Polisen söker Inköpare till IT-inköp

Vill du bli en av oss som driver polisens inköp inom It och telefoni framåt och därigenom bidrar till att effektivisera den polisiära verksamheten? Polisens It-avdelning levererar It-stöd till hela polismyndigheten och dess drygt 29 500 medarbetare.

Beskrivning av arbetsplatsen

It-avdelningen har drygt 750 anställda som tillsammans sköter inköp, utveckling, drift och underhåll av It-stödet till myndighetens alla olika verksamhetsområden. Vi samverkar även i tekniska frågor och upphandlingar med andra rättsvårdande myndigheter inom landet samt bidrar aktivt till det rättsvårdande arbetet inom EU.

Är det dig vi letar efter?
Som anställd på It-avdelningen är du delaktig i ett viktigt samhällsuppdrag med många spännande verksamhetsområden där du gör skillnad på riktigt.
Är du en person med ordningssinne, starkt personligt driv, förmåga att leverera samt gillar att ge service? Då kan Polisen vara arbetsplatsen för dig.

Vi söker en driven inköpare till gruppen Beställning och avtalsstöd som ingår i sektionen It-Inköp inom It-avdelningen.

Sektionen It-Inköp tillhör It-avdelningens kansli och är en expanderande inköpsorganisation med uppdrag att aktivt verka för en effektiv nationell inköpsprocess i syfte att uppnå bästa totalekonomi för Polisen samt bidra till att Polisens övergripande mål uppfylls på ett rättsäkert sätt.
I gruppen Beställning och avtalsstöd tillgodoser vi verksamhetens inköpsbehov på ett professionellt och engagerat sätt på en operativ och taktisk nivå.

Arbetsuppgifter

Vi söker nu dig som vill arbeta som inköpare i en bred och varierande roll. I arbetet kommer du att arbeta tvärfunktionellt i nära samarbete med både medarbetare inom den egna sektionen men även med specialister och produktägare inom It-verksamheten. I rollen kommer du både arbeta individuellt under eget ansvar och arbeta i grupp. Rollen kräver att du är prestigelös då du kommer att arbeta med gruppens samtliga förekommande uppgifter samt att du drivs av att vilja utveckla och vill vara med och utveckla funktionen vidare.

Arbetet innebär bland annat ansvar för:

• Bistå produktägare att upprätta korrekta beslutsunderlag (enligt gällande lagstiftning och internt regelverk) för beställning från, förändring och förlängning av befintliga avtal

• Leverantörskontakter i samband med inköp såsom till exempel inhämtning av offerter och produktinformation samt förhandling av användarvillkor etc.

• Avtalsförvaltning där gruppens arbete omfattar såväl att förse verksamheten med avtalsunderlag, inskanning och publicering av avtal i myndighetens avtalsdatabas, Ad Acta-hantering och arkivering samt uppföljning av ingångna avtal. Gruppen ansvarar även för eftersök och utlämnande av avtal samt framtagning av rapporter ur avtalsdatabasen.

• Uppföljning av inköp genom att sammanställa och analysera ekonomiska underlag för att kartlägga myndighetens inköp samt att följa upp avtal.

•Utredningar av licensinnehav, användarvillkor, produktspecifikationer i avtal samt kontroll av ingångna avtal i samband med beställning.

•Administrativa uppgifter såsom t.ex. utlämnande av allmän handling kopplade till befintliga avtal inom It och telefoni, inskanning och publicering av undertecknade beslutsunderlag, framställning av dokumentation såsom till exempel rutinbeskrivningar och checklistor.

Kvalifikationer

Du som söker tjänsten har utbildning inom inköp, upphandling, avtalsförvaltning, juridik, eller annan motsvarande utbildning relevant för arbetsuppgifterna.

Vidare ska du ha minst två års erfarenhet från att ha arbetat som inköpare, upphandlare, inköpskoordinator eller inköpscontroller samt ha erfarenhet av
• Arbete i Excel med stora datamängder inklusive att arbeta med Pivot (tabell och diagram)
• Avtals- och orderadministration samt arbete i ett ärendehanteringssystem
• Vana att läsa och förstå avtal
• Uppföljning och kartläggning av sedan tidigare gjorda inköp
• Vana från att arbeta strukturerat

Meriterande

Det är meriterande om du har erfarenhet inom något eller några av följande områden:

• Avtalsförvaltning, både processen och ha erfarenhet från arbete i avtalssystem
• Qlikview
• Agresso (leverantör och fakturamodul)
• Erfarenhet av offentlig sektor och LOU
• Arbete inom inköpsstyrning

Personliga Egenskaper

Arbetsuppgifterna ställer krav på personliga egenskaper som innebär att du behöver vara analytisk, kreativ, processorienterad, initiativrik och drivande i uppdragen samt känna dig trygg i situationer som kräver hög integritet.

Du har en god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift, på svenska och engelska. Du förväntas även ha en förmåga att arbeta såväl självständigt som tillsammans med kollegor samtidigt som du är öppen för att stödja kollegor inom närliggande arbetsområden.

Du har sinne för ordning och reda samt förmåga att prioritera då arbetsbelastning och tempo stundvis är högt.

Vi kommer att lägga stor vikt vid personlig lämplighet.

Kontaktpersoner

Gruppchef Camilla Karlsson på tfn: 010-56 4 18 15

Facklig företrädare

 Kent Svärd, SACO, tfn 010-56 34 211; Sofia Ask, Polisförbundet, tfn 010-563 87 10; Johan Gertz, Fackförbundet ST, tfn 010-567 70 92; Karna Tillheden, SEKO Polisen, tfn 0732-490 422

Övrig information

Anställningen är tillsvidare anställning med sex månader provanställning. Arbetsplatsen är placerad i Stockholm. Vi ställer höga krav på våra medarbetares säkerhets- och sekretessmedvetenhet. Säkerhetsprövning (med registerkontroll enligt säkerhetsskyddslagen) genomförs före anställning. Anställningen kräver svenskt medborgarskap.

Som medarbetare inom polisen agerar du för likabehandling. Det är en förutsättning för rättssäkerhet, rättstrygghet och för polisens legitimitet i samhället. Som företrädare för polisen respekterar du allas lika värde och skapar förtroende för polisen.

Din ansökan är en offentlig handling enligt offentlighetsprincipen. Har du skyddad identitet, referenser eller liknande information som du själv bedömer som olämplig att lämna ut, registrera dig inte i systemet utan ta istället kontakt med ansvarig rekryterare.

Du skickar in din ansökan till jobb.na@polisen.se och anger annonsens diarienummer: A541.190/2017. Vi tar endast emot ansökningar i Word eller PDF.

Sista ansökningsdatum 2018-01-08

Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanbeder oss därför bestämt kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande.

Varmt välkommen med din ansökan!