Ett av inriktningsmålen för den nationella upphandlingsstrategin är ”effektiva offentliga inköp”.
Effektiva inköp måste betyda att det som köps får den avsedda effekten i verksamheten till lägsta resursåtgång i vid mening.
Effekten av den produkt som köps uppstår när den används i verksamheten. Det är då som den ska göra det den är avsedd för, och göra det på ett för verksamheten, användaren och kunden/medborgaren ändamålsenligt, effektivt och tillfredsställande sätt. Om inte, så reduceras eller i värsta fall uteblir den avsedda effekten.
Det perspektivet saknas och behöver föras in i den nationella upphandlingsstrategin, i myndigheternas inköpsstrategier och i de enskilda inköpen.
Speciellt gäller detta de inköp som görs för digitaliseringen. I den senaste budgetpropositionen anger regeringen målet med digitaliseringen av den offentliga förvaltningen: att skapa en enklare vardag för medborgare, en öppnare förvaltning som stöder innovation och delaktighet samt högre kvalitet och effektivitet i verksamheten.
Men där konstateras också att internationella mätningar visar att Sverige släpar efter när det gäller hur väl digitala tjänster utformas efter användarnas behov (användarcentrering).
Vad som händer när användarcentreringen i digitaliseringen försummas eller utelämnas är väldokumenterat.
Två exempel: The Standish Group, ett amerikanskt företag som regelbundet granskar it-projekt från hela världen, konstaterar att den främsta framgångsfaktorn är delaktiga slutanvändare.
Fackförbundet Unionens rapport om Tjänstemännens it-miljö 2017 visar att under 2016 ”gick 133,5 miljoner arbetstimmar i privat näringsliv förlorade på grund av it-strul. Arbetstidskostnaden för dessa timmar uppgår till 44,1 miljarder kronor, och då är inte kostnader för andra gruppers it-strul inräknat.”.
Det finns kunskap om användarcentrering som kan tillämpas i inköpsprocessen. Kunskaperna finns formulerade i principer, metoder och standarder, varav en del finns i resultaten från den av regeringen inrättade Användningsforum (www.anvandningsforum.se).
Det man då vinner är:
•Förbättrad operativ ändamålsenlighet och effektivitet, alltså ökad nyttoeffekt, och därmed bättre måluppfyllelse.
•Produkter och tjänster blir lättare att förstå och att lära sig, vilket minskar behovet av supporttjänster.
•Ökat förtroende och tillit hos medborgarna, vilket leder till ökad lojalitet och acceptans.
Vi föreslår följande:
•I nästa version av den nationella upphandlingsstrategin måste användningsperspektivet lyftas fram, särskilt för inriktningsmålet ”effektiva inköp”.
•Upphandlingsmyndigheten bör ta upp användarcentrering som ett fokusområde, på samma nivå som miljökrav och sociala hänsyn.
•Det rådgivande organet Användningsforum bör återuppstå och leda ett systematiskt kunskapsuppbyggande med fokus på effektiv, användarcentrerad upphandling av digitala tjänster.
Clas Thorén
tidigare it-upphandlare vid Statskontoret
Åke Walldius
docent i människa-dator-interaktion vid KTH
Tomas Berns
Ergolab och ordförande i Standardiseringskommittén SIS/TK 380 Ag2, Ergonomi vid människa-systeminteraktion
Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer