Vem ska göra avtalsuppföljningen?

För att kunna svara på din fråga om vem som ska göra avtalsuppföljning, så behöver jag först göra en utsvävning och inkludera leverantörsuppföljning i resonemanget. Själva termerna ”avtalsuppföljning” och ”leverantörsuppföljning” anger bokstavligen vad detta handlar om.

Avtalsuppföljning handlar om att följa upp enskilda avtal med en leverantör, medan leverantörsuppföljning handlar om att följa upp en leverantör som vi kan ha flera avtal med. Dessa avtal kan vara inom olika inköpsområden och/eller geografiska områden (t ex regioner/länder/världsdelar). Ta till exempel Sodexho som erbjuder allt från städ och restaurang till säkerhet och fastighetsförvaltning och dessutom i olika regioner/länder.

Med andra ord handlar detta om två olika utgångspunkter för att styra, mäta och följa upp affärer. När det kommer till vem som använder sig av vilken princip, så går det förenklat att säga att offentlig sektor arbetar med avtalsuppföljning och privat sektor med leverantörsuppföljning. Oavsett vilken utgångspunkt som valts (avtals- eller leverantörsuppföljning) så tycker jag att ansvarig upphandlare/inköpare/kategoriansvarig (fortsättningvis benämns alla dessa roller som ”inköpare”) ska ta ett helhetsansvar för sina avtal/affärer/leverantörer. Det vill säga ”äga affären” under hela dess livstid.

Arbetet kan inte sluta vid avtalstecknandet då den viktigaste delen börjar, själva genomförandet och leveransen. Uppföljningen blir därmed ett sätt att kontrollera och följa upp att vår organisation och levererantörer presterarar i enlighet med vad vi kommit överens om (vi använder avtalet och leverantören levererar enligt alla konsten regler).

Med det sagt så innebär detta inte att själva mätningen, uppföljningen och rapporteringen ska göras av inköparen. Allra bäst görs detta av en analytikerfunktion (inköpsanalytiker/avtalscontroller), som systematiskt arbetar enligt en gemensam leverantörsuppföljningsmodell och servar inköparna med data/analyser.

En tydlig leverantörsuppföljningsmodell anger vilka (få strategiska) leverantörer som vi följer upp i detalj och vilka (merparten) som vi nöjer oss med att konstatera är ”hela och rena” och levererar i enlighet med inköpsorder. Bäst fungerar detta om allt som kan automatiseras och att mätnings- och uppföljningsresultatet sammanställs i standardrapporter som går ut till inköparna med viss regelbundenhet (en gång i månad/kvartal/etcetera).

Merparten av det som behöver följas upp kan då löses på detta sätt och bli en bas för den mer detaljerade mätning som görs för de få strategiska leverantöre som inköparna träffar med viss regelbundhet.

Så sammanfattningsvis är svaret på din fråga att jag tycker att avtalscontrollern ansvarar för mätning, analys och rapportering i nära samarbete med upphandlaren som ansvarar för affären, det vill säga att avvikelser korrigeras och att bra prestationer uppmärksammas.

Helena Brynolfsson

Helena Brynolfsson har över 25 års erfarenhet av inköp från åtta bolag från skilda branscher där hon som inköpschef byggt upp inköpsfunktioner i tuffa miljöer. Helena Brynolfsson är inköpskonsult och leder Prosourcias verksamhet. Prosourcia arbetar med att höja kvaliteten på inköpsarbetet hos sina privata och offentliga kunder så att de når ett bättre resultat.