Enligt EU:s nya upphandlingsdirektiv kommer det snart att bli obligatoriskt att lämna in anbud elektroniskt. Målet är att forumet ska stödja införandet av e-upphandling och tillämpningen av de nya direktiven, men även täcka in den resterande inköpsprocessen. Det nationella forumet ska samtidigt vara en mötesplats för diskussion och återkoppling när det gäller aktuell information på området. Mötet arrangerades av Upphandlingsmyndigheten, Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) och Ekonomistyrningsverket (ESV) genom samarbetet kring standardiseringsfrågor, Single face to industry (SFTI).
– E-upphandling är ett viktigt område för att höja kvaliteten och effektiviteten i offentlig upphandling. Ett nationellt e-upphandlingsforum ger upphandlande myndigheter, leverantörer och de som tillhandahåller de tekniska lösningarna en välkommen arena för att utveckla e-upphandling och e-handel och få ett ömsesidigt erfarenhetsutbyte med EU kommissionen och andra länders flerpartsforum, säger Ann-Christin Nykvist, generaldirektör på Upphandlingsmyndigheten.
I en enkätrapport som gjordes av Konkurrensverket 2014, då den upphandlingsstödjande verksamheten låg där, fastslogs att 81 procent av de upphandlande myndigheterna inom stat, kommun, region och landsting redan genomför e-upphandlingar. Även om det kommer att finnas undantagsregler i den nya upphandlingslagen för när e-upphandling inte behöver genomföras måste siffran öka för att uppfylla direktivet.
Magnus Matts, tillförordnad chef på enheten för inköpsanalys, avtalsförvaltning och utredning som har hand om frågor kring elektronisk upphandling och standardisering, menar att möjligheterna att nå målet är goda.
– Vi ligger långt framme i Sverige jämfört med andra länder. Enligt EU-rapporten Study on e-Procurement Measurement and Benchmarking ligger vi i Sverige på tredje plats efter Litauen och Portugal. Samtidigt finns det länder inom EU som i princip inte bedriver någon e-upphandling alls eller har svårigheter att införa e-upphandling.
Han berättar att Konkurrensverkets rapport angav att sju procent av de nitton som återstår har för avsikt att införa e-upphandling under 2016.
– Jag ser inga tecken på att det inte skulle lyckas. Övriga tolv procent är antingen statliga myndigheter eller kommuner som är så små att de inte själva bedriver egen upphandling eller upphandlar i samarbete med andra, säger Magnus Matts.
Kerstin Wiss Holmdahl, Förbundsjurist på avdelningen för juridik på SKL och med i SFTI, menar att information är nyckeln till högre andel e-upphandlare.
– Det behövs mer information om nyttan med e-upphandling till de som inte börjat och även nå ut till leverantörssidan, så att upphandlande myndigheter känner sig mer säkra på att få in anbud på olika områden. Sedan är det ju så att en del kommuner använder inköpscentraler eller upphandlar gemensamt med andra och då är det svårare att motivera övergången till e-upphandling för de få delar som man ansvara själv för. Detta behöver vi se på, säger hon.
Enligt Magnus Matts är det viktigt att påpeka att Sverige också lyckats med e-upphandling i en högre form än direktiven stipulerar.
– Direktiven anger bara att man måste överföra elektronisk information utan krav på stöd i system, vilket i princip innebär att det räcker att skicka pdf-dokument. I Sverige har vi haft ett större fokus på att överföra information än på att överföra dokument, något som i kombination med hög IT-mognad gjort att vi fokuserat på hur den elektroniska informationen ska överföras och användas. Det har i sin tur ställt höga krav på öppna, standardiserade system med hög tillgänglighetsgrad.
Magnus Matts sitter även med i SFTI och han beskriver att de tre aktörer som ingår: ESV, SKL och Upphandlingsmyndigheten arbetar med standardisering både nationellt och genom aktivt deltagande i europeiskt/internationellt standardiseringsarbete.
– Viktigt just nu är att nå ut med de beslut som tas i EU kommissionen och se hur de ska implementeras enligt Svensk lag. Vi arbetar också med, ESPD, European Single Procurement Document, som översatt blir Europeiskt enhetligt upphandlingsdokument och ser hur det kan implementeras i de systemlösningar som finns i Sverige, säger Magnus Matts.
Kerstin Wiss Holmdahl vill, inom ramen för SFTI, ta reda på och driva hur de gemensamt kan främja införandet av e-upphandling.
– I forumet finns företrädare för både upphandlande myndigheter och leverantörer och dess organisationer. Även om statistiken säger att 81 procent börjat med e-upphandling så är det inte inom alla varu-och tjänsteområden. Därför behöver vi se på varför man inte har e-upphandling på dessa områden, men även på hur vi kan underlätta för såväl upphandlande myndigheter och leverantörer. Det finns ett behov av mer information. En annan uppgift jag ser är att förmedla input till den Europeiska expertgruppen för e-upphandling, EXEP, där vi arbetar med dessa frågor och även återkoppla från den, berättar Kerstin Wiss Holmdahl.
Fakta tidsfristen:
I direktiven finns en övergångstid som innebär att om regeringen väljer att tillämpa dem, flyttas fram tidsfristen för upphandlande myndigheter till 18 oktober 2018, medan inköpscentraler får en kortare tidsfrist och måste ha infört upphandling med elektroniska medel senast 18 april 2017.
Lagrådet har föreslagit att Sverige inte ska tillämpa övergångstiden med tanke på att så många upphandlade myndigheter i Sverige redan genomför upphandlingar genom e-upphandling.
