Utvärdering av anbud – när kan rätt leverantör identifieras?

Jakten på den perfekta affären pågår ständigt. Vad som är den perfekta affären varierar naturligtvis beroende på organisation och behov. Det är därför viktigt att klargöra vad varje ny affär (avtal/upphandling) ska uppnå. Gör man inte det kommer det inte vara möjligt att senare avgöra om den perfekta, eller ens en bra affär har kommit till stånd.

Det är självklarheter men tål ändå att upprepas eftersom det är så grundläggande och viktigt.

En annan central frågeställning är när jag egentligen vet vem som är den bästa leverantören.

LOU bygger på att jag måste göra ett val av leverantör under upphandlingen, utifrån de förutsättningar som angivits i förfrågningsunderlaget. Har jag inte gjort grundarbetet och definierat vad som ska uppnås kommer utvärderingen och valet av leverantör i praktiken bli slumpartat.

Men även om grundarbetet är genomfört och det finns en bra och tydlig målsättning, är det långt ifrån säkert att upphandlingen är den bästa tidpunkten att veta vem som är den som är bäst lämpad att genomföra affären. Med andra ord – är det i praktiken möjligt att konstruera utvärderingskriterier som identifierar den bästa leverantören?

Svaret är ja och nej. Det är såklart möjligt att göra det i vissa fall. Men i många fall är det inte så enkelt. Man hamnar då i situationen att valet av leverantör uppfyller lagens krav, men där man först senare vet om leverantören är den bästa. Vi kommer i kontakt med utvärderingsmodeller där upphandlaren lagt mycket tid och tankemöda. Ibland med koppling till målen, ibland inte.

Utvärderingsmodellerna, som avgör vem som vinner upphandlingen, ger inte sällan ett resultat med decimaler och är matematiskt korrekta.

Låt oss ta ett par exempel. En utvärdering av en tjänst innehåller inte sällan en utvärdering av referenser. Under förutsättning att frågorna tar sikte på tjänsten är referenser som utvärderingskriterium tillåtet enligt LOU.  Det kommer också att ge ett resultat. Någon av anbudsgivarna kommer att få ett högre värde, om inte annat på decimalen.

Innebär det att anbudsgivaren är bättre på att utföra tjänsten, eller på att anbudsgivaren har referenter som sätter högre poäng? Eftersom upphandlaren inte har kontroll över vem referenten är och vilka utgångspunkter denne har, blir ett sådant utvärderingskriterium närmast slumpartat. Men eftersom det är tillåtet används det.

Samma sak gäller för andra typer av kriterier. Det kan till exempel gälla en genomförandebeskrivning som betygsätts utifrån en viss poängskala. Om jag vill ha en tjänst levererad – kommer jag att veta vem som utför tjänsten bäst genom att läsa en beskrivning?

Återigen är det oftast tillåtet enligt LOU. Jag kommer dock att få beskrivningar som har olika kvaliteter och som ofta kommer att få olika poäng. Men är den leverantör som har den bästa beskrivningen bäst på att tillgodose mitt behov. Det är i praktiken nästan omöjligt att veta. Men det går att på ett lagligt sätt välja leverantör.

Så vad gör man om man inte vill utvärdera på enbart pris och inte kan formulera kriterier som har en konkret koppling till utförandet? Ibland får man nöja sig med obligatoriska krav och lägsta pris. Ibland kan de kriterier man använder, trots att man vet att de inte pekar ut den som är bäst ändå tjäna som utslag bland flera kompetenta leverantörer. Men ibland behöver man istället använda avtalet som ett verktyg. Det är inte alltid möjligt, men många gånger skulle det gå att till exempel anta flera leverantörer med en rangordning.

Den första leverantören får leverera skarpt, till exempel inom ramen för en implementering, men om de inte gör det på ett bra sätt avslutas avtalet med dem och istället används nummer två i rangordningen. Det kan även vara värt att ibland låta avtalet innehålla en klausul med innebörden att upphandlande myndighet kan avbryta avtalet med ett visst varsel om det inte fungerar som avsett. D.v.s., inte en hävning, utan en rätt att kliva ur avtalet.

Detta är fullt möjligt, men behöver naturligtvis skrivas på ett balanserat sätt så att det inte missbrukas eller leder till en oskälighet.

Ovan är korta exempel i en kort krönika. Vi tror dock att det är viktigt att se alla de verktyg som står till buds och utifrån det definierade behovet använda det mest ändamålsenliga verktyget. Ibland finns det verktyget inom ramen för upphandlingen. Ibland inte.

Låt oss vidga blicken ytterligare. När den bästa leverantören är möjlig att identifiera i anbudsutvärderingen är det naturligtvis bra. I alla andra fall – låt inte anbudsutvärderingen få en större betydelse än den har, utan säkerställ i stället att det finns avtalsregleringar som kan hantera konsekvenserna av att det i praktiken visar sig om leverantören är rätt eller fel, utifrån vad som ska uppnås.