”Utvärdera redan från början”

Inom it-branschen är det inte ovanligt att anamma de senaste trenderna utan att ha en tillräckligt realistisk bild av vad det innebär för verksamheten eller hur man kan bibehålla digital trygghet när mängden data ökar.

Kort förklarat: Man upphandlar kostsamma system i tron att det ska förbättra process x, men man saknar tillräckliga insikter kring vad det är som ska lösas eller hur process x faktiskt påverkar övriga delar av organisationen. Eller så ser man inte alls hur en verksamhetsprocess kan bli bättre.

Först i ett långt senare skede märker ledningen att det inte alls blev som det var tänkt och ger verktyget skulden. Nytt system upphandlas… och så är vi tillbaka på ruta ett igen.

Ett sådant arbetssätt innebär inte bara resursslöseri utan leder även till att man tappar nyttan med – och tilltron till – tekniken. Om det är något vi borde ha lärt oss under pandemin är det att tekniken borde fungera som möjliggörare och nav inom organisationen, men för att göra det behöver den implementeras baserat på kunskap – både om tekniken i sig och om den aktuella organisationen.

För att undvika en potentiellt kostsam och ineffektiv implementering bör organisationen inkludera följande fyra punkter redan i planeringsstadiet.

Låt förstudien utgöra en självklar del
De flesta kan nog vara överens om att research innan köp är en bra sak. Inte skulle du köpa en bostad på vinst och förlust, utan att först noga ha granskat området, marknaden och renoveringsbehoven. På samma sätt bör förstudien kalkylera vad det är som är mest prioriterat inom organisationen och vad det är man ska lösa. Behöver man snabbt expandera i en viss IT-miljö? Ja, då är det förmodligen ett system anpassat för denna miljö som behövs. Ser man ett förändrat klimat de kommande tre åren, där företagets legacy-system och on-premlösningar behöver bytas? Då lär scenariot se annorlunda ut.

Var inte rädd för att inte kunna
En implementering har bäst förutsättning att bli lyckosam när beställaren är tydlig med vilka behov som finns och inte är rädd att fråga när något är oklart. Att släppa stoltheten och be om hjälp där det behövs är en förutsättning för att resten av processen ska bli lyckad.

Utvärdera nyttan
Det är lika viktigt att göra en ordentlig förstudie som att utvärdera nyttan av upphandlingen. Blev det verkligen som vi tänkt oss? Har vi verkligen fått den nyttan vi efterfrågade i förstudien? Att allt klaffar från start fram till utvärdering är sällsynt – oftast uppstår nya behov allt eftersom – men genom att tillåta sig att granska längs med vägen blir det enklare att undvika misstag framöver.

Gör det inte onödigt krångligt
En nyckelfaktor för att ett nytt verktyg ska landa väl är att börja med något som är enkelt att driva igenom och implementera. Det ger snabb effekt hos användarna som tycker att ”det här verktyget var ju en bra idé! Jag vill veta mer.” Därefter blir det smidigare att bygga ut allt eftersom.

Pandemin har skapat en ny miljö och i många fall är det allt annat än självklart att nuvarande lösningar kommer att kunna hantera de nya förutsättningarna. Men det kommer att leda till att många organisationer kommer att springa på fel bollar, ge sig ut på allt smalare stigar som helt plötsligt tar slut – bara för att man blir stressad av att inte hänga med i utvecklingen.

Långsiktighet, kunskap och flexibilitet är vägen framåt. Och det arbetet börjar redan vid upphandlingsbordet.

Anna Bergendal
ansvarig för området Data and Analytics på it-tjänsteföretaget Enfo