Spendanalys lönar sig

Den största utmaningen med att göra spendanalys, tycker jag, är att få till ett bra kategoriträd och en genomtänkt mappningsprincip. Det vill säga en struktur för hur vi ska fördela vår totala inköpsvolym så att vi kan agera och dra nytta av resultatet.

Vänder man på steken så är det här inte bara den största utmaningen, det är även den största framgångsfaktorn. Så med det sagt lönar sig det att lägga krut på detta steg (men inte för mycket – mer om det senare).

Förenklat handlar det om att tvätta och mappa inköpsvolymen och för att lyckas bra med det, så lönar det sig att tänka på följande:

• Adresserbar inköpsvolym
• Namn på kategorier
• Antal nivåer
• Mappningsprincip
  

Adresserbar inköpsvolym. Var noga med att rensa bort all inköpsvolym som inte är adresserbar, det vill säga kostnader som vi på inköp inte kan påverka (till exempel avgifter, tullar med mera).

Namn på kategorier. Tänk på att inköpskategorierna används och kommuniceras till andra inom din organisation, som inte är särskilt insatt i inköpsverksamheten. Använd dig därför av benämningar som alla direkt kan förstå. På huvudkategorinivå är till exempel namn som ”IT, Resor och Personal” lätta förstå till skillnad från ”Övriga tjänster” eller ”Organisation”.

Antal nivåer. Generellt sett så tycker jag att två nivåer (huvud- och underkategori) räcker utmärkt. I undantagsfall kan tre nivåer vara befogat, men väldigt sällan, då inköpskategorier bör vara tillräckligt stora för att kunna identifiera möjligheter, men tillräckligt små för att kunna hanteras.

Mappningsprincip. Ofta står valet att mappa mellan leverantör eller konto (andra principer förekommer, men de kommer inte belysas här) och då är leverantörsperspektivet att rekommendera. Dels för att det är en leverantörsmarknad som ska tillfredsställa de behov din organisation har, dels för att det blir för mycket felmappat om konto används som fördelningsnyckel. Det konteras överlag alldeles för mycket fel inom både privata och offentliga sektor.

Avslutningsvis vill jag knyta an till det jag nämnde i inledningen om att lägga krut på detta steg, men inte för mycket. I princip kan man lägga hur mycket tid som helst på att förfina, ändra och justera sitt kategoriträd och sina mappningsprinciper. Men hur du än gör kommer det smyga sig in fel.

Så för att inte fastna i detta steg så rekommenderas att dra en gräns vid ”good enough” för att ni ska komma igång och börja identifiera förbättringsmöjligheter. Ni får därmed en bas på vilken ni kan fatta strategiska beslut och prioritera vilka möjligheter/upphandlingar/inköpskategorier /initiativ ni vill arbeta med framöver. En inköpsstrategi med andra ord.