Artikeln har uppdaterats med kommentarer från Shahin Aghai, enhetschef upphandling på serviceförvaltningen, Region Stockholm.
PR-firman Quattroporte var av de vinnande anbudsgivarna när Region Stockholm upphandlade ett ramavtal om strategisk kommunikationsbyrå värt 7,5 miljoner kronor per år.
Men ägaren Richard Sjöberg är missnöjd med hur utvärderingen av anbuden gick till.
Quattroporte fick nämligen noll poäng i den kvalitetsutvärdering av ett fiktivt case som hade vikten 60 procent vid valet av leverantörer. En annan anbudsgivare fick 150 poäng.
När Richard Sjöberg kontaktade Region Stockholm och begärde ut alla dokument som gäller kvalitetetsutvärderingen fick han en mycket schematisk excelfil utan egentliga förklaringar tillbaka.
– I förfrågningsunderlaget fanns inget som talade om vad de skulle utvärdera på. Det måste gå att få veta vad de baserat sin bedömning på, annars finns ju risk för subjektivitet och godtycke, säger Richard Sjöberg.
Upphandling 24 har tagit del av excelfilen och därefter haft mejlkontakt med Anna Stormats, som ansvarade för upphandlingen. Hon ställer sig frågande till kritiken och menar att den information som Richard Sjöberg fått uppfyller kraven på öppenhet och transparens.
Hur utvärderingen skulle gå till framgick av anbudsinfordran. Anbudsgivarna har fått mer information än den excelfil Richard Sjöberg mottagit, skriver hon.
Uppfattningarna skiljer sig alltså radikalt åt.
Alexandra Dalle Vacche, som arbetar med rådgivning på Upphandlingsmyndigheten, kan inte uttala sig om det specifika fallet. Men hon ger en generell beskrivning av vilka krav som ställs på upphandlande myndigheter vid utvärderingar.
– Det ska råda öppenhet och transparens. Upphandlingen ska utformas så att det går att förutse hur den kommer att gå till. Man ska få veta vad som ger höga eller låga poäng i en utvärdering.
Dessutom finns en långtgående dokumentationsplikt, betonar Alexandra Dalle Vacche.
– Man ska dokumentera genomförandet av upphandlingen och den ska tillräckligt utförlig för att motivera besluten i upphandlingens olika skeden.
Det finns inget i LOU som säger hur detaljerad utvärderingen ska vara.
– Men det är helt klart att man ska kunna motivera en poängtilldelning, som är en form av beslut. Det bör framgå vad man som anbudsgivare var bra och mindre bra på, säger Alexandra Dalle Vacche.
Shahin Aghai, enhetschef upphandling på serviceförvaltningen, Region Stockholm, säger att regionen har en upphandlingsprocess som man alltid följer.
– När som helst i upphandlingsfasen kan en anbudsgivare begära, ställa frågor begära förtydliganden och rättelse i upphandlingsunderlagen och även efter tilldelning kan anbudsgivare begära överprövning, men det har inte gjorts i detta fall.
När det gäller kritiken mot kvalitetsutvärderingen och den bristande dokumentationen av densamma säger han:
– Som alltid har kvalitetsutvärderingen gjorts av proffs på området, i det här fallet kommunikation. Av respekt för anbudsgivarna publicerar vi inte alla bedömningar eftersom det kan slå negativt. Men den enskilde anbudsgivaren har alltid rätt att ta del av sin egen bedömning och så har det varit även i detta fall.
Jag har hört förr att Stockholms stad medvetet lämnar så lite uppgifter i tilldelningsbeslutet som möjligt. Om en leverantör har frågor så får de höra av sig. Är det så som det sägs så kan vi inte kalla Stockholms stad som speciellt transparanta, affärsmässiga eller företagarvänliga.
Otydliga utvärderingsmodeller som gynnar godtycke finns docks hos flera myndigheter, liksom kravställning som saknar fingertoppskänsla.
Jag hoppas Richard lämnar in en ansökan om överprövning, men sannolikheten att få rätt i en FR är nog liten.
Och som upphandlare bör man kanske vara lite självkritisk och fundera på om man kan vara tydligare nästa gång så man slipper en ledsen anbudsgivare. Varför inte ta kontakt innan tilldelningen och förklara den enskildes poäng och utvärderingspris?
Nu var det inte Stockholms stad utan Region Stockholm som artikeln handlade om :).
Företagare, det kan många gånger vara en bra taktik att som upphandlare lämna så lite uppgifter som möjligt. Ju mer uppgifter man som upphandlare förmedlar i tilldelningsbeslutet, ju större möjlighet för en processbenägen anbudsgivare att överpröva.
Har man jobbat många år som upphandlare så lär man sig att vara återhållen på en lagom nivå för att därigenom minimera juridiska problem.
Däremot håller jag med om att man bör ta kontakt och förklara den enskildes poäng.
Lite information värt att tillföra:
* Vid en överprövning ska du kunna visa på att du lider skada av myndighetens beslut. Som vinnande anbudslämnare är det därför mycket svårt att få gehör i en överprövning.
* Anbudslämnaren har rätt att begära ut motivering till poängsättningen av både sitt eget samt konkurrenternas anbud.