Om vi inkluderar Sveriges kommuner och statliga myndigheter blir summan betydligt större. Men trots att summan är häpnadsväckande är det egentligen inte den som skrämmer mig allra mest. Det är vetskapen om att flera av dessa regioner egentligen har bra systemstöd för att slippa just detta. Var har det gått fel?
Jag råkar nämligen veta att flera av regionerna redan har tagit ett aktivt beslut att fokusera på inköp och fakturahanteringsrutiner genom att investera i ett e-handelssystem. Ett system som, när man använder det rätt, sparar stora summor genom digitaliserade inköpsprocesser med exempelvis inköpsorder där allt är förhandsgodkänt och klart innan fakturan ens kommer. Se till exempel på Region Gävleborg, ett av de positiva exemplen i Ekots granskning.
Så, hur kan det ha blivit så här för så många? Är inköp en prioriterad fråga?
När jag och mina kollegor är ute och pratar med inköpschefer är vi alla rörande överens. Det är lätt att se alla positiva effekter av att ha kontroll och struktur på alla inköp.
Men i stället för att låta kontrollerna från inköpstillfället automatisera hanteringen av fakturan, håller man delvis kvar i sina manuella processer.
Allt för ofta arbetar ekonomi och inköp långt ifrån varandra, eller de sitter i alla fall inte vid samma bord där de borde sitta för att få full effekt av sitt strukturerade inköpsarbete från ax till limpa – från inköp till betalning.
Tron att allt löser sig bara bra upphandlingar och systemstöd finns på plats är inte heller ovanlig. Den har vi sett många gånger.
Men för att ett systemstöd ska ge de effekter man vill ha, måste användarna både kunna hantera det på rätt sätt och fylla det med kvalitativt innehåll. Här kommer det gamla uttrycket “skit in – skit ut” väl till pass.
Det tar tid att sätta rutiner och skapa förutsättningar för att hela organisationen ska kunna göra rätt och den tiden måste få bli prioriterad. Vi ser att de administratörer som arbetar helhjärtat med att fylla sitt e-handelssystem med rätt innehåll ibland gör det med bakbundna händer. Det är inte tillräckligt prioriterat, resurserna räcker inte till. Det är väl inte konstigt att det bara blir halvbra då.
Här kommer tre tips till region- och kommunledningar som vill ge sina medarbetare förutsättningar att lyckas med inköp- och fakturahantering och samtidigt spara pengar åt skattebetalarna:
- Inköp till betalning är en tvärfunktionell process. Både inköps- och ekonomichefen behöver vara med på samma tåg för att lyckas med en hög andel automation av sina fakturaflöden.
- Bra upphandlingar och ett system är inte bra nog. Säkerställ att det som läses in i systemet håller så bra kvalitet som möjligt med bilder och beskrivningar. Det är en förutsättning för nöjda beställare, färre fel vid beställning och högre automation av era fakturaflöden.
- Ta hjälp! Det finns en stort community av offentliga organisationer som verkligen lyckats. Ni är inte ensamma och tillsammans kan vi förflytta berg. Vi hjälper er gärna!
Stefan Norr
vd Visma Proceedo
stefan.norr@visma.com
