöjda – trots låga konsultpriser i ramavtalet
Konsultföretaget Init är en av leverantörerna i ramavtalen för it-konsulttjänster i Stockholmsregionen. Vd Ulf Aronssons erfarenhet så här långt är att ramavtalen fungerar mycket bra.
– Vi har arbetat med offentlig sektor i över tio år och jag vet att det är fler myndigheter som hade velat vara med i den här upphandlingen, säger Ulf Aronsson.
Ramavtalen sparar tid både för leverantörer och för myndigheter, men visst finns det utrymme för förbättringar.
– Vi hade gärna sett att det var enklare att ta in en extern underleverantör i de fall vi behöver komplettera vår kompetens. Det kan till exempel hända att en myndighet använder ett system som vi inte har expertkompetens inom, och då är den enklaste lösningen att vi anlitar den kompetensen utifrån, säger Ulf Aronsson.
Branschen förändras snabbt och prisutvecklingen hänger inte med. Men Ulf Aronsson tror inte att kortare avtal skulle göra den situationen bättre.
– Avtalen är lagom långa i dag. Eventuellt kunde de utökas något, från två plus ett år till tre plus ett år. Fördelen med lite längre avtal är att det blir lättare för oss att bygga upp den kompetens som efterfrågas och vi får bättre kontinuitet i våra uppdrag, säger Ulf Aronsson.
Priserna kan omförhandlas
För Init har ramavtalets låga priser inte inneburit några stora problem.
– Priserna skiljer sig en del åt mellan de olika leverantörerna. Det kan hända att vissa leverantörer gick in på en för låg nivå i upphandlingen 2004. Men avtalet ger också utrymme att förhandla priserna en gång om året. För vår egen del har vi på vissa områden för låga priser, men inte så att det stör.
Beroende på vilken typ av konsulttjänst som efterfrågas skulle Init gärna leverera sina tjänster över hela landet.
– Gäller det ett visst avgränsat uppdrag och vi kan färdigställa tjänsterna från vårt kontor spelar det mindre roll var i landet kunden befinner sig. Men om myndigheten behöver en konsult med expertkompetens inom ett visst område, och denne måste vara på plats på deras kontor blir det svårare. Dessutom blir det betydligt dyrare att ordna på löpande räkning. I det läget tror jag att den myndigheten faktiskt föredrar en lokal konsult.
————————————————————————————-
”Rikstäckande ramavtal kan bli problematiska”
Sirius it, tidigare Tieto Enator, har flera statliga ramavtal med Verva. Vd Jouko Kangas bekräftar att många myndigheter främst avropar enstaka resurstjänster och tillfällig kompetensförstärkning. Han skulle gärna se att det förändrades mot ett ökat åtagande för leverantören.
– Vi har ett flertal exempel då myndigheter frågat efter en typ av projektuppdrag där vi lagt ned arbete på att skapa metoder för genomförandet, och sedan väljer myndigheten att göra hela eller delar av uppdraget själva, säger Jouko Kangas.
– Vi skulle också uppskatta om myndigheterna kunde hitta ett avropsförfarande där förfrågningar som redan är vikta för en viss leverantör inte skickas ut brett. Det innebär onödigt arbete för oss.
Fördel för uppdragstjänster
Jouko Kangas menar att myndigheternas behov av kompetens inte skiljer sig nämnvärt åt beroende på var i landet de är verksamma. Däremot finns det andra problem med ett rikstäckande ramavtal för it-konsulttjänster.
– Det krävs ofta regionalt placerade konsulter för att nå en effektiv och lönsam leverans till myndigheten. Ofta frågar de efter resursförstärkning under en begränsad tid, kanske inte ens heltid. De mindre konsulterna på orten har sällan resurser att delta i en rikstäckande upphandling, vilket blir en begränsning. Å andra sidan kan de stora leverantörerna knyta lokala och regionala konsultbolag till sig redan i upphandlingen.
Jouko Kangas påpekar dock att det är en helt annan sak om det gäller ramavtal för uppdragstjänster.
– Då är leveransmöjligheten en helt annan och rikstäckande ramavtal en fördel.
Diskussionen kring dagens ramavtal och prissituation är något som Sirius IT känner igen sig i.
– Vi hamnar i en situation där vi knappt kan sälja till de priser avtalen stipulerar. Långa avtal är bra, men dagens priser och indexklausuler medger inte den följsamhet till kostnaderna som krävs. En av våra kunder frågade var alla våra duktiga konsulter var. Vårt svar blev tyvärr – hos andra kunder som betalar ett högre timpris.
Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer