Knäckte myter kring dialog under upphandlingens tidiga faser

På den första nätverksträffen för Agila kontrakt träffades 15 beställare och leverantörer för att skingra myter kring effektiv samverkan ihop med Niklas Tideklev från Upphandlingsmyndigheten. Nätverket Agila kontrakt kommer att ha 3 – 4 fördjupningsträffar per år, och är öppet för den som vill gå med. Man går med för ett år i taget. Det är nätverkets medlemmar som sätter ämnet för dagen och nätverkets facilitator Eva Waitzfelder som arrangerar och bjuder in gästföreläsare.

Vi har här samlat de första av myterna som togs upp träffen. Resten kommer att publiceras på måndag.

Den första myt som spräcktes var att det är inte lämpligt att prata med leverantören.

– Du får, kan och BÖR prata med leverantören. Hur ska man annars kunna förstå hur utvecklingsmöjligheterna ser ut? Under avtalsperioden så finns det oerhört goda möjligheter att ha en dialog. Man kan även ha dialog med de leverantörer som inte vann upphandlingen, säger Niclas Tideklev.

Den andra mytkrossen gällde att man alltid måste bjuda in alla leverantörer

– Vi får bjuda in olika leverantörer och ha dialog med dom kring vilka möjligheter som finns innan upphandlingen. Men när man sedan bjuder in till upphandlingen så ska man naturligtvis inte formulera sig så att det bara är de leverantörernas lösningar som passar, förklarar Niclas Tideklev.

En myt som vuxit sig stark efter uppmärksammade, informella möten mellan upphandlande myndigheter och anbudsgivare är att enskilda möten med leverantörer inte är tillåtna. För att krossa myten behöver man tänka på vissa saker.

– Ha gärna en tydlig agenda, med lika lång tid och tydliga frågeställningar – samma till alla som man träffar. Dokumentera sedan allt, skicka ut till alla leverantörer efter mötena för att få feedback om du uppfattat det rätt. De här mötena är för att samla in fakta innan upphandlingen, säger Niclas Tideklev.

Myt 4 är att det inte är tillåtet för myndigheten att tala om när upphandlingen ska annonseras. Niklas Tideklev:

– Direktupphandling behöver man inte publicera alls, många gör det ändå. Man kan även publicera på sin hemsida för att nå nya typer av leverantörer och inte bara i upphandlingssystemen. Det är helt okey som myndighetsperson att skriva på sin LinkedIn “om 3 månader kommer jag lägga ut en upphandling på XXX”.