Vår upplevelse är att antalet begäran om sekretess i offentliga upphandlingar inte blir färre, utan snarare tvärtom. Det är i och för sig inte något konstigt eller uppseendeväckande att leverantörer anser att texter, lösningar eller priser innehåller uppgifter som är känsliga och som kan skada leverantören om de blir offentliga.
Det är heller inget konstigt att upphandlarna efterfrågar uppgifter som är potentiellt känsliga. Ofta är det dessa uppgifter som är de riktigt intressanta, då det är de som skiljer anbudsgivarna åt.
Samtidigt finns grundprincipen om offentlighet. Risken är att vi ser en successiv förändring av denna i praktiken genom att fler uppgifter som är potentiellt känsliga efterfrågas och att fler begäran om sekretess görs.
Å ena sidan kan det ses som en naturlig effekt av att myndigheter, kommuner och regioner agerar på en marknad och då har en annan roll än vid myndighetsutövning.
Å andra sidan är insynen i de offentliga kontrakten viktiga. Dels för att kunna kontrollera om den upphandlande myndigheten valt rätt anbudsgivare, dels för att kunna värdera om den upphandlande myndigheten har fått valuta för investerade skattemedel.
Som vanligt beror svaret på ekvationen ovan, på vilka syften man vill uppnå med offentligheten. Det är grundläggande att veta, eller åtminstone kunna ta reda på, vad en upphandlande myndighet har köpt och hur mycket man betalar för detta.
Men är det egentligen viktigt att veta exakt hur lösningen ser ut, eller hur mycket en enskild del av vad som köpts egentligen kostar? Ja, det kan det naturligtvis vara för att kunna kontrollera om avtalet har följts, men det löses ofta genom att sekretessen enligt OSL 31 kap 16§ endast gäller två år från avtalsdagen.
Det kan såklart även finnas ett intresse att undersöka konkurrerande anbud i samband med tilldelningsbeslut, vilket är rimligt för att veta om den upphandlande myndigheten har följt sina utvärderingskriterier. Med långtgående begäran om sekretess, innebär det att de leverantörer som inte vinner upphandlingen, inte heller har möjlighet att göra kontroller?
I dessa fall finns dock en möjlighet att domstolen kan få ta del av anbuden för att göra en bedömning av om underlaget följts. Låt vara att det inte är samma sak som om en sakkunnig leverantör får möjligheten att göra en bedömning, men det lindrar likväl problematiken något.
Det är viktigt att då och då, återvända till frågan om offentlighet och sekretess. För den upphandlande myndigheten genom att fråga sig om de uppgifter som efterfrågas kommer att vara känsliga, och om dessa uppgifter verkligen är nödvändiga. Det är även viktigt att föra in den typen av frågor I den dialog som sker inför upphandlingen, för att kunna prata med potentiella leverantörer om vilka uppgifter som egentligen är nödvändiga och vilka konsekvenser det får om vissa uppgifter krävs in.
Ytterligare en aspekt av detta är att, genom dialogen, bygga det förtroende som är avgörande för hur mycket leverantörerna senare litar på den upphandlande myndighetens bedömning av till exempel en genomförd utvärdering, och därmed det upplevda behovet av att kontrollera ett anbud.
För leverantörerna adresseras frågan genom att skriva bra motiveringar, som förklarar varför en viss uppgift bör vara sekretessbelagd och vilken skada som då uppstår. Med spetsigare formuleringar, kopplade till enskilda uppgifter eller delar av anbudet, är det avsevärt enklare att göra bedömningen av sekretess och man begränsar då sekretessen till det som verkligen är berättigat.
Oavsett vad som sker i praktiken, är en fungerande offentlighetsprincip långsiktigt viktig för både upphandlande myndigheter och leverantörer, och en fråga som är värd att lyfta ytterligare, för att säkerställa såväl insyn som möjligheter till utveckling genom att lära sig av den som lämnar det vinnande anbudet.
