Ett av seminarierna under Upphandlingskonferensen i förra veckan handlade om marknadsdialog och den osäkerhet som råder om i vilken mån myndigheter får föra dialog med leverantörer.
En av de inbjudna var Eva-Lotta Löwstedt Lundell. Hon menar att dialog är både självklar och viktig, inte minst för att myndigheter också behöver marknadsföra sig mot tänkbara leverantörer.
– Det är lika angeläget att ha en bra relation med dem som inte vann en upphandling, som med dem som vann. De kan ju vinna nästa gång! Vi behöver skapa långsiktiga relationer och då måste vi jobba med många. Vi sysslar ju i praktiken med business till business, sa hon.
Eva-Lotta Löwstedt Lundell menar att det här med dialog inte är någon rocket science.
– Ska vi ha framgångsrik upphandling behövs dialog. Vi har en skyldighet att ha dialog med dem vi gör affärer med,
Ordet dialog härstammar från grekiskan och handlar om att prata med varandra.
– Vi behöver föra dialog under hela processen, före en upphandling, medan den pågår och efteråt. Dialog är det som skapar olja i maskineriet, det är en möjlighet att reda ut saker mellan parter och att förstå varandra bättre.
Eva-Lotta Löwstedt Lundell beskriver det som att offentliga Sverige ska utföra många saker tillsammans med det privata näringslivet. I dag sker samarbetet på många sätt och värdet på det ligger på ungefär 1 000 miljarder kronor årligen, säger hon.
– Vi är sociala varelser och har behov av sociala kvitton på en överenskommelse. Genom samtal med varandra skapar vi en uppriktig och professionell relation. Dialog är också det effektivaste sättet att förstå varandra och undvika missuppfattningar.
En viktig orsak till att ha marknadsdialog – med flera leverantörer – är att den ger ett mindre försprång för existerande leverantörer.
I sitt jobb märker Eva-Lotta Löwstedt Lundell att det finns en rädsla för marknadsdialog och han har lagt märke till en rad misstag som görs:
- Vi är oroliga för att lämna ut information och lämnar hellre ut för lite än för mycket.
- Om jag inte säker något, så har jag i alla fall inte sagt något som är fel.
- Vi tror att det är viktigt att svara korrekt på frågor, men inte så viktigt att fundera över varför frågan ställs.
Vad ska en osäker upphandlare göra i stället?
– Ring upp personen och ställ frågor. Vad är det du söker svar på? Slösa med information. Använd tekniken. Ge ett skriftligt svar när du förstår vad personen söker för information. Gör på det sättet genom hela processen och var tydligt med arbetssättet.
Orsakerna till att myndigheter ska öppna för marknadsdialog är inte bara att skapa relationer, det handlar också om att skapa förutsättningar för bra förfrågningsunderlag och upphandlingar. Leverantörer kan ha kunskaper som en enskild upphandlare saknar.
– Genom marknadsdialogen kan vi skapa en knivskarp behovsbild och bild över marknaden, förstå hur vi måste kommunicera och det bygger grunden till et förtroende för affären.
Eva-Lotta Löwstedt Lundell menar också att det är viktigt att fortsätta dialogen genom hela processen. När en leverantör har lämnat in ett anbud är det upp till myndigheten att förstå leverantören för att kunna göra en rättvis prövning av anbudet. Det ska ske samtidigt som likabehandlingsprincipen garanteras. Förtydliganden kan ske först muntligt och sedan i skrift till alla som är med i upphandlingen.
– Vi behöver säkerställa att vi har förstått det på rätt sätt. Då kan det krävas dialog för att förstärka, förtydliga, fördjupa, precisera och komplettera budskapet i anbudet.
När det står klart vem som vunnit anbudet, råder Eva-Lotta Löwstedt Lundell den upphandlande myndigheten att ringa upp förlorande leverantörer innan de fått skriftligt besked.
– Det är viktigt med återkopplingsmöten med förlorande leverantörer. Det är affärsmässigt att ringa upp och ge besked. Det kan också vara ett sätt att undvika onödiga överprövningar. Så skapas tillit till oss som affärspartner. Vi får bättre anbud, nöjdare kunder och leverantörer. Och jag tror att det här arbetssättet sparar tid i långa loppet, sa Eva-Lotta Löwstedt Lundell.
Charlotte Cronquist
Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer