Haverier går att undvika

Under oktober månad var den så kallade sjukvårdsmaterialskandalen ett faktum. Flera regioner hade upphandlat avtal med Apotekstjänst som skulle leverera sjukvårdsmaterial. Men leverantören klarade inte alla beställningar, något som ledde till en omfattande brist på sjukvårdsmaterial  på flera platser i landet.

Upphandlingen genomfördes med lägsta pris som tilldelningsgrund. Den vinnande leverantörens anbud var drygt 14 miljoner kronor lägre än den tidigare leverantörens. Genom den uppkomna bristen fick regionerna betala ett högt pris i form av över 100 inställda operationer.

Sjukvårdsmaterialupphandlingen är endast ett exempel på flera bristfälligt genomförda upphandlingar som uppmärksammats i medierna på senare tid.  

Den 21 oktober förra året meddelade de ansvariga ministrarna att leverantörsbytet som resulterade i en svår brist på sjukvårdsmaterial inte föranleder något behov av en särskild utredning, vilket bland annat rapporterades i SVT Nyheter.

Men socialminister Lena Hallengren, S, och civilminister Lena Micko, S, ansåg att det som hänt måste följas upp noga. Den 14 november meddelade finansdepartementet att Upphandlingsmyndigheten fått uppdraget att ge förstärkt stöd vid upphandling av samhällsviktig verksamhet.

Uppdraget innebär i stort sett att Upphandlingsmyndigheten ska samla in och sprida goda exempel på metoder och strategier för att trygga leveranssäkerheten vid upphandling av varor och tjänster som är kritiska för samhällsviktig verksamhet. Utöver den nämnda utredningen har även de enskilda regionerna själva påbörjat en utredning om orsakerna till problemen med försörjningen av sjukvårdsmaterial.

Vi välkomnar i och för sig att Upphandlingsmyndigheten ska erbjuda ett stöd vid upphandling av samhällsviktig verksamhet. Samtidigt kan man undra hur det är möjligt att metoder och strategier för att trygga leveranssäkerheten efter 25 år med LOU inte redan finns på plats och är välkända bland upphandlande myndigheter.

När det gäller de bristande leveranserna av sjukvårdsmaterial går det säkert att rikta viss kritik mot leverantören Apotekstjänst. Men det är svårt att frigöra sig från misstanken att även myndigheternas bristande förberedelser i upphandlingsförfarandet har legat till grund för leveranskrisen, eller i vart fall att bristande förberedelse från myndigheternas sida har bidragit till leveransproblemen.

Inte minst i  stora och/eller komplexa outsourcingaffärer är det viktigt att upphandlande enheter dels analyserar marknadsförutsättningarna på den aktuella marknaden, dels skapar goda förutsättningar för att en eventuellt nytillträdande leverantör ska kunna leverera på avtalat sätt.

Det handlar bland annat om att den upphandlande myndigheten först måste förstå vilka eventuella kritiska moment som finns och som kan leda till leveransproblem.

Myndigheten måste även kunna förse anbudsgivare med korrekt och utförlig information om den verksamhet som en eventuellt nytillträdande leverantör kan komma att ta över.

Myndigheten måste även starta upphandlingen i så god tid att det finns tillräcklig tid för en eventuellt nytillträdande leverantör att ta över befintlig verksamhet och personal från den frånträdande leverantören och se till att det finns tillräcklig tid för att till exempel bygga upp eller anpassa it-system med mera.

Vår erfarenhet är att många upphandlingar påbörjas alltför sent med följden att övertagandeperioden för den nya leverantören blir alltför kort.

Sammanfattningsvis är det bra att Upphandlingsmyndigheten ska samla in och sprida goda exempel på metoder och strategier för att trygga leveranssäkerhet.

Men i grund och botten handlar det om att upphandlande myndigheter i god tid och på ett noggrant sätt måste förbereda varje upphandling för att på så vis skapa de bästa förutsättningarna inför en kommande avtalsrelation.