Skip to content
  • Om oss
  • Kontakta oss
  • Nyhetsbrev
  • Annonsera
Upphandling24
  • Nyheter
    • Debatt
    • Expertsvar
    • LOU
    • Nya LOU
    • Förvaltningsrätten
    • Direktupphandling
    • Överprövning
    • Ramavtal
    • Juridisk krönika
    • Rättsfallsanalys
  • Karriär
    • Lönestatistik
    • Lediga jobb
    • Platsannonsera
    • Student
    • Utbildningar
  • Konferens
  • Utbildning
  • Nätverk
    • Upphandlare
    • Anbud
    • Avtalsuppföljning
    • Entreprenad
    • IT-upphandling
  • Kompendier
  • Om oss
    • Om oss
    • Kontakta oss
    • Nyhetsbrev
  • Annonsera
    • Platsannonsera
    • Annonsera

Avtalslöst ger skyhöga priser

Under flera år har det statliga området för kontorsmaterial varit avtalslöst. Några Jönköpings myndigheter gjorde till sist slag i saken och genomförde en egen kontorsmaterialupphandling. Resultatet blev förbluffande: priset på en pärm sjönk från 20,70 kronor till 75 öre.

| 2011-01-21

– Det är helt otroligt vilka priser vi har fått genom att göra en egen upphandling. Däremot är jag inte förvånad, säger Julianna Olofsson, upphandlare på Domstolsverket som ansvarat för Jönköpingsmyndigheternas upphandling.

Eftersom det här är första gången myndigheterna samarbetar i en upphandling, finns inga gamla avtal att jämföra med. Men vid en jämförelse med de priser myndigheterna betalar, det vill säga katalogpriserna, innebär upphandlingen stora vinster för skattebetalarna.

– Jag kan bara konstatera att vi har handlat dyrt tidigare. Skulle vi köpa produkterna i dag, hade vi fått betala cirka 3,8 miljoner kronor per år. Om vi köper samma produkter på det upphandlade ramavtalet betalar vi cirka 377 000 kronor. Det är helt fantastiskt. 

Det statliga området för kontorsmaterial har varit avtalslöst sedan 2007, men myndigheter har ändå varit tvungna att handla. I Jönköping ligger flera stora statliga myndigheter, bland andra Domstolsverket, Skogsstyrelsen och Jordbruksverket, som köper in mycket pärmar, papper och pennor. Det har inneburit många dyra inköp.

Att prisskillnaderna är så stora kan delvis förklaras av det långa avtalslösa läget där myndigheterna ändå tvingats handla. Men samtidigt kan man fundera över varför till exempel en pärm kan kosta så lite. Enligt det upphandlade avtalet kostar en träryggspärm 75 öre, mot det tidigare avtalslösa priset på nästan 21 kronor.

– Kontorsmateriel är en knepig bransch med som det verkar osunda priser, säger Julianna Olofsson. För oss är det viktigt att följa upp avtalet, så att vi verkligen beställer avtalsprodukter i första hand och att det också är dessa produkter som levereras.



”Helt otroligt vilka priser vi har fått genom att göra en egen upphandling”

Julianna Olofsson, upphandlare, Domstolsverket



I avtalet finns drygt 200 nettoprissatta artiklar. För övriga produkter har myndigheterna 45 procents rabatt på Staples officiella prislista. Avtalet började löpa från första september. I startskedet ägnar Juliana stor del av sin tid åt att marknadsföra avtalet internt och att kontrollera att avtalet följs.

– Jag gör slumpmässiga kontroller av fakturor från leverantören, säger Julianna Olofsson. Senast i går hittade jag fel.

I just det fallet hade fel pris fakturerats för en produkt, något som dock rättas till snabbt av leverantören.

– Det har varit ovanligt få fel jämfört med tidigare avtal, säger Julianna Olofsson, men det kanske beror på att jag tydligt har markerat för leverantören att jag kommer att följa upp avtalet.

Domstolsverket följer också upp med beställarna så att de beställda varorna inte ersätts av andra och dyrare produkter. Varannan vecka har Domstolsverket inbokade möten med leverantören för att se till att problem rättas till.

Efter årsskiftet när avtalet har använts i ett par månader ska en större uppföljning göras för att se i vilken omfattning verksamheterna köper de nettoprissatta produkterna.

Marknadsföringen av avtalet görs genom intranätet, där Julianna Olofsson tipsar om avtalet och framhåller priserna på avtalsprodukterna.

Beställningen görs via Staples webb och där är inte avtalsprodukterna markerade på något speciellt sätt. Under nästa år kommer Domstolsverket att införa en egen inköpsportal och då kommer rekommenderade produkter att märkas med en symbol.

Avtalslöst länge


VHS, den myndighet som upphandlar och förvaltar ramavtal av kontorsmaterial till den statliga sektorn, har haft problem att få till något avtal på grund av överprövningar. I den första vändan uteslöt VHS leverantörer för att de hade lämnat orimligt låga anbud. VHS förlorade i kammarrätten. Enligt domstolen måste VHS för att förkasta ett anbud kunna visa att leverantören inte kan leverera till det låga anbudspriset. Det lyckades inte VHS göra, enligt domstolens bedömning.

Så i stället för att bara sitta och vänta på att ett statligt avtal ska bli klart, har Jönköpingsmyndigheterna därför tagit initiativ till samarbete i en egen upphandling. 

– Vi måste sätta ner foten. Det finns en lag om detta, det ska upphandlas, och vi kan inte vänta längre. Det är skattepengar som bara rinner iväg.

Från början var det tänkt att Skogsstyrelsen skulle driva samarbetet. Men den hade inte möjlighet att avsätta resurser och därför tog Jordbruksverket, med Julianna Olofsson i spetsen, på sig den uppgiften. När hon sedan bytte arbetsgivare till Domstolsverket, tog hon med sig uppgiften dit. 

– Att myndigheterna i Jönköping borde samarbeta mer har vi pratat om länge. Vi har ett nätverk som träffas, men det här är första gången vi faktiskt genomför en gemensam upphandling.

När förfrågningsunderlaget skulle skrivas fick varje myndighet dels ta fram en egen produktkorg, dels en egen kravlista. Produktkorgen och kravlistan sammanställdes av Julianna Olofsson. Jobbet gick smidigt eftersom det visade sig att myndigheterna hade likartade behov. 

Tog fram uppgifterna


Julianna Olofsson ville göra det så enkelt som möjligt för anbudslämnarna och begränsade antalet frågor. Alla de underlag som myndigheten själv kunde ta fram ur de offentliga registren, behövde anbudslämnarna inte lämna in. Och i själva underlaget markerade små ikoner vid varje rubrik tydligt angav vad det handlade om.

Ikonerna visar till exempel om texten kommer att användas i avtalet, om frågan innehåller skallkrav eller om texten ingår i kvalificeringen. 

– Jag använde mig av upphandlingsverktyget Tendsign och utnyttjade kapaciteten fullt ut. Vi har fått många reaktioner på att det var enkelt att lämna anbud, säger hon.  

För att ge en vägledning till anbudslämnarna om hur stor volym ramavtalet handlade om, redovisades den nuvarande totala årsvolymen för de fem myndigheterna: 4 860 000 kronor.

Däremot förband sig inte myndigheterna att köpa en viss volym under avtalsperioden.

I förfrågningsunderlaget bifogades dessutom de nuvarande leverantörernas artikelnummer och i vissa fall fabrikat. De var tänkta att ses som normgivande, kvalitets-
beskrivande och förtydligande exempel. 

Samma leverantör men olika avtal


Under utvärderingsperioden fick flera anbudslämnare skicka in varuprover för att säkerställa att de offererade produkterna uppfyllde kvalitetskraven. 

– Jag har försökt göra en så rättvis bedömning som möjligt och begärde in prover när jag var osäker, säger Julianna Olofsson.

– Dessutom fick jag hjälp av min kollega Jenny Lilja när vi skulle kvalitetsbedöma proverna, säger hon.

Anbudsområdet var indelat i elva produktområden, som plastfickor, skrivbordsartiklar och mappar, totalt drygt tvåhundra produkter.

De beskrevs i en prisbilaga, tillsammans med de nuvarande leverantörernas artikelnummer och i vissa fall även fabrikat. På så sätt fick anbudslämnarna tydliga exempel på vad myndigheterna förväntade sig.

Pris på minst 80 procent


För att kunna gå vidare till utvärdering var anbudslämnarna tvungna att lämna pris på minst 80 procent av produkterna inom varje produktområde.

Myndigheterna beslutade sedan att anta den leverantör som lämnat det lägsta priset på samtliga produktgrupper.

Vad gäller avtalet beslutade upphandlarna på myndigheterna att de ska anta samma leverantör, men varje myndighet ska skriva sitt eget avtal efter upphandlingen. Det innebär ett avtal per myndighet, men också att avtalsvillkoren kan se olika ut.

– Avtalen kommer säkert att utvecklas under avtalsperioden med tillägg som är myndighetsunika. Dessutom har ingen myndighet möjlighet att förvalta avtalen. Därför skriver vi egna avtal.

Samarbetet har gett mersmak och myndigheterna kan tänka sig att göra fler upphandlingar tillsammans.

– Vi sparar pengar åt varandra och det tar i princip inte längre tid att upphandla tillsammans än till sin egen myndighet, säger Julianna Olofsson.

Läs mer: DomstolsverketFörfrågningsunderlagetJönköpingJönköpingsmyndigheternaJulianna OlofssonKontorsmaterialTendsignVhs

Eva Wenström

eva@uh24.se

Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer

Lämna ett svar

Din e-postadress kommer inte publiceras. Obligatoriska fält är märkta *

Missa inte

Prenumerera på vårt nyhetsbrev!

En gång i veckan får du ett mejl med de viktigaste nyheterna i upphandlingsvärlden. Du får också information om våra kommande evenemang.

Fler nyheter

Foto: Uddevalla kommun

Uddevallas uppdelning underkänns

Uddevalla kommun borde ha annonserat när man köpte in konsulttjänster gällande ett nytt stadshus, enligt Konkurrensverket. Kommunen, som i stället delade upp affärerna och direktupphandlade, riskerar 50 000 kronor i upphandlingsskadeavgift.

Nya regler om överprövning

Krav på att upphandlingsmål ska hanteras skyndsamt samt preklusionsfrister. Det är två delar i de nya reglerna om överprövning av offentlig upphandling som träder i kraft i dag den 1 juli.

Direktupphandlade för 4,5 mkr

Ett av Örebro kommuns bolag har direktupphandlat hotellrum och tekniktjänster för nära 4,5 miljoner kronor. ”Det var fel. Det kan jag se väldigt tydligt”, säger den ansvariga chefen.

Registrering ska ge kvalitetsstämpel

Den 1 januari 2023 blir det möjligt att reservera vissa upphandlingar av välfärdstjänster för idéburna organisationer. Nu ska Kammarkollegiet ta fram ett register där aktörerna erbjuds registrera sig.

Ny tjänst för visselblåsare

Konkurrensverket startar en ny visselblåsarfunktion. Där kan den som får kännedom om missförhållanden inom offentlig upphandling och konkurrens slå larm.

Allt fler offentliga upphandlare

Sedan 2014 har antalet anställda med titeln upphandlare eller inköpare inom offentlig sektor ökat med 26 procent. Det visar statistik från SCB.

Lediga jobb

  • Inköpschef Eskilstuna
  • Uppföljningscontroller till Adda inköpscentral
  • Upphandlare till KTH
ANNONS FRÅN UPPHANDLING24

Därför ska du upphandla agilt

Hur kan man upphandla effektivt för avtal som utvecklas löpande där beställare, leverantörer och slutanvändare blir nöjda? Svaret kan vara: agil upphandling.

Senaste nyheterna

Uddevallas uppdelning underkännsUddevallas uppdelning underkänns
Nya regler om överprövningNya regler om överprövning
Direktupphandlade för 4,5 mkrDirektupphandlade för 4,5 mkr
Registrering ska ge kvalitetsstämpelRegistrering ska ge kvalitetsstämpel
Ny tjänst för visselblåsareNy tjänst för visselblåsare
Allt fler offentliga upphandlareAllt fler offentliga upphandlare
”Satsa på kortare avtal””Satsa på kortare avtal”
Lättare utreda sanktioner i FinlandLättare utreda sanktioner i Finland
ANNONS FRÅN AFF

”Aff är det givna alternativet”

Aff har revolutionerat avtal och upphandlingar för tjänsteentreprenader. ”Nyckeln till framgång är att branschens parter tillsammans står bakom Aff”, säger advokaten Pehr Jacobson

Senaste kommentarerna

  • Dömer ut GöteborgsupphandlingIronin i att de hänvisar till Göteborgs stads arkitekturpolicy som kom till genom nepotism där stadsarkiteten drog i sina bekantskaper...
  • ”Pausa Konkurrensverkets tillsyn”PO: Håller i princip med dig och brukar hålla med dig i ditt resonemang här på sidan. Men vad gäller...
  • Fäller ledningen för mutbrottI mina ögon är det så uppenbart att den "nya" domen är korrekt och nödvändig för att stoppa denna typ...
  • Kritisk mot Exit LOU-kampanjSkulle tro att Allmännyttan kan vinna denna debatt om frågan struktureras upp. Debattörer och allmänheten tenderar att blanda ihop Allmännyttan...
  • Dömer ut GöteborgsupphandlingHur??? HUR kan man inte "uttala sig i sak" angående upphandlingar som UPPHANDLANDE MYNDIGHET!? Snacka om att ha missuppfattat sitt...

Aktuella utbildningar

  • Anbuds­utvärdering | 13 oktober
  • Säkerhetsskyddad upphandling | 18 oktober
  • Kvalificerad entreprenad­upphandlare | 19-20 oktober
  • Agil upphandling | 9 november
  • Hantera överprövningar | 10 november
  • Få fart på er avtals­förvaltning | 15 november
  • Förhandling som redskap inom offentlig upphandling | 16 november
  • Praktisk avtalsrätt inom LOU och LUF | 17 november
  • Kvalificerad IT-upphandlare | 23-24 november
  • LOU på två dagar | 28-29 november
  • Leda upphandlingar effektivt | 6 december
GUIDE UPPHANDLA MODULER

Guide–upphandla moduler

Ladda ner kostnadsfritt >
Upphandling24 har tillsammans med bolag i branschen tagit fram en guide för att upphandla moduler. Läs hela den 13-sidiga pdf:en och få tips och råd från upphandlare, leverantörer och jurister.

ANNONS FRÅN UPPHANDLING24

Blir en bättre it-upphandlare

Att upphandla it är komplext med speciella utmaningar. Det är viktigt att du som upphandlare vet vad du behöver tänka på när du ska ställa dina krav och hur du utformar dem.

Upphandla hotell- och logitjänster

Visst skulle det kännas bra att ha kostnadskontroll och veta att medarbetarna är nöjda med sina hotellnätter? Ett sätt att garantera det är att göra medvetna upphandlingar av logitjänster. I vår pdf får du tips och råd kring hur du kan gå tillväga.

Avsändare: Scandic

Nyhetsbrev

Prenumerera på vårt nyhetsbrev!

En gång i veckan får du ett mejl med de viktigaste nyheterna i upphandlingsvärlden. Du får också information om våra kommande evenemang.

Prenumerera, nyhetsbrev
Typ av verksamhet *
Specialområde
Jag godkänner att mina uppgifter lagras (integritespolicy) *
ANNONS FRÅN UPPHANDLING24

Pernilla Norman

Upphandla för rikets säkerhet

Den nya säkerhetsskyddslagen gör att du som upphandlare måste analysera och ta hänsyn till nya typer av risker. Pernilla Norman, advokat och expert på säkerhetsskyddad upphandling, leder en populär utbildning som lär ut just detta.

Om Upphandling24

Upphandling24 ges ut av PMP Public Media Partner AB. Ansvarig utgivare: Helle Kierkegaard

Kontaktuppgifter

Postadress: Upphandling24, c/o Garamond, Mariebergsgatan 15, 112 19 Stockholm
Besöksadress: Tegnérgatan 39,  Stockholm

Länkar

Personuppgiftspolicy »
Prenumerera på nyhetsbrev »
Annonsera »