Upphandlingskonferensen: Ljus på upphandlare i tuffa tider

Upphandlingsmyndighetens Upphandlingskonferens 2017 inleddes under fredagen med att generaldirektören Inger Ek berättade om sin bästa inköpsminne.

– Det var att träffa de andra generaldirektörerna och prata om hur man kan arbeta strategiskt med inköpsfrågorna. Men jag fick också många exempel på vad som kan hända när man investerar i kompetens, säger hon.

Anna Lipkin Strategienheten, Upphandlingsmyndigheten, talade om trender och presenterade den nya utgåvan av verkets skrift Trendens.  En framträdande trend är professionalisering av upphandlingsarbetet.

– Men jag saknar det medvetna beslutsfattandet, säger Anna Lipkin.

– Vi pratar om dessa frågor varje dag, men för att vi ska göra våra vårt jobb behöver beslut tas och här finns ett glapp, menar hon.

Hon upplever att det finns ett glapp, en klyfta mellan olika funktioner och ger tre tips till vad beslutsfattare ska tänka på: Det handlar om att sätta inköp på ledningens agenda, att våga välja fokus och att fatta medvetna beslut.

Henrik Karlsson, som tog över som förvaltningsdirektör Göteborgs stad Inköp i år, berättade att hans bästa inköpsminne under 2017 var den budget som fullmäktige tog för 2018 och konstaterade i det valet att ”hur nördig är man då”.

Samtidigt menar han att kommunen i budgeten växlat fokus – från att inte bara sätta hållbarhetsmål och sociala krav, utan även nya mål och anslå pengar till det.

Henrik Karlsson menar att det är viktigt att det tas beslut, men också att man måste ha börjat agera innan också.

–Det går inte att vänta på besluten. Det handlar om att ta för sig. Vi måste ha modet att skapa processer och visa resultat samtidigt som visar högsta ledningen vilka alternativ som finns. För att sedan utgå från att den högsta ledningen är så klok att om den ser en besparing, så tar man den, säger Henrik Karlsson.

Han berättar att han kom till en organisation som gjort det och visat på möjligheter, tillsammans med bilden av att den kommunala ekonomin ser riktigt dålig ut, satte fingret på inköp. Samtidigt menar han att det är viktigt att våga säga högt att man inte har alla fakta.

– En normal kommun som inte har byggt upp en funktion för inköpsanalys, vet faktiskt inte vad man köper. Hur bra elektronisk handel man än har så är det en marginell del av de totala inköpen. Vi har koll på vissa områden, men inte på helheten. Nu har vi beslut på inköpsanalysfunktion och ska sätta igång det.

I Göteborg har man, från den politiska sidan, tagit fram ett räkneexempel på hur stor en besparing av inköpen skulle innebära. En procent förbättrade inköp motsvarar 400 förskollärare.

– Hur mycket en kommun köper för har inte landat hos alla och hur mycket blir det om man bara gör en marginell förbättring. Sedan vet vi att på stora delar av det vi köper finns det ingen besparing att göra, medan det på andra finns 50 procent. En procent i besparing är inte onåbart, särskilt om man ser hur andra sektorer tagit tag i sina inköp med årliga besparingskrav på flera procent. Vi har ju knappt börjat. Samtidigt motsvarar kostnadsökningar minst en procent, så den besparingen behövs för att bara hålla jämnt. Kommunerna har tuffa tider framför sig och då kommer ljuset på oss, säger Henrik Karlsson.

För att det ska bli gjort vilar ansvaret tungt på den högsta ledningen, enligt Inger Ek.

– Men för att kunna fatta de strategiska besluten behövs insikt om vilken betydelse det här har för verksamheten och vilka möjligheter det har för utveckling. Ytterst handlar det om vilka möjligheter det kan ge medborgarna, säger hon.

Men hon menar också att det krävs att man sätter in resurser och att det görs fler konsekvensanalyser.

– Generellt sätt behövs resurserna mer i ett tidigt skede än vad som sker i dagens läge. Sedan har Upphandlingsmyndigheten ett ansvar för att bidra till att öka kompetensen på strategisk nivå men också för att bidra till att upphandlarna får instrument och verktyg för att kunna nå fram till högsta ledningen, säger Inger Ek.