Ser brister i intern kontroll

Förslagen kommer efter en granskning som genomförts av KPMG med ett sammanfattande omdöme att regionens upphandlingsfunktion ”inte i tillräcklig utsträckning är ändamålsenlig och effektiv i förhållande till regionens verksamheter”.

KPMG pekar bland annat på det man betecknar som uppenbara brister i regionens interna kontroll.

-Vi delar revisionens sammanfattade bedömning och ser rapporten som ett underlag i vårt utvecklingsarbete inom program sänkta inköpskostnader, säger Region Gotlands upphandlingschef Nanna Sörling i en kommentar på regionens webbplats.

Revisorerna kräver nu svar från regionpolitikerna senast i slutet av mars.

KPMG:s granskning bygger på en kartläggning av regionens inköpsorganisation samt två stickprovskontroller.

Bedömningen efter stickprov är att enskilda inköp inte – ”i tillräcklig utsträckning” – föregås av upphandling som efterlever gällande regelverk.

Avvikelser har konstaterats i mer än 80 procent av de granskade inköpen. KPMG betonar dock att det är ”riskinköp” som granskats och att det till stor del handlar om mindre allvarliga avsteg som att avtal inte publicerats i enlighet med riktlinjer.

Men i  ett flertal fall görs bedömningen att det kan handla om otillåten direktupphandling och granskningen har också funnit brister i dokumentationen av direktupphandlingar.

I stickprovskontroller av upphandlingsunderlagen får Region Gotland däremot beröm. Några avvikelser har inte hittats och dokument hanteras på ett tydligt sätt som underlättar kontroller.

KPMG konstaterar vidare att Region Gotland saknar riktlinjer för direktupphandlingar och rekommenderar regionstyrelsen att besluta om sådana.

Enligt granskningen finns idag istället en gemensam rutinbeskring på regionens intranät med 10 000 och 100 000 kronor som beloppsgränser att förhålla sig till.

KPMG ser även ett behov av att stärka regionens upphandlingsstödsenhet och pekar i det sammanhanget på att medel avsatts för att rekrytera fler medarbetare.

Enligt Region Gotland pågår i stora delar arbete med att stärka inköpsorganisationen i linje med revisorernas förslag.

Det handlar om att ta fram styrande dokument, utveckla internkontrollen kring inköp, etablera arbetssätt för avtalsuppföljning, tydliggöra ansvarsfördelning samt lägga resurser på information och utbildning.