Många höjde på ögonbrynen när Eskilstunas kommunpolitiker ville införa ett upphandlingsutskott för några år sedan. Oron var till en början stor på upphandlingsenheten om huruvida politikerna planerade att detaljstyra verksamheten.
Något regelrätt upphandlingsutskott blev det aldrig. Men väl ett tydligare samarbete mellan upphandlingsenheten och politikerna. I dag ses kommunens arbete de senaste åren som ett föredöme.
Det var det här Mirja Saarväli talade om under sitt seminarium på SOI:s årskonferens på Elmia i Jönköping under tisdagen. Under det välbesökta seminariet med rubriken ”Inköpsstyrning som ett strategiskt verktyg” beskrev hon det lyckade förändringsarbetet i Eskilstuna.
I stället för ett upphandlingsutskott beslöts det att bland annat upphandlingschefen skulle delta på kommunstyrelsens arbetsutskott fyra gånger per år. Dialogen mellan enheten och politikerna skulle bli bättre. Politikerna skulle sätta tydligare riktlinjer för verksamheten om vart man ville komma – men för den sakens skulle inte trampa in på tjänstemännens domäner om exakt hur det skulle genomföras.
– Vi såg det som en möjlighet att hitta förståelse för varandra. Att vi skulle utnyttja den möjligheten och se till att vi blir framgångsrika tillsammans, säger Mirja Saarväli.
Hon fortsätter:
– Vi hade kunnat komma dit och skriva dem på näsan. För att utbilda dem och säga varför fattar ni inget om upphandlingar. Men vi ville uppnå en dialog. Så i stället för att kalla det för utbildning så kallade vi det för workshop tillsammans med dem.
Som en del av samarbetet infördes uppföljningsverktyg för upphandlingarna. Mirja Saarväli konstaterar att förvånansvärt få kommuner efteråt aktivt kontrollerar hur besluten egentligen har slagit ut.
När uppföljningarna började genomföras i Eskilstuna 2015 var det första som upptäcktes att stora pengar lades på nya mobiltelefoner. Det fanns en kultur där nya telefoner köptes in för att det kommit en ny modell på marknaden – snarare än för att den gamla mobiltelefonen slutat fungera.
– Tack vare att vi kunde se hur mycket mobiltelefoner som hade köpts och därefter ändra sortimentet, så sparade vi ungefär fem miljoner på ett år, säger Mirja Saarväli.
Kommunen arbetar nu aktivt med att bygga en kultur med mer uppföljning och tydligare dialog. Och i ett Eskilstuna som för några år sedan genomgick en ekonomisk kris så frigör nu samtidigt det här arbetet pengar som kan användas mer effektivt på annat.
– Det handlar inte om att spendera mindre pengar, det handlar om att spendera på rätt saker, säger Mirja Saarväli.
Andreas Söderlund
Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer