782 miljarder kronor. Det är det samlade värdet av alla offentliga upphandlingar i Sverige. Enligt Konkurrensverket som gjort beräkningarna motsvarar det omkring 80 000 kronor per invånare. Sedan 2014 har värdet ökat från 647 miljarder kronor. Till detta kommer naturligtvis alla upphandlingar som privata företag och enskilda gör.
Skickligt utförda upphandlingar kan spara mycket skattepengar, men också bidra till att driva på innovation och företagsamhet. Det är sannolikt ingen tillfällighet att företagare rankar företagsklimatet som bättre i kommuner som duktiga på upphandling. Goda upphandlingar gynnar ofta det lokala näringslivet.
Samtidigt upplever många företagare att upphandling är för dyrt och för snårigt att ens ge sig in i. Upphandlingsunderlagen kan ibland upplevas som ogenomträngliga och det kan vara svårt att förstå hur man ska kunna lägga ett anbud som konkurrenskraftigt.
Inte sällan indikerar underlagen att kvalitet premieras när priset i själva verket är helt utslagsgivande. För små företag kan effekten bli att man helt enkelt väljer att inte lägga något anbud. Ur skattebetalarnas perspektiv kan det innebära att de anbud som kommer in är både dyrare och sämre.
Svenskt Näringsliv gör varje år en stor undersökning av näringslivsklimatet i Sveriges kommuner. I denna rankas hur företagen ser på företagsklimatet i de kommuner de verkar i.
I den senaste undersökningen redovisas också frågor om företagarnas syn på upphandling. Liksom företagsklimatet skiljer sig stort åt mellan kommunerna så skiljer sig också företagarnas syn på ”sin” kommuns upphandlingsverksamhet. Dessvärre har betyget på detta område sjunkit nära nog varje år sedan frågorna på detta område började ställas 2006.
Nu planerar även Sveriges Kommuner och Regioner, SKR, att presentera företagares syn på upphandlingar. I sin årliga enkät kring företagsklimat kommer de medverkande kommunerna också att bedömas utifrån företagarnas syn på kommunernas upphandling.
SKR har lagt sig vinn om att inte endast fråga företag som deltagit i upphandlingar utan också företag som begärt ut upphandlingsunderlag, men sedan avstått att lägga anbud. Dessa företags syn i frågan kommer bli mycket viktig för att förstå hur företagare ser på upphandlingar, varför man inte lägger anbud, vad som upplevs som hinder etc.
Sveriges kommuner har mycket att vinna på att noga studera Svenskt Näringslivs och SKR:s undersökningar. De kan ge värdefull information inte endast om vad de ”egna” företagarna i kommunen tycker utan också om hur kommuner med liknande förutsättningar agerar för att förbättra sina upphandlingar. I slutänden finns stora pengar att tjäna, men också stora möjligheter att förbättra det generella företagsklimatet vilket i sin tur kan leda till fler företagsetableringar.
När man granskar kommuner med högt betyg (avseende upphandling) i Svenskt Näringslivs granskning kan man utläsa några saker som andra kommuner lätt skulle kunna ta efter för att underlätta för företag att lägga anbud.
- Publicera kommande upphandlingar lätt tillgängligt på kommunens hemsida. Se också till att det är lätt att förstå hur man gör för att lägga anbud.
- Var tydlig med förutsättningarna i upphandlingen. Försök till exempel inte ge sken av att en massa parametrar vägs in när priset är det helt avgörande.
- Hjälp företagen i den ibland snåriga upphandlingsdjungeln. En del kommuner ”lånar” ut en upphandlare som berättar hur upphandlingar går till.
- Bjud in företagare för att berätta om upphandlingar. Många kommuner ha korta filmer på sin hemsida om hur en upphandling går till.
- Gör det lätt för företagare att anmäla till kommunen om man anser att en upphandling inte gått korrekt till. Att visa att man tar risken för korruption på stort allvar är viktigt.
- Offentliggör framtidsplaner på kommunens hemsida. Hur ser befolkningsstrukturen ut framgent, var tänker man bygga och hur ser planerna ut för ny infrastruktur är exempel på information som är viktig för företagare att känna till.
- Se till att företagen lätt kan fakturera kommunen. Och se till att betala fakturorna i tid!
- Lär av varandra. Runt om i landet finns skickliga upphandlare som gärna delar med sig av sina erfarenheter.
SKR:s rapport om företagsklimatet presenteras i slutet av april. Den kommer att vara viktig för att öka kommunernas insikter i hur företagare ser på kommuners upphandlingar, men ger också företagare kunskap om vilka kommuner det är värt att lägga anbud i och vilka kommuner man faktiskt kan strunta i att lägga energi på.
Håkan Tenelius
Stefan Holm
Lotta Edholm
Konsulter i offentlig upphandling vid Teneliusholm
Konkreta och bra tips.
Det jag kan ha lite svårt att förstå är det här med att det ”råder ett starkt fokus på lägsta pris”, ”efterlyser mindre prisfokus” (tidigare inlägg från Ulrica Dyrke) och ”försök till exempel inte ge sken av att en massa parametrar vägs in när priset är det helt avgörande” (detta inlägg).
De flesta av våra upphandlingar har tilldelningsgrunden ”lägst pris”. Däremot är priset aldrig avgörande. Det avgörande är att man uppfyller kraven i upphandlingen. Uppfyller man kraven ska vi naturligtvis inte betala mer än vi behöver.
Tilldelningsgrunden ”bästa förhållande mellan pris och kvalitet” kan uttryckas på två sätt.
1. Det här är minimikraven, kan ni ge oss högre kvalitet så är vi villiga att betala mer.
2. Det här skulle vi vilja ha men klarar ni inte det accepterar vi sämre kvalitet om ni har ett lägre pris.
Om de krav som ställs ger oss tillräckligt bra kvalitet, varför ska vi då betala mer för högre kvalitet? Den enda situation jag kan tänka mig att det borde vara aktuellt är när kostnaden för ”mervärdet” ger oss motsvarande, eller större, kostnadsreduceringar i verksamheten.