Svenska Bostäder är redo att upphandla ett ramavtal för stambyten. Stambytet ska ske samtidigt som hyresgästerna bor kvar i sina lägenheter och det ställer särskilda krav på entreprenören. Henrik Deuschl är strategisk inköpare och ansvarig för upphandlingen.
– Eftersom de boende inte evakueras är det många privatpersoner som blir påverkade av ombyggnaden. För att vara säkra på att vi anlitar en entreprenör som är duktig på att ta hänsyn till de boende ska vi ta fördjupade referenser på anbudsgivarna.
Svenska Bostäder har arbetat med att ta fördjupade referenser i ungefär ett år och gjorde det senast när en kulturhistoriskt värdefull fastighet i Stockholm skulle renoveras. Via referenser ville man försäkra sig om att man den valda entreprenören hade erfarenhet av att hantera fastigheter av särskilt kulturhistoriskt intresse.
– Vanligtvis lägger vi inte ökad vikt vid referenser. I de flesta fall räcker det att referenserna kan intyga en godtagbar kravnivå. Men i de här båda fallen handlar det om förhöjda kvalitetskrav och då arbetar vi med annorlunda rutiner, förklarar Henrik Deuschl.
Minst två projekt
De fördjupade referenserna tas i kvalificeringsfasen och Svenska Bostäder brukar begära in minst två referensobjekt, det vill säga två projekt som liknar det som ska utföras. När det gäller den aktuella upphandlingen om byte av stammar vill man exempelvis ha referensobjekt som visar att entreprenören tidigare har gjort stambyte i fastigheter med minst 30 lägenheter där hyresgästerna bodde kvar under renoveringen.
Förutom referensobjekt ska anbudsgivaren också uppge referenspersoner inom fastighetsägarorganisationen. Referenser ska lämnas på nyckelpersoner. Det kan vara fråga om plats- eller produktchef, arbetsledare eller arbetande projektchef.
Svenska Bostäder tar sedan kontakt med nyckelpersonerna som får lämna sina referenser via intervjuer. Intervjuerna genomförs av en arbetsgrupp inom Svenska Bostäder där den projektledare som ska jobba med projektet ingår. Frågorna finns med redan i förfrågningsunderlaget. Hur de ser ut styrs av det arbete som ska utföras. De kan handla om förmåga att kommunicera, styra och ta beslut, tillgänglighet och rutiner för återrapportering.
– Vi brukar också fråga om entreprenören är någon som referenspersonen skulle kunna tänka sig att jobba med igen, säger Henrik Deuschl.
Arbetsgruppen inom Svenska Bostäder poängsätter entreprenören. Poängen sätts med utgångspunkt från svaren som lämnas. Intervjuerna dokumenteras och dokumentationen kan göras tillgänglig om någon vill titta närmare på den. Arbetsgruppen håller regelbundna avstämningsmöten och hela proceduren brukar ta runt två veckor. De entreprenörer som uppnår en viss sammanlagd poängsumma går vidare till prövning.
– Det är alltså en tvåstegsraket där vi har en poängspärr i kvalificeringen. Därefter görs en utvärdering där lägsta pris avgör, förklarar Henrik Deuschl.
Tidskrävande metod
På frågan om det finns några nackdelar med att jobba med fördjupande referenser på det sätt som sker inom Svenska Bostäder svarar Henrik Deuschl snabbt och utan tvekan att det är en tidskrävande arbetsmetod.
– Det kan vara problem att få tag i rätt personer. Det kan absolut definieras som en begränsande faktor. Det finns också inslag av subjektivitet i arbetsmetoden men det motverkar vi genom att ha ett systematiskt och öppet arbetssätt.
Samtidigt understryker han att fördelarna vida överstiger nackdelarna och att en av de stora vinsterna är att man inte överlåter åt en tredje part att sätta poäng på entreprenörerna.
– Skulle vi göra det blir konsekvensen att vi får sämre förståelse för hur poängsättningen har gått till. Vi skulle också förlora i jämförbarhet. Med den metod vi använder kan vi bättre stämma av att entreprenören har de rätta kunskaperna. Även om metoden är tidskrävande har jag svårt att se ett bättre arbetssätt vid de upphandlingar där vi har behov av att säkerställa särskild kvalitet, säger Henrik Deuschl.
Här finns flera artiklar från Upphandling24 om referenser.
