Under sommaren går vi in i en dvala, släpper förhoppningsvis tankarna på arbetet. När semestern är slut är det lika klassiskt att ägna arbetstillvaron en eller två tankar, betrakta livet utifrån, fundera på vad du gör, om du trivs med ditt arbete, om det känns värdefullt. Varför har vi då valt att arbeta med just upphandling – detta yrke som för den breda allmänheten förefaller så obegripligt krångligt.
Det är ju nästan så att man själv när ämnet kommer på tal får stå till svars för både det ena och andra upphandlingshaveriet som medierna gärna rapporterar om. Och handen på hjärtat; betraktas du som en viktig spelare i din organisation eller som en jobbig funktion som ofrivilligt måste konsulteras så fort något ska köpas in? Och varför smakar kaffet så illa – det måste vara upphandlaren som kravställt lågt pris i stället för kvalitet.
Det finns naturligtvis milt sagt många missuppfattningar om vårt yrke. Jag skulle emellertid vilja hävda och poängtera att varje offentlig verksamhet – och för den delen även privat verksamhet – har mycket att vinna på att uppvärdera upphandlingsfunktionens roll och funktion.
Det förefaller tyvärr fortsatt vanligt att upphandlingsfunktionen placeras som bihang till ekonomiavdelningen, eller annan valfri avdelning där den kan leva ett eget så undanskymt liv som möjligt. Faktum är att en uppvärderad, synliggjord och respekterad upphandlingsfunktion möjliggör en kvalitativ och kvalitetssäkrad upphandlingsprocess vilket är en förutsättning för att inflödet av varor och tjänster till organisationen ska fungera.
Och det är just här som du och jag kommer in – utan oss och rätt förutsättningar blir det ingen verkstad för kollegorna.
Detta är naturligtvis ett elementärt resonemang men beklagligt glöms det lätt bort. Och det är just här som komplexiteten i upphandlingsyrket kommer in. För upphandlaren ska balansera ett ständigt föränderligt juridiskt regelverk och praxis med en god affär, interna kravställare med inte sällan väldigt tydliga uppfattningar i den egna organisationen om marknad och leverantörer, ständigt snäva tidsramar och konstant oro i bakhuvudet om eventuell överprövning som givetvis kommer skapa svallvågor om det inträffar.
Den offentliga upphandlingen i Sverige uppgick 2020 till 782 miljarder kronor (ex. moms). Du och jag spelar otvivelaktigt en mycket viktig roll i detta ständigt pågående maskineri. Men det är också ett maskineri som likt vilken ingenjörsprodukt ständigt kan utvecklas och förfinas.
Låt oss påminna varandra om detta och låt oss bli bättre på att utbyta information och erfarenheter och hitta ett språk och form för att förankra upphandlingsfunktionen i din organisation. Själv använder jag gärna begreppet ”kvalitetssäkring av inköpsprocessen” – det kommer inte vinna några skönhetspriser men det är ändå ett förvånansvärt enkelt och slagkraftigt sätt att klä verksamheten i en annan begreppsvärld.
Vi ska avslutningsvis också komma ihåg att vi som upphandlare även är försvarare av grundläggande demokratiska värden och ”ordning och reda” i en offentlig värld som emellanåt går vilse i sin funktion, roll och organisation.
Att arbeta med upphandling är svårt och utmanande men också givetvis synnerligen stimulerande när samarbetet fungerar, utvärderingsmodellen vaskade fram rätt leverantör, avtalet undertecknas och verksamheten kan fortsätta med nöjda kollegor och en leverantör redo att leverera.
Gustaf Persson
Enhetschef inköp och säkerhet
Folktandvården Skåne
Viktor
Bra och viktig krönika som gav mig inspiration till en krönika jag just nu skriver! Upphandlingskompetensen måste in i ledningsgrupperna. Allt annat är skadligt.
Fredrik
Mycket bra Skrivet!
Och Viktor, Den krönikan hoppas jag vi får läsa oxå!
Jan
Tack Gustaf för en krönika som gick rakt in i hjärtat!
Lennart Martinsson
Tack Gustav. En ständigt återkommande missuppfattning, som du pekar på gällande kaffet, är att offentlig upphandling bara handlar om lägsta pris. Hur ska vi slå hål på den myten?
Sara
Precis så, tack Gustav. Vi måste alla hjälpas åt att lyfta inköps betydelse och vad man i en organisation kan uppnå med ett planerat inköp.
Christina
Tack, kan bara hålla med…..
Nina Ivarsson
Tack Gustav för en bra skriven krönika och viktiga ord om offentlig upphandling.
Mvh Nina
Östen
Tack Gustav. Kan bara hålla med.
Vad är orsaken till att upphandlingsfunktionen inte får den centrala positionen ?
Kompetensbrist hos politikerna och rädsla hos förvaltningarna att förlora makt.
Mvh
Östen
Fredrik
Nog första gången jag inte känner obehag när jag tänker på folktandvården… Mycket bra skrivet – läsvärt – fortsätt så.
Martin
Som representant från leveranstörsledet måste jag tyvärr falla in i mycket av den kritik riktas mot upphandlare. Jag har varit involverad i hundratals upphandlingar och överlag så styr tyvärr minsta motståndets lag: hur får i iväg vår upphandling utan att anstränga oss för mycket – vi hinner inte, bryr oss inte eller orkar inte. Uppskattningsvis 80% av offentliga upphandlingar har pliktskyldiga skallkrav (som inte följs upp), ibland börkravsuppfyllnad som ger prisavdrag – även här med dålig uppföljning. Uppfyller verkligen den där leverantören allt de lovar? Eller är det bara tomma ord – risken att bli synad är väldigt låg. Inte sällan är det väldigt kort svarstid och förvånansvärt ofta kommer en upphandling ut precis innan sommarsemestern och svar väntas i mitten av augusti. Det är ju praktiskt för upphandlaren, ur alla andra aspekter helt förkastligt.
Som krönikören skriver – vi måste få en vassare upphandlingsfunktion. Det tjänar det offentliga Sverige på vad det gäller kvalitet, ekonomi, miljö och förtroende.
Gustaf
Tack för kommentarer på min text; det visar att engagemanget i frågorna är stort.
Martin: bra och viktiga inspel. Det finns inga enkla och snabba svar på den grundläggande frågan om hur upphandlingsfunktionens roll kan uppvärderas. Det enda jag vet är att det oavsett område och disciplin är svårt att få genomslag och verklig framdrift om inte förtroende och förståelse finns hos dem som bestämmer.
För mig är det tydligt och som du även påpekar att det finns bristande tillit mellan köpare och säljare i den offentliga marknaden vilket är allvarligt, kanske framförallt ur ett samhällsperspektiv, men även givetvis för den enskilda organisationen.
Vad kan fortsatt göras från oss som dagligen arbetar med dessa frågor? Bli ännu bättre på att kommunicera med varandra, med leverantörer och med kollegor. Bygg relationer med marknaden, skicka ut preliminära förfrågningsunderlag för att inhämta synpunkter osv. Ifrågasätt ditt egna arbetssätt med slentrianmässiga krav. Våga vara stolta för den funktion vi representerar, vässa våra argument för varför inköp och upphandling utgör en kärnprocess och dela din vision om den perfekta inköps- och upphandlingsorganisationen.
Låt oss hålla ämnet levande i såväl digitala som fysiska kanaler!
Anita Bengtson
Mycket bra skrivet när det gäller offentlig upphandling, upphandling har alltid legat under ex ekonomi osv. Hoppas din krönika kan få beslutsfattare att börja förstå värdet av upphandling och att det i framtiden kan bli en förändring.
Dan Frödén
Som upphandlingschef bör man kunna ställa krav på sin ledning att de utformar en tydlig policy. Annars köps inte bara dåligt kaffe. En upphandlingsfunktion är ju ett verkställande utskott för att tillgodose att verksamheten fungerar. Med för snäva ramar, monetärt såväl som personellt blir just resultatet ”dåligt kaffe”.
Jag har lärt mig att ”Vinsten avgörs i inköpsögonblicket”. Köper man smart eller billigt? LCC kan införas på många fler typer av upphandlingar än fordonsupphandlingar.
Upphandlaren blir oftast orättfärdigt beskylld för de mindre bra upphandlingar som görs.
Verksamhetsledningen måste skärpa till sig och ge tydliga direktiv och säkra medelstilldelningen så att professionellt upphandlingsarbete kan utföras.
Bra krönika!
Linus Jeppsson
Kan en väg framåt vara att lyfta upphandling och inköp närmare organisationernas logistikfunktion? Inköp/anskaffning är trots allt ett väsentligt led i området produktionslogistik, vilket även kan tillämpas vid tjänsteproduktion.