Så sparar regionen 100 miljoner

I fjol sjösatte Region Västernorrland ett treårigt program för att effektivisera administrationen.

En viktig del är inriktad på att styra våra inköp, berättar Maria Östman, projektledare för inköpsstyrning vid Region Västernorrland. Syftet är att stärka styrningen före upphandlingar och förbättra uppföljningen av ingångna avtal.

Regionen arbetar efter flera strategier:

• Styra bort inköp från “svansen” det vill säga småleverantörer utan avtal.
• Fokusera på stora leverantörer med avtal, se till att villkoren följs av båda parter.
• Samordna behov mellan verksamheter, gruppera volymer och optimera priser.
• Öka konkurrensutsättningen där det är möjligt.
• Optimera sortimentet, tydliga villkor, rätt pris och enklare flöden för beställning, fakturor och uppföljning.

Inför årsskiftet 2024 genomfördes en fördjupad spendanalys för att identifiera områden med störst besparingspotential: Det visade sig vara fastigheter, IT och sjukvården (somatiken).

– Ett nytt verktyg för spendanalys har också tagits fram och spridits i verksamheten. Utbildningar har hållits för att få fler att använda verktyget och följa utvecklingen över tid, säger Maria Östman.

För att fördjupa uppföljningen har Region Västernorrland anlitat konsultföretaget Decimalen för att göra avtalsrevisioner inom de utpekade områdena.

Revisionerna har visat både brister och exempel på att avtalsvillkor följs väl, enligt Maria Östman.

– Vi har fått underlag för krediteringar och sett potential att utveckla avtalsvillkoren. Kostnaden för att anlita Decimalen har vi finansierat genom återförda pengar.

Exempel på avvikelser är felaktiga timdebiteringar (för hög tariff eller fel kompetensnivå), debitering av material som egentligen ska ingå i avtalet, och bemanningsföretag som fakturerat för mer tid än avtalat.

Effekten av arbetet mäts på två sätt: Genomförandet av planerade aktiviteter samt den totala spenden, även om den påverkas av externa faktorer som marknad, priser och omvärldsläge.

– Målet är att minska kostnadsmassan med minst 100 miljoner kronor till slutet av 2026, det motsvarar omkring 3 procent av vår adresserbara spend, säger Maria Östman.

För att förbättra uppföljningen ytterligare skickade regionen under 2025 ut en enkät till sina 500 största leverantörer. Syftet är att leverantörerna alltid ska ange avtalsnummer på fakturor, vilket gör det lättare att följa upp att inköp sker från avtalade leverantörer.

– Nästa steg är att föra direkta dialoger med ett urval av leverantörer. Min erfarenhet är leverantörerna generellt är positiva. Tydligare rutiner gynnar båda parter, säger Maria Östman.