Att upphandlingsdokument ska vara tydliga och locka många anbudsgivare låter som en självklarhet.
Men i praktiken kan informationen vara allt annat än enkel att ta till sig. Ibland är det svårt att ens greppa vad inköpet avser.
Det vittnar Stina Haglund, som driver flera bolag med bas i Örnsköldsvik, om.
Via e-avrop fick hon ögonen på Sundsvalls kommuns upphandling av utbildning inom HR.
– Den skulle jag vilja ställa upp på, säger Stina Haglund när ser att jämställdhetsintegrering är ett av sju utbildningsområden som upphandlas.
Sedan börjar en snårig jakt på fakta om hur omfattande utbildningen är och vilka krav som ställs.
– Ska jag läsa under administrativa föreskrifter, allmänna villkor eller avtal, säger Stina Haglund i en film hon lagt ut på sociala medier (se nedan).
Hon scrollar igenom det 20 sidor långa avtalet. Fortfarande ingen information om vad uppdraget går ut på, konstaterar hon och tittar i stället igenom de 11 sidor långa administrativa föreskrifterna.
– Jag vet inte ens om jag vill vara med än, utbrister hon frustrerat.
Ett prisformulär avslöjar till slut att det verkar handla om en fyra timmar lång utbildning vid ett enda tillfälle.
– Jaha, så är det kanske, säger Stina Haglund och gör sedan det ”specialtrick” hon behövt göra flera gånger tidigare.
Hon börjar fylla i de obligatoriska upphandlingsdokumenten för att se om det kan ge henne mer information.
– Ja, det gäller bara ett tillfälle och fyra timmar, konstaterar Stina Haglund och tillägger:
– Det här är inget unikt för Sundsvalls kommun, alla upphandlingar jag tittar på har det här upplägget. Det är jättesvårt att veta vad de vill att man ska leverera.
Så hur slutade det, lämnade du in något anbud?
– Nej, det gjorde jag inte, säger Stina Haglund.
Tråkig att våra upphandlingsunderlag upplev som svåra att förstå.
Om intresse finns så är jag öppen för dialog ur ett allmänt perspektiv för att lyssna in upplevelser och synpunkter.
Att upphandla är en föränderlig process och vi arbetar med målsättning att våra processer både ska vara och upplevas tydliga och enkla och i det jobbet är marknads åsikter ytterst viktiga.
Nu har jag inte granskat underlaget på den aktuella upphandlingen, men generellt: Om upphandlande myndigheter slutade upphandla med elektroniska medel = bifoga dokument i olika office/PDF-format och splittra upp sina underlag på olika filer och filformat och istället började nyttja sina elektroniska upphandlingssystem och använda strukturerade digitala dokument så tror jag att vi skulle komma en bra bit på väg med att lösa det här problemet. Inte för att ett bra upphandlingssystem är ett hinder för att genomföra dåliga upphandlingar, men med ett bra upphandlingssystem blir det lättare att genomföra bra upphandling, bara man vill och vågar utnyttja systemens digitala stöd.
Det är ju väldigt beklagligt att det återkommande framförs från potentiella anbudsgivare att det är orimligt svårt att få ett grepp om affärens innehåll och ungefärliga ekonomiska omfång. Jag har ett enkelt förslag på lösning: låt oss införa ytterligare ett dokument! Och låt oss kalla det ”Inbjudan att göra affärer med [upphandlande myndighet]”. På max 1st A4-sida presenteras här den elementära information som en anbudsgivare kan tänkas behöva för en första kvalificering av om upphandlingen är av intresse – tänk upphandlingsföremål, ekonomiskt omfång eller historisk inköpsdata, tidplan och utvärderingsmodell.
Håller med Miaman. Är inte problemet i det här specifika exemplet just upplägget och användargränssnittet hos verktyget E-avrop?
Intressanta kommentarer, men det finns alltid orsaker till varför det upplevs svårt för anbudsgivare att lämna anbud.
I många fall så är upphandlarna alltför teoretiska och saknar känsla för affären och låser sig i många juridiska termer, i syfte att försöka få underlagen idiotsäkra i en överprövningsprocess. E-avrop är det enda system som har bredd, allt från strategisk hantering av upphandlingen till det operativa inköpet. Dessutom finns möjligheten att nyttja strukturerade dokument och en hel del andra möjligheter till att göra underlag som är superenkla att hantera för anbudsgivare. Sundsvalls Kommun har nog tappat en del styrfart sedan de hade en upphandlingschef med djup kunskap i både strategiska processer och affärsmodeller.
Alla upphandlare pratar om den goda affären och strategisk utveckling, men få gör verkstad av detta. Det finns undantag och de kommer långt på kort tid.
Jag tycker synd om de anbudsgivare som måste lägga timtal på en upphandling som kanske, men bara kanske leder till ett kontrakt.
Till er upphandlare, tänkt alltid på de 5 principerna, upprätta enkla och proportionerliga underlag och glöm inte den 6:e principen, konkurrens.
GUP har ett lysande förslag om max en A4..
Intressant när man ser vad olika infallsvinklar i den offentliga affären kan ställa till det i onödan.
Jag har snabbgranskat underlagen och kan konstatera att dokumentationen är mycket tydlig och väl genomarbetad. Tydligt fokus på transparens, likabehandling och proportionalitet. Redan i annonsen ser man att det är frågan om ett ramavtal för en längre period, vilket då innebär att exakta uppdrag inte är känt vid annonseringstillfället. Det är till och med så att upphandlingen är uppdelad i flera grupper (helt enligt regelboken) som ska syfta till att öka möjligheten för små och medelstora företag att kunna lämna anbud. (Sundsvalls Kommun är erkänt duktiga på affärsmässiga upphandlingar).
Vad kan man som leverantör göra för att det ska bli lättare att ta del av den offentliga kakan? I alla fall Örnsköldsvik Kommun och Kramfors Kommun jobbar aktivt med anbudsskolor, liksom organisationen Företagarna. Sedan finns med jämna mellanrum företagsfrukostar som man som företagare kan delta på och där brukar kommande upphandlingar redovisas. Det finns också ett stort antal privata konsulter som kan stötta orutinerade företagare som skulle vilja göra affärer med offentlig sektor och som i många fall kan reda ut de eventuella frågetecken som finns. Vi ska inte glömma att LOU är en lag som ger trygghet till anbudsgivarna att affärer sköts på ett schysst sätt och det är ingen självklar rättighet att få ett offentligt kontrakt utan man ska uppfylla de krav som ställts både på leverantör och vara/tjänst, allt för att skattemedel inte ska gå till oseriösa företag.
E-avrop är mycket logiskt uppbyggt och gör det enkelt för anbudsgivare att lämna anbud bara man följer de 3 enkla steg som finns beskrivna.
Till er leverantörer som känner osäkerhet – kontakta i första hand ansvarige upphandlare så får ni det råd och stöd ni behöver för att kunna skaffa er uppfattning om den aktuella upphandlingen är något för er. Lycka till med er anbudsgivning.
Det SKA vara svårt, det handlar om skattepengar. Och hur lång tid tog det i klippet innan hon hittade infon, ca 4 minuter? Kom igen..
Hon spelar dum, men det är oftast en bra taktik och som upphandlare måste vi vara beredda på konstruktiv kritik
Eftersmaken blir trots allt fadd. Vi har olika verkligheter att förhålla oss till och det tycker jag att man borde kunna inse om man nu har för ambition att få exempelvis Sundsvalls kommun som kund. En kommun är lite mer komplex och svårstyrd än ett konsultbolag med make/maka som styrelsesuppleant , därav dokumentations raseriet.