Samlas kring kategoristyrning

SKR, Svenskt näringsliv och Upphandlingsmyndigheten samarbetar med roterande värdskap för tre webbinarier under hösten, där SKR:s om innebörden av kategoristyrning var först ut i torsdags.

På temat ”Bättre affärer för 782 miljarder” kunde Alvesta kommun (20 000 invånare, Kronobergs län) bidra med kunskap kring arbetssätt för den egna, årliga inköpsvolymen på närmre 900 miljoner kronor.

Det pilotprojekt som drogs igång för några år sedan har i år växt till ett samlat inköpsgrepp för hela kommunkoncernen, inklusive kommunala bolag.

Kategoriledare Danielle Berggren redovisade arbetet med kategoriinitiativet bygg- och fastighetsmaterial, där kommunen upplevt stora fördelar med att arbeta koncernövergripande. Alvesta kommun ser en besparingseffekt på mellan 3,7 och 13,9 miljoner kronor – att relatera till ökade kostnader för metodiken med högst 300 000 kronor, främst personal.

Upphandlingschef Johan Johansson summerade kategoristyrning som ett kraftfullt verktyg som ger effekt.

Han listade en rad tips som medskick, där mycket handlade om att komma igång på rätt sätt och inte minst att ”sälja in” inköpsmodellen för högsta kommunledningen.

För Alvesta del har det varit en balans mellan att våga testa och att minimera misstagen under uppstarten av kategoristyrning.

-Ett råd är att ta hjälp som ny på kategoristyrning för det är rätt så komplext att jobba igenom de olika processtegen. Och det är viktigt att få det bra från början. Ett misslyckat projekt kan innebära att det tar 3,4,5 år innan kommunen är redo att prova igen, sade Johan Johansson under SKR-webbinariet.

-Men att våga testa har varit lite av vår devis i Alvesta. Det går att välja två olika vägar där den ena är att köra igång och göra något, den andra att drunkna i olika utredningar och studier. Vår framgång har varit att bygga legitimitet och intresse i organisationen genom de olika projekt som vi genomfört.

Att livsmedelsupphandling valdes ut tidigt var ingen tillfällighet.

-Det är politiker som sitter på pengarna i kommunen. Så börja med något som är politiskt intressant och det är livsmedel.

Från Adda medverkade kategorichef Mia Friari Söderholm som lyfte möjligheterna även för mindre kommuner med begränsade resurser att införa kategoristyrning.

-Då kan det handla om att fokusera på de verksamhetskritiska kategorierna. Det går att göra mycket inom kategoristyrning men utifrån olika ambitionsnivåer – bara man har viljan att genomföra förändring där man går från traditionellt inköpsarbete till ett arbete som är mer proaktivt och strategiskt.

Svenskt näringslivs Ellen Hausel Heldahl tog upp problematiken med misstro mot offentlig upphandling från leverantörsmarknaden med återkommande ”sämsta betyg” i organisationens mätningar av företagsklimat.

-Mycket av problemen som beror på att kravställandet är felaktigt – det är irrelevant och man kanske återanvänder gamla förfrågningsunderlag som lätt blir obsoleta. Det är viktigt att behovs- och omvärldsanalyser görs på riktigt.

Upphandlingsmyndighetens Maria Öhman betonade Alvesta kommuns tvärfunktionella arbetssätt och närheten till ledningen i kommunen som centrala framgångsfaktorer.

Hon manade andra kommuner som funderar på att reformera sina inköp i samma riktning att inte fokusera på svårigheterna.

-Alvesta kommun har lagt ner ett stort arbete men tre saker att börja med kan vara att skaffa kunskap, att prata med ekonomiavdelningen om vad vi spenderar och se till att alla fakturor blir elektroniska, sade Maria Öhman.

Svenskt näringsliv tar närmast över stafettpinnen för webbinarieserien med näringslivets syn på kategoristyrning som tema 14 oktober och det hela avslutas 11 november med Upphandlingsmyndigheten som värd för kategoristyrning ur ett samhällsperspektiv.