Frågan hur man ska hantera överprövningar vill vi gärna omformulera till att handla om hur man ska hantera leverantörerna på bästa sätt för att undvika onödiga missförstånd.
Att överprövningar är tids-, kostnads- och tålamodskrävande är inte någon nyhet. Den samhällsekonomiska nyttan i form av en sund konkurrens väger ibland lätt i förhållande till onödiga, utdragna och aggressiva processer.
Vi får ofta frågan hur man ska göra för att undvika överprövningar. Ett, inte helt verklighetsförankrat, svar är att inte upphandla alls. Ett annat är att försöka förhålla sig till dem och kanske rent av ändra på invanda beteenden för att i möjligaste mån minimera dem. För de som inte går att undvika gäller det att ha en så bra juridisk ställning som möjligt.
Det finns saker som är omöjliga, även om man kanske inte tror det vid en första anblick. Ett sådant exempel är att ta fram ett ultimat förfrågningsunderlag som gör att upphandlingen garanterat inte kommer att överprövas.
Anledningen till det är att grundproblemet inte ligger i underlaget. Underlaget är bara ett medel för att nå målet – i det här fallet en överprövning. Varför en upphandling överprövas beror oftast på någonting helt annat.
Vi är övertygade om att den vanligaste orsaken till varför en anbudsgivare överprövar grundar sig i en bristande kommunikation och brist på interaktion. De olika aktörerna inom offentlig upphandling representeras av vanliga människor och man ska därför inte underskatta betydelsen av bemötande, känslor och framför allt rädslor.
En upphandlares rädsla för att göra fel styr beteendet, och beteendet får konsekvenser. Konsekvenserna blir en ovilja att ta intryck av marknaden eller våga bryta ny mark, men framför allt en knapphändig dialog. Allt enligt principen better safe than sorry kombinerat med less is more.
Ett sådant beteende kan leda till att en annan människa (anbudsgivare) blir orolig över att inte bli lyssnad på.
Blotta misstanken av att bli förfördelad eller orättvist behandlad kan väcka ont blod. Att inte förstå varför ens eget anbud inte vann eller varför något annat anbud vann, varför ens eget anbud fick två poäng när ett annat fick 15 och så vidare bekräftar den misstanke som börjat gro.
En misstanke som inte ens behöver ha någon grund. Framför allt om all information sekretessbeläggs. En onödig, ond och självuppfyllande cirkel sluts.
Om det inte är typiskt svenskt att allt som inte är 100 procent rättvist måste vara orättvist så är det i vart fall en vanlig mänsklig reaktion. Vem har inte blivit orättvist behandlad någon gång? Och vem har inte agerat på det?
Vi alla måste bli bättre på att hantera varandra – även när det kommer till att göra affärer finansierade med offentliga medel. Vi behöver få en bättre förståelse och ökad respekt för varandra. Allt handlar om trovärdighet.
En framgångsfaktor är kommunikation och interaktion. Vi måste bli bättre på att våga hantera upphandlingsprocessen så att den inger ett förtroende till marknaden – både före, under och efter. I alla de moment som vi kommunicerar kan vi bli tydligare, öppnare och rakare.
Den som inte har något att dölja har inga problem med att vara helt igenom transparent. Den som litar på att allt har gått rätt till har inga problem med att ta emot ett negativt tilldelningsbeslut.
Det handlar om att våga visa att ni gjort rätt, men också om att lyssna, bekräfta och återkoppla. Visa att ni tänkt, hur ni tänkt och varför.
Om upphandlingen genomförs enligt konstens alla regler, riskanalyser och avvägningar, både verksamhetsmässiga som juridiska, finns det inga hinder för att de mest ändamålsenliga beslutsunderlagen resulterar i väl förankrade och motiverade beslut.
Säg den anbudsgivare som skulle nå framgång i en överprövning mot dem.
Gun Gustafsson
Dialog är alltid bra. Men det som förvånar mig att brist på dialog är värre inom offetlig sektor än privat. Inom det privata så räcker det med ett artigt tack för visat intresse men tyvärr… Medans man som anbudsgivare till offentlig sektor genast tycker sig vara orättvist behandlad så fort man inte har fått en affär. Och då är det samma person som har det olika hattarna. Konstigt? Eller, bara för att sticka ut hakan, är det så att det är jurister som skrattar hela vägen till banken?
Småföretagare
Dialog är nödvändigt och då även dialog internt med användarna. Jag har flera flagranta exempel på upphandlare som inte fått till kravspecen. Beroende på ”klipp o klistra” från inköp av helt andra produktkategorier. Eller exemplet att ha ”ramavtal” med Tools eller Ahlsell och hänvisa till det. Våra produkter finns inte i deras produktkatalog ingår dom då i ramavtalet? I dom fallen har det slutat med att våra produkter köpts via Tools eller Ahlsell och då till ett betydligt högre pris för kommunen ifråga! Kommuner som tidigare handlat direkt av oss.
Småföretagare
Vi har aldrig överklagat trots att det funnits fog för det. Som litet företag har man helt enkelt inte råd. Så jag skulle tro det finns ett stort mörkertal i överklagande som aldrig blir gjorda. Finns det nån utredning på det.
Anbudsgivare
Så svårt är det inte, ok, du har större chans med hjälp av en duktig jurist, men mycket gör du som kan branschen bättre själv
Småföretagare
Senast var det referenser! Ena referensen var inte ens kontaktad den andre har aldrig kommit med någon som helst negativ feedback. Så vårt lägre anbud kom aldrig ens upp till bedömning! Vi har fått väldigt luddiga ”förklaringar” till anledningen av upphandlaren. Förvaltningschefen svarar inte på telefon. Notera att beloppen ligger under gränsen för att upphandling måste göras. Ville dom bara byta ut oss kunde dom ju bara sagt att dom inte förnyar kontraktet och bytt, Dom har ju ändå valt den dyrare lösningen. Fattar ingenting eller finns det några gömda fördelar för någon….?
Torgny Hellberg
Tack för er krönika. Som så många andra i denna debatt missar ni den affärsmässiga förhalningsorsaken som är väldigt vanlig och, om än inte önskvärd, så på ett sätt förståelig. Det jag menar är när en rangordnad etta i befintligt avtal i nästa upphandling hamnar på andra eller lägre plats. I detta läge använder många möjligheten till överprövning oavsett om det finns ärliga orsaker till överprövning eller ej. Kostnad och tid/engagemang för överprövning är ju marginell i förhållande till fortsatta intäkter samt möjligheten att skaffa sig tid för anpassning av sin ”kostym” till lägre omsättning. Detta har ju inte varit lagstiftarens avsikt men har blivit en vanlig konsekvens.
Shekarabi’s idé om att lägga avgift på överprövningar kommer inte stoppa detta agerande då den ekonomiska vinsten är mycket stor när förhalning sker.
Finns undersökningar på detta jag tar upp, dvs hur vanligt det är? Skulle lagstiftningen kunna ändras så att byte till vinnande part görs under överprövning så att effekten av förhalning försvinner? Detta skulle vara betydligt effektivare än avgifter.
Johan Stern
Hej Torgny, tack för dina reflektioner! Det finns en mängd orsaker till överprövningar. De du nämner förekommer allt som oftast i debatten, men jag tror inte att de exempel du nämner är de vanligaste. Möjligen är det de som skapar mest irritation. I just denna artikel valde vi att fokusera på de anledningar som vi tror är vanligast, dvs. en kombination av en rädsla att göra fel och en rädsla för att bli orättvist behandlad, vilket leder till brist på kommunikation och interaktion. Jag tror att det behövs mer än lagstiftningsåtgärder för att komma tillrätta med en andel onödiga överprövningar. Visst kan det finnas åtgärder som begränsar och motverkar vissa situationer, men jag tror att vi själva och tillsammans skulle kunna påverka och förändra synen på offentlig upphandling genom våra beteenden. Nyckeln till framgång tror jag är att bygga upp ett förtroende för varandra (upphandlare och anbudsgivare). En god start är att öppna upp för kommunikation och interaktion!
Mvh Johan Stern
Anbudsgivare
Helt rätt, öppenhet och ärlighet är avgörande för detta
Anbudsgivare
Problemet är ju att det genomförs dåliga upphandlingar, bristfälliga underlag och tendensiösa utvärderingar. Du kan skicka in en bild av ett simborgamärke som bevis att du är miljöcertifierad, och det godkänns! Ställer du en fråga på förfrågningsunderlaget så får man oftast enbart ”kravet kvarstår”, man ställer krav på leverantören som går tvärt mot myndighetens egen policy osv. Tycker man inte om dig som leverantör blir du underkännd eller så poängsätts du så du inte har en chans. Vi har en överdriven tro på att tjänstemän inte har något egenintresse, tvärtom skulle jag säga det är bara inte redovisat öppet.
Jag som anbudsgivare har alltid ett helt öppet syfte, att få affärer som gör att vi kan betala lön till våra anställda mot att vi kan leverera värde till kunden. Inget värde = ingen lön.
Anbudsgivare
Har förresten varit med i upphandlingar som genomförts med hjälp av konsulter som annonsera här på sajten. De har fått göras om flera gånger på grund av dåligt genomförande. Det kanske är själva affärsidén? Få betalt tre gånger i stället för en?
Johan
Den högsta risken för en överprövning där jag verkar (entreprenad) är när man har en etablerad part man haft längre samarbeten med i tex ramavtal eller ett flertal lite större entreprenader inte blir tilldelad, risken är ytterligare förhöjd om det är en ny aktör som blir tilldelad. Står för 100% av mina överprövade tilldelningsbeslut genom åren och i just dessa specifika fall hade ingen dialog i världen hjälpt.