Prioritera – då hinner ni göra en spendanalys

Det har väl aldrig existerat en inköpsfunktion som varit överdimensionerad, utan de flesta är underdimensionerade precis som er. För att överleva arbetsbelastningen och för att tillse att ni har tid till det ni vill göra så finns det bara en sak att göra. Ni måste ha en plan och i den måste ni prioritera vad ni ska göra (och prioritera ned/bort det som är av mindre vikt/ni inte hinner med). För att det ska ske så måste ni ta er lite tid till att utveckla er plan (och prioritera era aktiviteter). Blocka en heldag i kalendern (eller två halvdagar). Var gärna i ett konferensrum på er upphandlingsenhet eller ännu bättre i en extern lokal. Allt för att ni ska kunna fokusera helt på denna uppgift och inte jobba med något annat (och för att planen ska bli av).

Det låter på dig som att spendanalys är något som skulle komma med i er plan och något som därmed skulle bli en prioriterad aktivitet. Tillse då att en ansvarig utses, att det specificeras hur spendanalysen ska tas fram och när. Sist, men inte minst: det gäller att regelbundet följa upp alla prioriterade aktiviteter och att vara stringenta när kollegor kommer med nya arbetsuppgifter som inte fanns med i er plan. Om de är så pass viktiga att de måste göras, vad ska ni då ta bort eller senarelägga? Ta hjälp av din chef om det blir knepigt. Lycka till med ert arbete!

PS Skulle ni komma fram till att ni vill göra en spendanalys, men känner att ni inte har kompetensen/tid. Ta hjälp externt. Det ska inte kosta skjortan och ska inte ta så lång tid. DS

Helena Brynolfsson